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会计档案管理规范指引

会计档案作为单位经济活动的历史记录，是财务管理工作的重要组成部分，也是单位档案体系中不可或缺的关键一环。科学、规范地管理会计档案，不仅能够确保会计信息的真实性、完整性和可追溯性，为单位决策提供可靠依据，更有助于防范财务风险，满足审计、税务等监管要求。本指引旨在结合实践经验与相关准则，为各单位会计档案管理工作提供一套清晰、实用的操作规范，以期提升管理效能，发挥会计档案应有的价值。

一、会计档案的形成与收集

会计档案的管理始于其形成阶段，源头的规范直接决定了后续管理工作的质量。各单位应明确会计档案的形成范围，确保所有具有保存价值的会计核算专业材料均被纳入管理范畴。这通常包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料，如银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。

在日常会计核算过程中，会计人员应严格按照国家统一的会计制度规定，规范填制和审核会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。每一项经济业务的处理都应留有清晰的轨迹，相关的原始凭证附件应齐全、合规。对于外来原始凭证，需注意其真实性、合法性和完整性；对于自制原始凭证，应统一格式、明确要素、规范审批流程。

档案的收集工作应做到及时、完整。一般而言，当月的会计凭证应在账务处理完毕后，由会计人员负责整理、装订，并在规定期限内（通常为月度或季度结束后）向档案管理部门或指定的档案管理人员移交。财务会计报告等重要档案，在编制完成并经审核、签章后，应立即进行收集。对于电子会计档案，其元数据和相关的支持软件、系统配置信息等也应一并收集，确保电子档案的长期可读性。

二、会计档案的整理与归档

收集而来的会计档案，需经过系统的整理，才能实现有序管理和有效利用。整理工作是会计档案管理的基础环节，其核心在于分类、编号、排列和装订。

分类应遵循会计档案的形成规律和特点，通常可按照年度、类别进行。例如，先按年度分开，再在每个年度内按会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等类别划分。对于会计凭证，可进一步按收款凭证、付款凭证、转账凭证等细分，或按记账凭证的编号顺序排列。会计账簿可分为总账、明细账、日记账、固定资产卡片等。

编号是赋予会计档案唯一标识的过程，便于后续的检索和管理。编号方法应统一规范，具有逻辑性和可扩展性。可以结合年度、类别、保管期限等因素进行编码设计。例如，年度+类别代码+顺序号的模式。

排列应在分类和编号的基础上进行，确保同一类别的档案按一定顺序（如时间顺序、编号顺序）排列整齐。装订则是为了保护档案实体，便于保管和利用。会计凭证一般采用左上角装订或左侧装订，加装封面和封底，封面上应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等信息，并由装订人、会计主管人员签章。会计账簿在启用时应填写账簿启用表和目录，跨年使用的账簿，在年度结束后应按规定办理结转手续并整理装订。财务会计报告等应折叠整齐，加装封面。

整理完毕的会计档案，应及时办理归档手续。归档时，需填写《会计档案移交清册》，详细列明移交档案的名称、卷号、册数、起止年度、保管期限、已保管期限、应保管期限等内容，由移交人和接收人双方签字盖章，明确责任。电子会计档案的归档，应符合国家有关电子档案的管理规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与纸质档案建立关联。

三、会计档案的保管与防护

会计档案的保管是一项长期工作，旨在确保档案的安全与完整，延长其使用寿命。档案保管场所应具备适宜的条件，首先要符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”要求。库房应保持干燥通风，温度和相对湿度应控制在规定范围内（通常温度14-24℃，相对湿度45-60%为宜）。

档案库房应配备必要的防护设备，如灭火器、消防栓、温湿度计、防虫药剂、防磁柜（针对磁性介质档案）等。对于电子会计档案，除了物理安全，还需特别关注网络安全和数据备份，防止信息泄露、丢失或被篡改。应定期对电子档案进行备份，并存储于不同的物理地点。

档案的存放应科学有序。可采用档案柜、档案架等设备，按照档案的分类编号顺序进行排列。不同保管期限、不同类别的档案应尽可能分开存放。档案柜（架）上应贴有明显的标识，注明存放档案的年度、类别等信息，方便查找。

建立健全会计档案保管制度，明确保管责任。非档案管理人员未经许可不得擅自进入档案库房。档案管理人员应定期对库存档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对于破损、褪色或字迹模糊的会计档案，应及时进行修复或复制。

四、会计档案的利用与借阅

会计档案的利用是实现其价值的关键环节。单位应建立规范的会计档案利用制度，明确利用的范围、程序和要求，既要满足单位内部管理、审计、查账等工作需要，也要依法依规向外部单位或个人提供利用服务。

内部人员因工作需要查阅会计档案，需填写《会计档案