采购需求申请单标准化模板明确采购需求.docVIP

采购需求申请单标准化模板使用指南

一、适用范围与典型应用场景

行政办公类：如办公文具采购、办公设备（电脑、打印机）新增或更换、会议室设备升级等；

生产运营类：如生产原材料补充、零部件采购、生产设备维修配件更换等；

项目实施类：如新项目启动所需的专业设备、软件系统、服务外包（如咨询、设计）等；

后勤保障类：如劳保用品采购、食堂物资补充、厂区绿化维护服务等。

二、标准化操作流程指南

第一步：需求发起与信息填写

申请人根据实际需求，填写《采购需求申请单模板》（见第三部分），保证信息完整、准确，包括需求部门、需求描述、规格型号、数量、预算金额等核心字段。

需求描述需具体明确，避免模糊表述（如“一批办公用品”应细化为“A4纸100包、签字笔50支”）；规格型号如涉及技术参数，需附技术参数表作为附件。

第二步：部门内部审核

申请人将填写完整的申请单提交至部门负责人*，部门负责人需从需求的必要性、合理性及与部门工作计划的匹配性进行审核。

审核通过后，部门负责人在“部门负责人审核”栏签字确认；如需调整，应明确修改意见并退回申请人重新填写。

第三步：采购部门复核

部门审核通过后，申请单提交至采购部门*，采购部门重点复核以下内容：

需求是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标金额标准）；

预算金额是否在部门年度预算范围内，超预算需求是否已履行预算调整流程；

规格型号、数量等是否明确，附件是否齐全（如技术图纸、供应商推荐名单等）。

复核通过后，采购部门在“采购部门复核”栏签字；如发觉问题，与申请人及需求部门沟通后提出修改意见。

第四步：分级审批

根据采购金额及重要性，申请单需提交至相应层级审批：

小额采购（如金额≤5000元）：由采购经理*审批；

中等金额采购（如5000元＜金额≤5万元）：由分管副总*审批；

大额采购（如金额＞5万元）：由总经理*审批，必要时提交总经理办公会集体审议。

审批人在“审批意见”栏明确签署“同意”“不同意”或“补充说明”，不同意的需注明理由。

第五步：采购执行与归档

审批通过后，采购部门根据申请单内容启动采购流程（如供应商寻源、比价、合同签订等），并将采购进度同步至需求部门。

采购完成后，申请单原件由采购部门归档保存，电子版同步至公司档案管理系统，留存期限不少于3年。

三、采购需求申请单模板（标准版）

申请单编号

[系统自动，如CG-2024-X]

申请日期

年月日

需求部门

[如：行政部/项目部/生产部]

申请人

*

联系方式

[内部分机号/企业]

紧急程度

□普通□紧急□特急

采购类别

□物资类□设备类□服务类□工程类

预算金额

￥

需求用途说明

[详细说明采购物品/服务的使用场景、目的，如“用于2024年Q3新员工入职培训物资采购”]

采购物品/服务明细

规格型号/技术参数

单位

数量

[如：联想ThinkPad笔记本]

[如：i5处理器/16G内存/512G固态硬盘]

台

5

[如：会议室投影仪]

[如：1080P分辨率/3000流明/含幕布]

台

1

合计金额

￥

附件清单

□技术参数表□供应商推荐名单□比价记录□其他：[如：项目立项批复文件]

部门负责人审核

意见：______________________签字：__________日期：年月日

采购部门复核

意见：______________________签字：__________日期：年月日

审批意见

□同意审批人：__________日期：年月日□不同意理由：______________________审批人：__________日期：年月日

采购执行记录

供应商名称：______________________合同编号：______________________实际采购金额：￥__________采购人：__________日期：年月日

四、填写与使用关键提示

信息完整性：带“*”字段为必填项，需求描述、规格型号等需具体详实，避免“一批”“若干”等模糊表述；如涉及定制化产品或服务，需附详细技术要求或服务标准。

预算准确性：预估金额应参考历史采购数据或市场价格，保证与实际采购成本偏差不超过±10%；超预算需提前提交《预算调整申请表》。

审批时效：普通采购需求需在提交申请后3个工作日内完成审批；紧急采购需求需标注“特急”，审批流程需在1个工作日内完成。

附件规范：技术参数表需由需求部门技术负责人*签字确认；供应商推荐名单需注明推荐理由（如“合作3年以上，质量稳定”）。

变更处理：采购需求在审批通过后如需变更（如数量增减、规格调整），需提交《采购需求变更申请表》，重新履行审批流程。

禁止行为：严禁拆分采购金额规避审批流程，严禁虚构采购需求，保证申请真实、合规。