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会议组织与议程设置标准流程模板
一、适用场景
二、标准操作流程
（一）会前准备阶段
明确会议目的与核心议题
根据业务需求或管理目标，确定会议的核心目的（如决策、通报、研讨、分工等）。
围绕目的梳理核心议题，避免主题分散（例如：项目进度滞后问题、下阶段资源调配方案等）。
确定参会人员与角色分工
核心参会人：与议题直接相关的决策者、执行者（如项目负责人、部门负责人）。
列席人员：需知晓会议内容但无需参与决策的人员（如记录员、支持部门代表）。
明确角色：指定主持人（控制流程、引导讨论）、记录人（记录关键信息、决议）、材料准备人（汇总议题资料）。
提前3天与参会人确认时间，避免冲突（特殊情况需同步备选时间）。
拟定会议议程框架
按逻辑顺序排列议题（如先通报进展，再讨论问题，最后决策方案）。
为每个议题分配合理时间（总时长建议控制在1.5-2小时内，避免疲劳）。
明确每个议题的“输入”（需提前阅读的材料）、“讨论重点”（需解决的问题）、“输出”（预期达成的结论或决策）。
准备会议材料与设备
材料包括：议题背景资料、数据报表、方案草案、上次会议纪要等，需提前1天发送至参会人，保证有充足时间预习。
设备检查：会议室投影仪、麦克风、白板、马克笔、会议记录工具（如电子文档或专用软件）等，提前30分钟调试完毕。
发送会议通知与确认
通知内容需包含：会议主题、时间、地点/、议程概览、参会人员、需提前准备的材料。
通过邮件或企业通讯工具发送，要求参会人回复“确认”或“请假”，并同步未确认人员。
（二）会中执行阶段
开场与议程宣导（5-10分钟）
主持人准时开场，明确会议目的、核心议题及总时长。
宣读议程，提醒各环节时间分配，强调会议纪律（如手机静音、避免无关讨论）。
按议程推进讨论与决策
议题1：通报进展（如项目当前状态）
由负责人简要汇报，数据需准确（如完成百分比、关键里程碑达成情况）。
主持人引导参会人提问，避免冗长陈述，聚焦“是否存在偏差”。
议题2：问题研讨（如进度滞后原因分析）
鼓励开放讨论，记录人实时归纳关键观点（如“资源不足”“需求变更频繁”）。
避免跑题，主持人需及时引导（如“当前讨论是否与‘解决方案’直接相关？”）。
议题3：方案决策（如资源调配方案）
提出备选方案，明确各方案的优缺点、资源需求、风险。
通过投票或共识达成决策，记录人明确“决策结论”“反对意见”（如有）。
控制会议节奏与时间
主持人需严格把控每个环节时间，可设置“倒计时提醒”（如“本环节剩余5分钟”）。
若某一议题讨论超时，需引导“优先结论”，未完成部分纳入下次会议或转为专项沟通。
总结会议成果与待办事项
主持人总结：重申核心决议、未解决问题、下一步行动计划。
明确“待办任务清单”，包括：任务内容、负责人、完成时限（如“*主管负责协调开发资源，3月15日前反馈”）。
记录人确认纪要内容无误，参会人签字确认（或通过线上文档确认）。
（三）会后跟进阶段
整理与分发会议纪要
会议结束后24小时内，记录人整理正式纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、各议题讨论摘要、决议事项、待办任务清单（含负责人、时限）。
纪要通过邮件或企业通讯工具发送至所有参会人及相关方，抄送上级领导（如需）。
跟踪任务执行进度
任务负责人按时限推进工作，记录人每周通过项目管理工具（如钉钉任务、飞书项目）或邮件同步进度。
若遇阻碍，及时反馈至主持人或相关负责人，协调解决（如资源调配、流程调整）。
归档会议资料
将会议通知、议程、材料、纪要、任务跟踪记录等整理成电子档案，按“年份+月份+会议主题”分类存储，便于后续查阅。
三、配套工具模板
模板1：会议议程表
时间
环节
内容概要
负责人
备注（需准备材料）
14:00-14:10
开场
说明会议目的、议程
*经理
上次会议纪要
14:10-14:30
议题1：项目进展通报
当前阶段完成情况、风险点
*主管
项目进度报表
14:30-14:50
议题2：问题研讨
进度滞后原因分析
全员
风险评估表
14:50-15:10
议题3：方案决策
资源调配方案投票
*经理
方案对比文档
15:10-15:20
总结与待办
明确任务清单、下次会议时间
*经理
待办任务清单（初稿）
模板2：参会人员信息表
姓名
部门
职务
联系方式（内部）
备注（角色）
*经理
项目管理部
总监
分机8001
主持人、决策者
*主管
研发部
经理
分机8002
议题1汇报人
*专员
市场部
专员
分机8003
记录人
*主管
运营部
主管
分机8004
议题2参与人
模板3：会议纪要与任务跟踪表
会议基本信息
主题
Q1项目进度推进会
时间
2024年3月10日14:00-15:20
地点
3号会议室
参会人
经理、主管、专员、主管
缺席人及原因
*总监（外出参会）
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