会议室预订及管理操作指南.docVIP

会议室预订及管理操作指南

一、指南适用场景

本指南适用于企业内部各类会议室的预订、使用及日常管理场景，包括但不限于：

日常部门例会、项目研讨会、跨部门协调会；

客户来访接待、商务洽谈；

内部培训、分享会、小型发布会；

临时性小组讨论、头脑风暴会议等。

通过规范操作流程，保证会议室资源高效利用，避免预订冲突，提升会议组织效率。

二、操作流程详解

（一）预订前准备

明确会议需求

确定会议主题、预计参会人数、会议时长（具体开始及结束时间）；

列出所需设备或服务（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风、茶歇等）；

确认是否需要特殊布置（如摆放座椅、设置背景板等）。

查询会议室可用性

通过企业会议室管理系统（如线上平台、OA系统）或联系行政部查询目标会议室在指定时段的可预订状态；

核对会议室容量是否满足参会人数需求（如10人以下优先选小型会议室，20人以上选中型/大型会议室）；

确认会议室设备是否已包含所需功能（如部分会议室默认配备投影仪，若需视频会议需提前确认设备兼容性）。

（二）提交预订申请

线上预订（推荐）

登录企业会议室管理系统，选择“新预订”功能；

填写会议室预订申请表（详见“三、会议室预订申请表模板”），保证信息准确无误（如会议室名称、时间、申请人联系方式等）；

会议议程（如有需要）或特殊需求说明，提交申请并等待审批。

线下预订

若无法通过线上系统操作，可直接联系行政部工作人员，提供会议基本信息；

行政部协助查询可用会议室并填写纸质申请表，经申请人签字确认后生效。

（三）预订确认与修改

接收反馈

线上预订提交后，系统将在1-2个工作日内反馈审批结果（通过/驳回）；

审批通过后，系统将自动发送预订成功通知（含会议室位置、设备清单、取钥匙方式等）；

线下预订将由行政部通过电话或邮件通知预订结果。

信息变更与取消

若需变更会议时间、会议室或参会人数，需提前1个工作日通过原预订渠道（线上系统/行政部）提交修改申请；

若需取消预订，需提前2个工作日操作，以便会议室资源释放（紧急情况可联系行政部协调）；

未按时取消且未提前通知的，将记录为“违约预订”，可能影响后续预订权限。

（四）会议当天准备

提前到场

申请人或会议组织者需提前15分钟到达会议室，凭有效证件（如工卡）到行政部或指定地点领取会议室钥匙（若需）；

检查会议室设备（如投影仪、空调、灯光）是否正常运行，桌椅摆放是否符合需求，如有问题及时联系行政部处理。

参会引导

在会议室门口放置会议标识（如“会议进行中”），引导参会人员有序入场；

提醒参会人员将手机调至静音或震动模式，保持会议室安静。

（五）会后处理

设备复位与清理

会议结束后，组织者需关闭所有设备（投影仪、灯光、空调等），将桌椅恢复原位，清理会场垃圾（如纸杯、文件等）；

如借用设备（如麦克风、白板笔），需整理后归还至行政部指定位置。

钥匙归还与反馈

将会议室钥匙及时归还至行政部或指定存放点；

若会议过程中出现设备故障或其他问题，可通过系统或邮件向行政部反馈，以便后续改进。

三、会议室预订申请表模板

申请日期

申请人（*）

所属部门

联系方式（分机号）

会议主题

会议类型（例会/项目会/接待等）

预计参会人数

会议室需求

（如：10-15人）

（名称/容量/位置，如：A栋3楼-301会议室（20人））

会议时间

所需设备

特殊需求

开始：__________结束：__________

（投影仪/白板/视频会议系统/麦克风等）

（茶歇/横幅/座椅布局等）

审批人（*）

申请人签字

备注

（如：需提前调试设备等）

四、使用注意事项

（一）预订规则

会议室预订需提前1-3个工作日提交申请（紧急会议可联系行政部协调）；

单次预订时长原则上不超过8小时（如需超时，需提前说明理由并经行政部审批）；

禁止虚假预订或恶意占座，若预订后30分钟内未使用且未提前通知，系统将自动释放该时段资源。

（二）设备与物资管理

会议室设备（如投影仪、视频会议系统）由行政部统一维护，使用者不得私自拆卸或外借；

白板笔、便签纸等易耗品按需取用，用完后可联系行政部补充；

若因操作不当导致设备损坏，需承担相应维修费用。

（三）现场秩序与卫生

会议期间保持会场安静，禁止大声喧哗或进行与会议无关的活动；

禁止在会议室吸烟、饮食（特殊会议需安排茶歇的，需提前报备并清理现场）；

爱护会议室公共设施，不得随意涂写、刻画。

（四）紧急情况处理

会议期间如遇设备故障、突发停电等紧急情况，需立即联系行政部（联系方式：分机），并组织参会人员有序疏散；

若需临时更换会议室，需第一时间通知行政部协调资源，并通知参会人员变更信息。

（五）违规处理

对于多次违约预订、损坏公共设施或扰乱会场秩序的人员，行政部将暂停其会议室预订权限，情节严重者将按企业相关规定处理。

通过遵循本指南，可有效规范会议