总经办组织架构及岗位职责说明文档.docxVIP

一、引言

总经理办公室（简称“总经办”）作为企业运营的核心枢纽部门，承担着承上启下、协调左右、联系内外的关键职能。为确保总经办各项工作的规范化、高效化运作，明确各岗位的职责与权限，提升整体工作效能，特制定本组织架构及岗位职责说明文档。本文档旨在为总经办团队建设、人员配置、绩效考核及日常管理提供依据与指导。

二、总经办组织架构

总经办直接隶属于公司总经理，是协助总经理处理公司日常综合性事务、统筹协调公司整体运营的核心管理部门。根据公司现阶段发展规模及业务需求，总经办组织架构设置如下：

*总经理办公室主任

*总经理秘书/行政秘书

*行政专员/助理

*（可根据公司规模及需求增设或调整岗位，如：档案管理员、法务专员、公关关系专员等）

说明：上述架构为通用参考模型，具体岗位设置及人员配置需结合公司实际情况进行调整。小型企业总经办人员可能身兼数职，大型企业则可能细分出更多专业化岗位。

三、岗位职责说明

（一）总经理办公室主任

直接上级：公司总经理

核心职责：

1.统筹管理：全面负责总经办的日常管理工作，制定部门工作计划并组织实施，确保部门高效、有序运作。

2.参谋助手：深入了解公司经营状况及发展战略，为总经理提供专业的决策支持与建议，协助总经理处理重要专项事务。

3.上传下达：准确传达总经理的各项指示、决策及公司政策，并督促检查执行情况；同时，收集各部门工作动态及反馈，及时向总经理汇报。

4.协调沟通：代表总经理协调公司内部各部门之间、以及公司与外部机构、合作伙伴之间的重要关系与事务，保障信息畅通与合作顺畅。

5.会务管理：负责公司重要会议（如总经理办公会、战略研讨会、年度工作会等）的组织筹备、议程安排、会议记录及纪要整理工作，跟踪会议决议的落实。

6.文件管理：负责公司重要文件、函电、报告的审核、起草或核稿工作，规范公司公文处理流程，确保公文质量。

7.制度建设：协助总经理推动公司各项管理制度、流程的建立、完善与落地执行，并监督检查执行效果。

8.资源保障：负责总经理及总经办所需资源的协调与保障，确保各项工作顺利开展。

9.团队建设：负责总经办团队的建设、培训与考核，提升团队整体专业素养与工作能力。

10.保密工作：严格执行公司保密制度，确保公司商业秘密及核心信息的安全。

任职要求（参考）：

*通常要求本科及以上学历，相关管理类专业优先。

*具备多年同类型企业相关管理经验，熟悉企业运营管理流程。

*具备出色的沟通协调能力、组织领导能力、分析判断能力及文字综合能力。

*思维敏捷，责任心强，能承受较大工作压力，具有高度的敬业精神和保密意识。

*熟练使用各类办公软件及办公自动化设备。

（二）总经理秘书/行政秘书

直接上级：总经理办公室主任（或直接向总经理汇报）

核心职责：

1.日程安排：负责总经理日常工作时间的统筹规划与日程安排，高效协调各类会议、会见、出差等活动。

2.事务处理：协助总经理处理日常办公事务，包括接听电话、接待来访、收发文件、处理邮件等。

3.文件起草与整理：根据总经理指示，起草、整理各类文件、报告、讲话稿等；负责总经理阅读文件、资料的筛选、分类与呈送。

4.会议服务：协助组织总经理主持或参加的各类会议，包括会前准备、会中记录、会后材料整理与跟踪。

5.信息传递：准确、及时地传递总经理的指示、要求及各类信息，确保内外沟通顺畅。

6.差旅安排：负责总经理公务出差的行程规划、票务酒店预订、差旅费用报销等后勤保障工作。

7.档案管理：负责总经理相关文件、资料的整理、归档与保管，确保档案的完整性与安全性。

8.后勤支持：协助处理总经理交办的其他临时性事务，提供必要的后勤支持。

9.保密工作：严格遵守保密规定，对接触到的公司机密信息予以严格保密。

任职要求（参考）：

*通常要求大专及以上学历，文秘、行政管理等相关专业优先。

*具备一定年限的秘书或相关工作经验。

*具备良好的文字功底、沟通表达能力、组织协调能力及应变能力。

*工作细致、认真负责、条理性强，具有良好的职业素养和服务意识。

*熟练掌握办公软件操作及现代化办公设备的使用。

（三）行政专员/助理

直接上级：总经理办公室主任

核心职责：

1.办公环境维护：负责总经办及指定办公区域的环境整洁、秩序维护，确保良好的办公条件。

2.办公用品管理：负责公司办公用品的采购、验收、登记、发放、盘点及费用控制等工作，保障办公物资的及时供应。

3.固定资产管理：协助进行公司固定资产（如办公设备、家具等）的登记、盘点、维护及报废处理等管理工作。

4.会务支持：协助做好各类会