企业采购与供应商管理标准化工具.docVIP

企业采购与供应商管理标准化工具模板

一、工具适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业（尤其是中大型企业及规范化发展中的中小企业）的采购与供应商管理工作，旨在通过标准化流程提升采购效率、控制采购成本、降低供应链风险。典型应用场景包括：

新供应商引入：企业首次合作或拓展供应商资源时，需通过标准化流程筛选合格供应商；

年度采购计划执行：根据企业年度生产/运营计划，系统化开展采购需求提报、供应商选择、合同签订及订单跟踪；

现有供应商优化：定期对合作中的供应商进行绩效评估，识别优质供应商并淘汰不合格者，实现供应商队伍动态管理；

紧急采购管理：应对突发需求（如设备故障、临时补货）时，保证采购流程合规且快速响应。

二、标准化操作流程与执行步骤

（一）供应商准入管理

目的：筛选具备资质、能力及信誉的供应商，建立合格供应商库。

责任部门/人：采购部牵头，需求部门、质检部、财务部配合。

操作步骤：

供应商申请：潜在供应商提交《供应商准入申请表》（见表1），附营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、产品/服务样本等资料。

资料审核：采购部核对供应商资质是否满足采购要求（如行业准入标准、质量体系认证），需求部门评估产品/技术匹配度，财务部核查供应商信用记录（如有无重大债务、失信信息）。

现场考察：对通过初步审核的供应商，由采购部组织需求部门、质检部进行现场考察，重点关注生产设备、工艺流程、质量控制、仓储物流及售后服务能力。

评审与决策：成立供应商评审小组（由采购经理、需求部门负责人、质检经理*等组成），根据《供应商评估打分表》（见表3）综合评分，80分及以上为“合格”，70-79分为“待改进”，70分以下直接淘汰。

建档与入库：对合格供应商，采购部建立《供应商基本信息表》（见表2），录入供应商档案并纳入“合格供应商库”，启动后续合作。

（二）采购需求提报与审批

目的：明确采购需求，保证采购计划与企业运营目标一致。

责任部门/人：需求部门发起，部门负责人审批，采购部接收与汇总。

操作步骤：

需求提报：需求部门根据生产/运营计划，填写《采购需求申请表》（见表4），详细注明物料/服务名称、规格型号、数量、预算金额、用途、技术要求及期望交付日期。

部门审批：需求部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交采购部。

采购部审核：采购部核对需求是否符合年度采购计划、预算是否在可控范围，并评估现有供应商资源是否满足需求，如需新增供应商则启动准入流程。

需求汇总与下达：采购部汇总各部门需求，形成《采购需求汇总表》，报采购总监*审批后，作为后续采购执行的依据。

（三）采购方式选择与执行

目的：根据采购需求特点，选择合规、高效的采购方式，保证性价比最优。

责任部门/人：采购部负责，法务部监督。

操作步骤：

采购方式确定：

公开招标：单次采购金额≥50万元（或企业规定的招标金额标准）时，通过第三方平台发布招标公告，邀请3家及以上合格供应商投标；

邀请招标：金额≥20万元且＜50万元，可从合格供应商库中邀请3-5家供应商参与投标；

-询比价：金额5万元-20万元，向至少3家供应商询价，综合价格、质量、交期等因素确定供应商；

-单一来源采购：仅1家供应商能满足需求（如专利产品、定制化服务），且金额≤5万元，经采购总监*审批后执行。

过程执行：

招标/询比价过程需留存书面记录（如《招标文件》《询比价表》），由采购部、法务部共同监督，保证公平公正；

确定供应商后，2个工作日内向其发出《中标通知书》或《成交确认函》。

（四）合同签订与履行

目的：明确双方权利义务，保障采购过程合规可控。

责任部门/人：采购部起草，法务部审核，双方授权代表签署。

操作步骤：

合同起草：采购部根据采购需求及谈判结果，起草《采购合同》（见表5），包含标的物信息、价格与支付方式、交付与验收标准、违约责任、争议解决等条款。

合同审核：法务部对合同条款的合法性、严谨性进行审核，重点检查价格是否与中标/成交结果一致、验收标准是否明确、违约责任是否合理；需求部门确认技术条款无误后，提交采购总监*审批。

合同签署与归档：双方加盖公章（或合同章）后生效，采购部将合同原件扫描归档，并分发至需求部门、仓库、财务部等相关部门。

履行跟踪：采购部按合同约定跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付；需求部门提前做好验收准备（如检验工具、人员安排）。

（五）订单执行与入库验收

目的：保证采购物料/服务按时、按质交付，满足使用需求。

责任部门/人：采购部下达订单，仓库负责入库，质检部负责验收。

操作步骤：

订单下达：采购部根据合同签订结果，向供应商发出《采购订单》，注明订单号、物料信息、数量、交付时间、交付地点及联系人。

交付跟踪：供应商发货后，及时将物流信息（如运单号、发货时间）反馈给采购部，采