企业行政物资采购标准化流程.docVIP

企业行政物资采购标准化流程工具模板

一、适用范围与背景说明

本标准化流程适用于各类企业行政管理部门的日常物资采购管理，涵盖办公设备、文具耗材、劳保用品、清洁用品、办公家具等行政类物资的采购全流程。通过规范需求提出、供应商选择、订单执行、验收付款等环节，可实现采购行为的透明化、标准化，有效控制采购成本、保障物资质量，同时提升采购效率与合规性，避免因流程混乱导致的资源浪费或管理风险。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与审批

需求发起

各部门根据实际工作需要，填写《行政物资采购需求申请表》（见表1），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求日期及预算来源。

需求部门负责人对申请物资的必要性及合理性进行初审，签字确认后提交至行政部。

行政部审核

行政部收到申请后，重点审核：

物资是否符合行政类采购范围（非生产、非研发类）；

数量是否与部门规模、使用频率匹配，是否存在重复申请；

预估单价是否在历史采购价格合理区间内（参考《行政物资价格参考手册》）。

审核通过后，行政部将申请表转至财务部复核预算。

财务部与最终审批

财务部复核预算是否充足、是否符合公司财务制度，签字确认后反馈至行政部。

根据采购金额分级审批：

金额≤1000元：行政部经理审批；

1000元＜金额≤5000元：行政部经理+分管副总审批；

金额＞5000元：行政部经理+分管副总+总经理审批。

审批通过后，行政部启动采购流程；审批驳回则反馈需求部门调整申请。

（二）供应商选择与询价

供应商筛选

行政部从《合格供应商名录》（定期更新，包含供应商资质、合作历史、价格水平、服务评价等）中选择至少3家供应商进行询价。

若名录内供应商不足，需通过公开渠道（如企业官网、采购平台等）筛选新增供应商，要求供应商提供营业执照、经营许可证、相关资质证明（如3C认证、环保认证等）并建档留存。

询价与比价

向选定供应商发送《供应商询价函》（明确物资规格、数量、交货期、付款方式等要求），要求在2个工作日内反馈报价。

行政部整理《供应商询价对比表》（见表2），对比各供应商的报价、交货周期、售后服务、付款条件等，选择性价比最优的供应商。

金额＞5000元的采购，需组织由行政部、财务部、需求部门共同参与的“供应商评审会”，形成书面评审记录作为决策依据。

（三）采购订单与下达

订单制作

确定供应商后，采购专员根据需求申请表及询价结果，制作《采购订单》（见表3），注明订单编号、供应商信息、物资明细（名称、规格、数量、单价）、总金额、交货地址、交货日期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

订单需经行政部经理复核，保证与需求、询价结果一致。

订单下达与确认

将盖章后的采购订单扫描件发送至供应商，并要求供应商在1个工作日内签字确认回传，确认后订单正式生效。

若供应商对订单有异议，需在24小时内提出，行政部与需求部门协商调整，重新确认订单。

（四）物资交付与验收

交付跟踪

供应商按订单约定时间交付物资，采购专员提前1天与供应商确认交货时间、地点，并通知需求部门准备验收。

现场验收

验收小组由需求部门负责人、行政部采购专员、行政部仓管员组成，按以下标准验收：

数量核对：清点物资数量是否与订单一致，多出或短缺需当场记录；

质量检查：检查物资规格型号、外观、功能是否符合要求（如办公设备需通电测试，文具需检查包装完整性）；

文件核对：核对供应商是否提供产品合格证、质检报告、保修卡等文件。

验收合格后，三方共同在《物资验收单》（见表4）上签字确认；验收不合格的，物资当场拒收，采购专员在2个工作日内与供应商沟通退换货或补货事宜，并记录原因。

入库登记

验收合格的物资由仓管员办理入库手续，扫描《物资验收单》并录入库存管理系统，更新库存台账，保证账实一致。

（五）付款结算与档案管理

付款申请

供应商交付物资并验收合格后，采购专员收集以下材料：

采购订单（供应商确认版）；

《物资验收单》；

供应商开具的合规发票（抬头为公司全称，税号准确）；

付款申请单（注明订单号、金额、供应商信息）。

材料齐全后，按审批流程提交财务部：

金额≤5000元：行政部经理+财务部经理审批；

金额＞5000元：行政部经理+财务部经理+分管副总审批。

付款执行

财务部审批通过后，按合同约定方式（如公对公转账、银行承兑等）向供应商付款，付款后同步更新应付账款台账。

档案归档

采购完成后，行政部将所有采购文件（需求申请表、询价对比表、采购订单、验收单、发票、付款申请单等）按“订单编号”分类整理，装订成册，电子版同步至公司档案管理系统，保存期限不少于3年。

三、配套工具表单模板

表1：行政物资采购需求申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

物资信息

物资名称

规格型号

单位

数量

用途说明

需求日期

预算来源

审批意见

部门负责人签字：

日期：