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合同签订关键信息记录清单
一、适用范围与使用场景
本清单适用于各类合同签订全流程的信息记录与管理，包括但不限于采购合同、服务合同、合作协议、租赁合同等。在合同谈判、起草、审核、签署及后续履约环节，通过系统化记录关键信息，可有效避免条款遗漏、主体信息错误、责任界定模糊等问题，降低合同纠纷风险，同时为合同归档、履约跟踪及审计提供依据。无论是企业法务、业务部门还是项目负责人，均可借助此清单规范合同签订流程，保证信息传递准确、完整。
二、操作流程与步骤
（一）准备阶段：明确记录需求
确定合同类型及核心要素：根据合作内容（如货物采购、技术服务、项目合作等），明确合同需约定的核心条款（如标的、数量、金额、履行期限、违约责任等）。
收集背景资料：整理合作双方的前期沟通记录、立项文件、需求说明书、招投标结果等，作为信息记录的依据。
指定记录责任人：明确由业务专员、法务人员或项目负责人牵头填写清单，保证信息收集与核对的准确性。
（二）信息收集阶段：逐项填写关键内容
对照本清单模板，结合合同文本及双方确认的沟通结果，逐项采集以下信息：
合同基本信息：包括合同编号、名称、签订日期、签订地点等；
合同主体信息：双方当事人的名称、地址、联系人、法定代表人等；
合同核心条款：标的物详情、数量/规模、金额、履行期限与方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等；
签订过程信息：参与谈判人员、见证人（如有）、签订方式（纸质/电子签章）等；
附件信息：合同附件的名称、份数、页码等。
（三）核对确认阶段：保证信息准确无误
交叉核对：将清单记录内容与合同文本逐项比对，检查是否存在信息遗漏、表述不一致或数据错误（如金额大小写不符、期限表述模糊等）。
双方确认：对于涉及权利义务的核心条款（如付款节点、违约金比例），需与合作对方经办人再次沟通确认，保证双方理解一致。
复核签字：由记录责任人及部门负责人对清单内容进行复核，确认无误后签字，保证信息可追溯。
（四）存档管理阶段：规范留存与调用
纸质/电子归档：将签字确认的清单与合同文本、附件等一并归档，电子版备份至企业合同管理系统或指定存储路径，保证存储安全、调用便捷。
动态更新：若合同签订过程中发生变更（如补充协议、条款修订），需及时更新清单内容，并标注变更日期及原因，保证清单与最终合同版本一致。
三、合同签订关键信息记录清单模板
序号
信息类别
具体信息项
填写说明
填写示例（参考）
1
合同基本信息
合同编号
按企业合同管理规则编号，保证唯一性
CG-2024-001
合同名称
需体现合作核心内容，如“设备采购合同”“项目技术服务协议”
办公自动化设备采购合同
合同类型
如采购、服务、合作、租赁等
采购合同
签订日期
合同双方签字盖章的日期
2024年3月15日
签订地点
合同签署的具体地点（如公司会议室、线上会议平台等）
公司会议室A301
2
合同主体信息
甲方信息：名称
需与营业执照、公章一致
科技有限公司
地址
注册或实际经营地址
联系人
甲方对接人姓名
联系方式（内部编码）
甲方联系人办公电话（脱敏处理）
法定代表人
甲方营业执照登记的法定代表人
乙方信息：名称
同甲方要求
商贸有限公司
地址
同甲方要求
联系人
乙方对接人姓名
联系方式（内部编码）
乙方联系人办公电话（脱敏处理）
法定代表人
乙方营业执照登记的法定代表人
3
合同核心条款
合同标的
明确产品/服务/项目的具体名称、规格型号等
联想启天M500型台式计算机（含19寸显示器）
数量/规模
标的物的数量、服务范围或项目规模
10台
合同金额（大写）
保证与阿拉伯数字一致，无涂改
人民币壹拾万元整
合同金额（小写）
含税/不含税，币种
￥100,000.00（含税）
履行期限
明确起始/截止时间或阶段性节点
自合同签订之日起30日内交付并验收合格
履行地点
标的物交付地、服务提供地或项目实施地
甲方指定仓库（北京市区）
付款方式
分期/一次性，账户信息（脱敏处理）
签订后预付30%，验收合格后付70%
违约责任
明确违约情形及对应的违约金、赔偿金计算方式
逾期交货按日万分之五支付违约金
争议解决方式
协商/仲裁/诉讼，明确管辖机构（如协商不成提交仲裁委员会仲裁）
提交仲裁委员会仲裁
4
签订过程信息
谈判参与人
甲方：某某、某；乙方：某某、某
详见会议纪要
见证人（如有）
第三方参与人员及身份
律师：*某（律师事务所）
签订方式
纸质合同双方法定代表人签字并盖章/电子签章
纸质合同签字盖章
合同份数
明确正本、副本份数及持有方
正本2份（甲乙各执1份），副本4份
5
附件信息
附件清单
列明所有附件名称及页码
附件1：设备参数表（1-3页）
附件2：技术规格要求（4-8页）
6
备注信息
其他需说明事项
如合同生效条件、特殊约定等
本合同自双方法定代表
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