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财务报销审核审批标准流程制度执行规范手册

一、总则

本手册旨在规范企业各项费用的报销审核审批流程，保证财务支出的合规性、合理性及效益性，保障资金安全，提高工作效率。适用于企业内部所有部门及员工因公发生费用的报销管理，涵盖日常办公、差旅、业务招待等各类费用场景。

二、适用范围与场景界定

本制度适用于企业正式员工及实习人员在履行工作职责过程中产生的必要费用报销。具体场景包括但不限于：

日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费、印刷费等；

差旅费用：因公赴外地开展业务产生的交通、住宿、市内交通、伙食补助等；

业务相关费用：如客户接待、市场调研、会议组织、培训等过程中产生的合理支出；

其他经批准的费用：如固定资产小额采购、维修费等。

非工作职责产生的个人消费、未经事前审批的超标准费用及禁止性支出，均不适用本流程。

三、报销操作流程详解

（一）费用发生与单据准备

事前申请：单笔费用预计超过5000元或涉及大额采购、外埠差旅等，需提前通过OA系统提交《费用预申请表》，明确事由、预算、时间及参与人员，经部门负责人*审批同意后方可执行。

票据收集：费用发生后，应合法取得合规原始凭证（如增值税发票、财政票据等），凭证需抬头、税号、金额、项目等要素完整清晰，并与实际业务内容一致。

单据填写：登录财务系统填写《费用报销单》，逐项填写报销事由、费用类别、金额、所属部门、日期等信息，附件张数需与实际提交数量一致，并由本人签字确认。

（二）部门初审

审核职责：部门负责人*或指定人员对本部门提交的报销单进行初审，重点核实：

报销事由是否属于部门工作范畴；

费用支出是否在预算范围内（如有预算）；

单据是否齐全、填写是否规范、附件是否完整。

处理结果：初审通过后，在《费用报销单》“部门审核”栏签字确认并提交财务部门；初审不通过的，注明退回理由并退回申请人修改。

（三）财务部门复核

审核内容：财务专员对报销单进行合规性、准确性复核，具体包括：

原始凭证的真实性、合法性（如发票真伪查验、税务合规性）；

报销标准是否符合企业规定（如差旅住宿标准、招待费限额）；

计算是否准确（如报销总额、补助金额、分摊比例等）；

审批流程是否完整（如事前审批、部门签字等）。

处理结果：复核通过后，在“财务复核”栏签字并流转至下一审批环节；复核不通过的，注明具体问题（如“发票抬头错误”“超标准支出”）并退回申请人补充或修正。

（四）分级审批

根据费用金额及类型，实行分级审批制度：

小额费用（单笔金额5000元以下）：由部门负责人及财务经理审批通过后生效；

大额费用（单笔金额5000-20000元）：在部门负责人、财务经理审批基础上，需提交分管副总*审批；

重大费用（单笔金额20000元以上）：经部门负责人、财务经理、分管副总审批后，提交总经理最终审批。

审批节点需在规定时限内完成，一般不超过3个工作日，紧急事项可加急处理。

（五）付款与账务处理

付款执行：审批通过后，财务部门根据企业资金安排，通过银行转账或备用金方式支付报销款项，付款后及时在系统中标注“已付款”状态。

账务登记：会计人员根据原始凭证及审批后的《费用报销单》进行账务处理，保证科目归集准确，凭证附件完整，定期与出纳核对账款明细。

四、标准表格模板

模板一：费用报销单

报销人

所属部门

报销日期

费用类别

□办公费□差旅费□招待费□其他

预算项目

（如有）

报销事由

费用明细

序号

费用发生日期

费用项目

金额（元）

备注

1

2

…

合计金额

附件清单

□发票张□行程单张□审批表张□其他

申请人签字

模板二：差旅费报销单（示例）

出差人

部门

出差地点

出差时间

自年月日至年月日，共天

出差事由

费用明细

项目

标准/金额（元）

实际金额（元）

备注

交通费

住宿费

市内交通费

伙食补助

其他

合计

审批意见

部门负责人*：

财务经理*：

分管副总*：

五、规范执行要点

时效性要求：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期未报需部门负责人出具说明，特殊情况经财务经理审批后可适当延长，最长不超过30天。

单据规范：发票需与报销单内容一致，禁止拆分报销、虚报冒领；电子发票需打印并标注“已报销”字样，避免重复使用。

审批纪律：审批人需对报销事项的真实性、合规性负责，不得越权审批或代签；审批过程中如存疑，应及时与申请人或财务部门沟通核实。

特殊情况处理：如遇紧急业务无法取得正式票据，需提交《特殊情况说明》，经部门负责人及财务经理审批后，可凭其他有效凭证报销，事后15日内补齐正式票据。

档案管理：报销单及附件由财务部门统一存档，保存期限不少于5年，以备审计查阅。

六、附则

本制度由财务部门负责解释和修订，自发布之日起执行。

如遇国家政策调整或企业业务变化，财务部门可适时更新流程并通知各部门执行