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企业资产管理制度及设备采购流程规范

一、总则

（一）制度目的

为规范企业资产全生命周期管理，明确资产配置、使用、维护及处置流程，保障资产安全完整，提高资产使用效率，降低采购成本，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于[企业名称]（以下简称“公司”）各部门、子公司的固定资产、低值易耗品及其他经营性资产的管理，以及设备采购相关的需求提报、审批、执行、验收等环节。

（三）资产定义与分类

固定资产：指单位价值2000元及以上，使用年限1年以上的房屋、建筑物、机器设备、电子设备、运输工具等。

低值易耗品：指单位价值不足2000元或使用年限不足1年，但可多次使用的工具、办公用具、劳保用品等。

其他资产：包括无形资产（如软件著作权）、对外投资等，按相关专项制度管理。

二、职责分工

（一）行政部/资产管理部

负责资产的登记、建账、盘点、报废处置等日常管理工作；

审核资产采购需求，统筹资产调配与共享；

建立资产电子台账，动态更新资产状态（在用、闲置、报废等）。

（二）财务部

负责资产预算审核、价值核算及折旧计提；

参与资产采购的招标、询价及价格审核；

监督资产处置残值收入的入账管理。

（三）使用部门

提出资产采购需求，说明用途、规格及预算；

负责资产的日常保管、维护及使用记录；

提出资产报废、维修申请，配合盘点工作。

（四）采购部

根据审批通过的采购需求，实施招标、询价、比价等采购流程；

保证采购设备符合技术参数及质量标准，签订采购合同；

跟踪采购进度，协调供应商交付及售后服务。

三、资产管理规范

（一）资产登记与建账

新增资产：采购完成后，使用部门需凭《资产验收单》（见模板1）、发票复印件到行政部办理登记，行政部统一编制资产编号（规则：部门代码-资产类别-年份-流水号，如“XC-01-2023-001”），粘贴资产标签。

台账内容：资产台账需包含资产编号、名称、规格型号、数量、购置日期、原值、使用部门、责任人、存放地点、资产状态、折旧年限等信息，电子台账与纸质台账定期核对。

（二）资产日常管理

领用与归还：员工领用资产需填写《资产领用表》（见模板2），经部门负责人审批；离职或岗位变动时，须办理资产交接手续，行政部确认无误后更新台账。

维护与保养：使用部门按资产说明书定期维护，大型设备需制定年度保养计划；故障维修需填写《维修申请单》，行政部协调维修资源，费用计入部门成本。

盘点与清查：每年12月开展全面盘点，行政部牵头，财务部、使用部门参与；盘盈、盘亏资产需查明原因，经总经理审批后调整台账，盘亏资产追究责任人相应责任。

（三）资产处置

报废条件：资产达到使用年限、损坏无法修复、技术淘汰或维修成本超过重置价值的，可申请报废。

报废流程：使用部门提交《资产报废申请表》（见模板3），附技术鉴定意见；行政部复核后，财务部评估残值；总经理审批通过后，由采购部联系回收商处置，残值收入交财务部入账。

四、设备采购管理流程

（一）需求提报与初审

需求发起：使用部门根据业务需要，填写《设备采购申请表》（见模板4），注明设备名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、技术参数要求及附件（如可行性分析报告）。

部门初审：部门负责人审核需求必要性及预算合理性，签字确认后提交行政部。

（二）预算与审批

预算审核：行政部汇总采购需求，提交财务部审核预算是否符合年度预算安排；超预算项目需提交总经理办公会审批。

分级审批：

单次采购金额≤5000元：由行政部负责人、财务部负责人联合审批；

5000元＜金额≤50000元：由分管副总审批；

金额＞50000元：由总经理办公会审批。

（三）采购执行

采购方式选择：

公开招标：金额≥50000元的设备，通过第三方招标平台发布招标公告，邀请3家及以上供应商投标；

询价采购：5000元＜金额＜50000元的设备，向至少3家供应商询价，选择性价比最优供应商；

竞争性谈判：技术复杂或特殊规格设备，组织技术部门、采购部、使用部门联合谈判；

单一来源采购：仅1家供应商可满足需求的（如专利设备），经总经理审批后直接采购。

合同签订：采购部与供应商签订采购合同，明确设备规格、价格、交付时间、验收标准、质保期及违约责任，合同需经法务部（或指定法务人员）审核。

（四）验收入库

到货检验：设备到货后，使用部门、行政部、采购部共同验收，核对数量、规格型号是否符合合同要求，检查外观是否完好，测试技术参数是否达标。

验收确认：验收合格后，填写《资产验收单》，三方签字确认；验收不合格的，采购部需联系供应商退换货或索赔。

入库登记：《资产验收单》复印件交行政部，办理资产入库手续，更新资产台账；使用部门凭单领用设备。

（五）付款结算

发票审核：供应商开具合规发票，采购部核对合同、验收单、发票信息一致性，提交财务部。

付款审批：财务部审核无误后，按合同约定付