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企业内外部沟通平台模板使用指南
一、适用沟通场景解析
本沟通平台模板适用于企业内部各部门间协作、跨层级信息同步，以及与外部客户、供应商、合作伙伴的日常对接，具体场景包括：
内部协同：跨部门项目推进（如市场部与产品部需求同步）、紧急事务通知（如系统维护公告）、员工反馈收集（如内部意见箱）；
外部对接：客户需求沟通（如项目方案确认）、供应商订单协调（如交期调整）、合作伙伴信息同步（如联合活动安排）；
分层管理：管理层决策传达（如季度目标分解）、执行层进度反馈（如周报提交）、跨层级问题上报（如流程优化建议）。
二、平台操作分步指南
（一）基础配置阶段
账号创建与权限分配
管理员通过平台“用户管理”模块，按部门/岗位创建员工账号（如市场部员工、产品部经理），设置基础权限（如“仅发送消息”“文件”“会议组织”）；
外部成员（如客户代表、供应商联系人）需由内部员工发起“外部邀请”，填写对方单位、姓名、对接事由，管理员审核通过后开通临时权限（权限有效期可根据合作周期设置，如“30天自动失效”）。
分组与标签设置
按“部门-项目-角色”三级逻辑创建分组（如“研发部-项目组-前端开发”），保证信息定向触达；
为高频沟通场景添加标签（如“紧急”“需确认”“已归档”），方便后续检索。
（二）内部沟通操作
发起对话
选择分组或指定成员，输入沟通主题（如“关于产品V2.0需求评审”），填写内容（可附文档、图片），选择“仅文字”或“需对方确认”模式；
若涉及多人，可设置“主负责人”（如产品部经理）和“协办人”（如研发部、设计部*），明确任务分工。
文件共享与协作
文件时，需命名规范（如项目需求文档_v2.1”），并设置查看/编辑权限（如“仅主负责人可编辑，其他成员仅查看”）；
文件版本更新时，系统自动保留历史版本，支持“对比差异”功能。
会议组织
“创建会议”，填写会议主题、时间、参会人员（内部成员可直接勾选，外部成员需发送邀请），会议议程；
会议结束后，系统自动“会议纪要”，包含决议事项、负责人、截止时间，同步至所有参会成员。
（三）外部沟通操作
邀请外部成员
内部员工在“外部联系人”模块“添加”，填写对方单位、姓名、职务、对接事由，附上简短说明（如“您好，为推进项目合作，邀您加入平台沟通组”）；
外部成员通过收到的短信/邮件注册，填写单位信息后加入对应沟通组。
沟通权限控制
外部成员仅能查看其加入的沟通组内容，无法访问其他部门或项目信息；
敏感信息（如成本数据、未公开方案）需通过“加密消息”发送，设置“阅后即焚”或“查看次数限制”（如“仅可查看1次”）。
信息反馈与归档
外部成员收到需确认的信息时，需在24小时内“确认”或“反馈意见”，超时未操作系统自动提醒；
合作结束后，管理员将对应沟通组“归档”，外部成员权限自动失效，沟通记录转为只读状态。
（四）信息管理规范
信息检索
支持按“关键词”“发送人”“时间范围”“标签”组合检索，快速定位历史沟通记录；
重要沟通可标记“星标”，避免遗漏。
数据备份
系统自动保存所有沟通记录，管理员可按月导出数据（导出内容包含脱敏后的成员信息、沟通内容），备份周期不少于6个月。
三、沟通记录标准化模板
（一）内部沟通记录表
沟通主题
发起人
参与人
时间
内容概要
当前状态
负责人
截止时间
项目需求评审
产品部*
研发部、设计部
2023-10-2714:00
确认V2.0版本核心功能需求
讨论中
产品部*
2023-10-30
系统维护通知
IT部*
全体员工
2023-10-2809:00
周六22:00-06:00系统升级
已通知
IT部*
2023-10-28
（二）外部对接信息表
合作方名称
对接人
事由
时间
我方需求
对方反馈
状态
负责人
科技公司
客户*
产品定制需求
2023-10-2615:30
提交功能清单及原型图
需调整UI风格
待确认
销售部*
供应商
采购部*
原材料交期
2023-10-2710:00
要求11月5日前到货
已确认，11月4日发货
已完成
采购部*
（三）跨部门会议安排表
会议主题
时间
地点/
主持人
参会部门
议程
决议事项
负责人
截止时间
Q4目标分解会
2023-10-3014:00
3楼会议室
总经理*
各部门负责人
审核Q4目标、资源分配
市场部新增推广预算10万
财务部*
2023-11-05
（四）紧急通知发布表
通知主题
发布时间
发布范围
内容概要
应对措施
负责人
反馈情况
办公区断电通知
2023-10-2816:00
全体员工
因线路检修，明日9:00-12:00停电
关闭设备、提前完成工作
行政部*
已全员确认
四、使用规范与风险提示
信息保密要求
内部敏感信息（如财务数据、未上市产品信息）禁止通过外部沟通渠
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