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行政后勤服务保障手册
一、日常办公服务保障
（一）办公设备报修服务
适用情形：办公电脑、打印机、复印机、投影仪、空调、饮水机等设备出现故障或异常时，需申请维修服务。
操作步骤：
提交报修申请：报修人通过后勤管理系统或填写《办公设备报修申请表》（见附件1），详细填写设备名称、故障描述（如“无法开机”“打印模糊”“异响”等）、报修人信息（姓名、部门、联系方式）及期望修复时间。
后勤接单处理：后勤部门收到申请后，1小时内确认信息完整性，对紧急故障（如大面积断电、关键设备宕机）优先处理，30分钟内响应；一般故障2小时内安排维修人员。
上门维修服务：维修人员携带工具上门，与报修人确认故障情况，排查原因并维修。若需更换配件，提前告知报修人配件名称及预估费用（经审批后更换）。
修复确认：设备修复后，报修人现场测试功能是否正常，确认无误后在《报修申请表》上签字。维修人员更新设备维修记录，同步至后勤管理系统。
反馈与归档：后勤部门在24小时内对报修人进行电话回访，知晓服务满意度，相关资料整理归档保存。
相关模板表格：
附件1：《办公设备报修申请表》
温馨提示：
报修时请务必准确描述故障现象，避免因信息模糊导致维修延误；
紧急故障可直接拨打后勤应急（内部号码），同步提交书面申请；
维修后请当场确认设备功能，未签字确认导致的问题由报修人自行负责；
公司设备不得私自拆卸或送外维修，违者按相关规定处理。
（二）办公用品申领服务
适用情形：部门或个人日常办公所需文具、耗材（如笔、本、文件夹、打印纸、墨盒等）不足时，需申领补充。
操作步骤：
需求统计：每月25日前，各部门指定专人（或行政助理）统计次月办公用品需求，填写《办公用品月度申领计划表》（见附件2），经部门负责人签字后提交后勤部门。
审核与采购：后勤部门汇总各部门需求，核对库存数量，编制《办公用品采购清单》，报后勤主管审批后统一采购。采购优先选择性价比高、环保合规的产品。
入库登记：物品送达后，后勤仓管员核对采购清单与实物，检查数量、质量是否合格，确认无误后入库并登记台账，更新库存信息。
发放与领用：后勤部门按《月度申领计划表》时间（每月1-5日）集中发放，或部门指定人员凭《办公用品领用单》（见附件3）至仓库领取，领取时签字确认。
库存盘点：每月末后勤部门组织库存盘点，保证账实相符，对积压或临近保质期的物品及时处理，避免浪费。
相关模板表格：
附件2：《办公用品月度申领计划表》
附件3：《办公用品领用单》
温馨提示：
申领请按实际需求填写，避免过度囤积造成资源浪费；
常规物品按月度计划申领，紧急少量需求可直接至仓库登记领取；
办公用品仅限办公使用，严禁私用或外借，违者追责；
仓库每周更新库存公示表，各部门可查询实时库存。
二、会议与活动服务保障
（一）会议服务保障
适用情形：部门例会、公司级会议、项目研讨会、外部接待会议等各类会议的场地、设备、物料等服务支持。
操作步骤：
会议需求提报：会议发起方提前2个工作日（大型会议提前5个工作日）通过后勤系统或填写《会议服务需求申请表》（见附件4），明确会议名称、时间、地点、参会人数、议程、设备需求（投影仪、麦克风、音响、视频会议系统等）、服务要求（茶水、横幅、席卡、资料打印等）及联系人信息。
资源协调与确认：后勤部门根据需求协调会议室（优先按部门级别、会议重要性安排）、设备、服务人员，1个工作日内反馈确认结果，若有冲突协商调整。
会前准备：
场地布置：根据会议性质摆放桌椅（圆形、课桌式、剧院式等），调试设备（保证投影清晰、麦克风无杂音、网络正常），摆放席卡、会议资料、茶水（矿泉水、茶杯、纸巾）等；
特殊需求：如需横幅，提前1天悬挂；如需视频会议，提前测试设备连接。
会中服务：会议开始前30分钟，服务人员到场待命；会议期间协助签到、引导入座，根据需求添加茶水、更换设备耗材，及时处理突发情况（如设备故障、人数超员等）。
会后整理：会议结束后1小时内，服务人员清理场地（回收茶具、整理桌椅、关闭设备），回收可重复利用物料（如席卡、资料袋），更新会议室使用记录。
相关模板表格：
附件4：《会议服务需求申请表》
温馨提示：
会议需求变更请提前1个工作日告知后勤部门，以便调整资源；
会议室使用期间请保持安静，爱护设备设施，损坏需照价赔偿；
涉密会议需提前标注，后勤人员将按保密要求规范服务（如禁止携带手机、资料统一回收）；
会议结束后，请带走个人物品及会议资料，避免遗漏。
（二）活动服务保障
适用情形：公司年会、团建活动、培训讲座、节日庆祝、外部接待活动等非日常性活动的场地布置、物资准备、人员协调等服务。
操作步骤：
活动方案对接：活动发起方提前5-10个工作日提交活动方案（含主题、时间、地点、流程、参与人数、预算、特殊需求等），后勤部门组织对接会议，明确服务范围（如场地布
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