采购订单管理与供应商筛选模板.docVIP

采购订单管理与供应商筛选工具模板说明

一、适用范围与应用场景

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门，用于规范采购订单全流程管理及供应商准入、评估与优化。具体场景包括：企业日常生产物资采购、项目专项采购、新供应商引入筛选、现有供应商绩效考核等。通过标准化模板，可实现采购需求清晰化、供应商选择科学化、订单执行可视化，有效降低采购成本、控制供应风险，提升采购效率与协同管理水平。

二、操作流程与实施步骤

步骤1：采购需求确认与整理

目标：明确采购内容、规格、数量、预算及时限，保证需求准确无误。

操作要点：

由需求部门（如生产部、项目部）填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望交货日期、预算金额及用途说明。

采购部门对接需求部门，确认需求的合理性与紧急程度，对技术参数不明确或预算超标的项进行沟通调整，形成《采购需求确认单》。

需求变更时，需由需求部门提交书面变更申请，经采购部门及相关部门负责人审批后更新需求信息。

步骤2：供应商信息收集与初步筛选

目标：获取潜在供应商资源，排除不符合基本资质的候选对象。

操作要点：

信息收集渠道：通过行业展会、招标平台、企业官网、行业协会推荐、现有供应商合作拓展等方式收集供应商信息，记录供应商名称、联系人、联系方式、主营业务、经营规模等基础信息。

初步筛选标准：

资质合规性：供应商需具备有效的营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001认证、生产许可证等）；

经营范围：需覆盖本次采购物料/服务的类别；

基础能力：具备与采购规模相匹配的生产/服务能力、交付能力及财务稳定性（可通过供应商提供的财务报表或第三方信用报告核实）。

筛选后形成《潜在供应商名单》，进入下一轮评估。

步骤3：供应商现场评估与综合打分

目标：通过实地考察与量化评估，筛选出最优合作供应商。

操作要点：

现场评估：对重点供应商（如金额较大、技术复杂或首次合作）进行现场考察，内容包括生产环境、设备配置、工艺流程、质量控制体系、仓储物流条件等，由评估小组（含采购、技术、质量部门人员）填写《供应商现场评估记录表》。

综合打分：设定评估维度及权重，采用百分制打分，具体

价格水平（30%）：对比同行业市场价格，评估报价合理性；

质量保障（25%）：检查质量认证文件、不良品率控制措施、售后质保能力；

交付能力（20%）：历史订单准时交付率、产能弹性、应急响应机制；

服务能力（15%）：技术支持、沟通响应效率、合作配合度；

企业信誉（10%）：行业口碑、合作稳定性、社会责任履行情况。

汇总《供应商评估打分表》，按得分高低排序，得分≥80分且排名前三的供应商进入候选名单。

步骤4：采购订单与审批

目标：明确订单条款，保证双方权责清晰，经审批后正式下达。

操作要点：

根据候选供应商评估结果及商务谈判情况，确定最终供应商，由采购专员填写《采购订单明细表》，内容包括：订单编号、供应商名称、物料/服务信息（编码、名称、规格、单位、数量、单价、金额）、交货日期、交货地点、付款方式、质量标准、验收要求、违约责任等。

订单审批流程：

采购专员提交订单，经采购经理审核价格、条款合理性；

财务部门审核预算及付款方式；

需求部门确认技术参数与交货期；

总经理/分管领导审批（订单金额≥10万元需更高层级审批）。

审批通过后，加盖公司公章，正式发送供应商，并同步留存电子及纸质档。

步骤5：订单执行跟踪与交付验收

目标：监控订单进度，保证物料/服务按时按质交付。

操作要点：

进度跟踪：采购专员通过电话、邮件或供应商系统跟踪订单生产/备货进度，关键节点（如生产完成、发货）需供应商提供书面反馈，填写《订单执行跟踪表》。

交付验收：

供应商按订单交货后，需求部门与质量部门共同到场验收，核对物料数量、规格，检查质量检测报告（如第三方检测报告或出厂合格证）；

验收合格：需求部门在《物料验收单》签字确认，仓库办理入库手续；

验收不合格：质量部门出具《不合格品处理通知单》，供应商需在规定期限内整改（如退换货、返修），整改后重新验收。

步骤6：供应商绩效评估与档案更新

目标：记录供应商合作表现，优化供应商库，为后续采购决策提供依据。

操作要点：

每季度/每批次订单完成后，由采购部门牵头，联合需求、质量部门对供应商进行绩效评估，评估指标包括：

订单交付准时率、验收合格率、质量问题响应速度、价格竞争力、服务满意度等。

填写《供应商绩效评估表》，得分≥90分为“优秀”，80-89分为“良好”，70-79分为“合格”，＜70分为“待改进”。

根据评估结果更新供应商档案：

优秀/良好供应商：优先分配订单，考虑长期合作；

合格供应商：维持现有合作，针对不足项提出改进要求；

待改进供应商：限期整改，连续两次评估不合格则淘汰出供应商库。

三、核心表