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企业会议纪要记录模板规范

会议纪要的应用场景与必要性

在企业日常运营中，会议纪要作为记录会议核心内容、明确责任分工、传递决策信息的重要工具，广泛应用于各类正式会议场景。包括但不限于：周例会、项目推进会、部门协调会、年度总结会、专项研讨会等。通过规范化的纪要模板，可保证会议信息传递的准确性、责任分工的明确性以及后续执行的可追溯性，避免因信息遗漏或表述模糊导致的工作偏差。

会议纪要记录操作流程

一、会前准备阶段

明确会议基本信息

与会议组织者确认会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人、列席人员等）。

提前获取会议议程，梳理核心议题及预期目标，明确记录重点。

准备记录工具

根据会议性质选择记录方式：电子文档（如Word、Excel）或纸质模板，保证工具便捷且易于后续整理。

准备参会人员签到表（如需）、议题清单、相关资料复印件（如项目方案、数据报表等），供记录时参考。

分配记录职责

指定专人担任记录人，提前熟悉模板结构，保证能快速捕捉关键信息（如决议、行动项、争议点等）。

二、会中记录阶段

记录会议基本信息

按模板顺序填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员。

逐项记录议题内容

按议程顺序记录每个议题的讨论过程：包括发言要点（标注发言人，如“总监提出”“经理补充”）、不同观点的简要概述、数据支撑信息等。

重点记录决议事项（需明确结论、依据及执行原则）和行动项（需包含任务描述、负责人、完成时限）。

突出关键信息

对争议点、未达成共识的议题需单独标注，注明“待议”“需进一步调研”等状态。

避免记录与议题无关的闲聊内容，保证文字简洁、客观，不添加个人主观判断。

实时核对与补充

记录过程中，对不确定的信息（如数据、专有名词）及时向发言人确认，避免遗漏或错误。

复杂议题可使用“关键词+简短说明”的方式记录，会后整理时再补充完整。

三、会后整理阶段

整理与核对记录

会议结束后2个工作日内完成纪要初稿，对照会议录音（如有）或参会人员反馈，核对决议、行动项的准确性，保证无遗漏。

按模板格式规范排版：标题统一加粗，议题分级清晰（如“一、”“1.”“（1）”），行动项单独列表（含负责人、时限）。

审核与分发

将初稿提交主持人审核，确认内容无误后，按公司规定范围分发（如参会人员、相关部门负责人、存档部门）。

分发时注明“抄送”人员，保证信息传达到位。

归档与跟踪

将最终版纪要电子版及纸质版（如需）按日期分类归档，保存期限不少于1年（根据公司规定）。

对行动项建立跟踪台账，定期（如每周）提醒负责人反馈进度，保证执行落地。

标准会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

[例如：2024年Q3项目进度协调会]

会议日期

年月日

会议时间

上/下午时分—时分

会议地点

[例如：公司3楼会议室A/线上会议]

主持人

*总监

记录人

*助理

参会人员

经理、主管、*专员（共X人）

缺席人员及原因

[例如：*工程师：因出差请假]

列席人员

[如有，填写]

会议议题与记录

一、议题1：[议题名称]

讨论内容

[发言人1]观点：…；[发言人2]补充：…；争议点：…

决议事项

[例如：同意调整项目交付时间，由原定9月30日延至10月15日]

行动项

1.任务：更新项目计划书；负责人：主管；完成时限：9月20日2.任务：向客户同步延期原因；负责人：经理；完成时限：9月18日

二、议题2：[议题名称]

（同上结构，逐项记录）

其他事项

[如有临时动议或需跟进的未尽事宜，简要记录]

附件

[如有，列出附件名称，如：《项目进度表》《会议PPT》]

分发范围

主持人、参会人员、部门、存档：行政部

记录人签字

_______________

主持人审阅签字

_______________

记录要点与注意事项

内容准确性

禁止记录未经证实的猜测或个人观点，决议、行动项需与主持人确认无误。

人名、职务、数据等关键信息需反复核对，避免笔误。

及时性与完整性

会后24小时内完成初稿，48小时内分发，保证信息时效性。

议题讨论过程需包含主要观点，避免只记录结论而忽略关键依据。

格式规范性

严格按模板结构填写，避免随意增删栏目；行动项需明确“任务+负责人+时限”三要素。

语言简洁专业，避免口语化表达（如“大概”“可能”），使用“需”“应”“同意”等规范用语。

保密与责任

涉及敏感信息（如商业数据、人事调整）的会议，纪要需标注“内部保密”，按权限分发。

行动项负责人需对任务完成结果负责，记录人需定期跟踪进度，保证闭环管理。

特殊情况处理

对未达成共识的议题，需注明“下次会议继续讨论”或“需提交*领导决策”。

会议中途变更议程或新增议题，需及时补充记录，避免遗漏。