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工作告知函写作技巧及示范

在职业沟通中，工作告知函扮演着至关重要的角色。它是传递信息、明确事项、协调工作的正式书面工具，其写作质量直接影响沟通效率与职业形象。一份结构清晰、内容准确、表达得体的告知函，能够有效避免误解，确保信息的顺畅传递。本文将结合实践经验，阐述工作告知函的写作技巧，并提供实用范例供参考。

一、工作告知函的核心写作技巧

撰写工作告知函，需把握“清晰、准确、简洁、得体”四大原则，并在具体行文过程中注意以下要点：

（一）明确目的与对象，奠定写作基调

动笔之前，首先要清晰界定函件的写作目的：是通知一项决定、告知一个事项、传达一个流程，还是提醒某项注意事项？目的不同，函件的侧重点和表达方式也会有所区别。同时，必须明确受众是谁——是上级领导、同级部门，还是下属员工或外部合作方？对象不同，称谓、语气、内容的详略程度均需调整。例如，对上级的告知函应更注重结果和请示，对同级部门则需强调协作与配合，对下属则应清晰指示并阐明要求。

（二）内容精准，言简意赅，突出核心信息

工作告知函的核心在于“告知”，因此内容必须精准无误。应开门见山，直接点明主旨，避免不必要的铺垫和冗余的客套。函件中涉及的时间、地点、人物、事件、原因、要求等关键信息，务必准确、具体，避免模糊不清或产生歧义。语言表达应力求简练，摒弃空话、套话，用最直接的方式传递核心内容，让接收方能够迅速抓住重点。

（三）结构清晰，逻辑严谨，便于阅读理解

一份规范的告知函，其结构应清晰明了，通常包括标题、称谓、正文、落款和日期几个部分。

*标题：应简明扼要地概括函件的核心内容，让人一眼便能了解函件主旨，例如“关于XX会议时间调整的告知函”、“关于启动XX项目的通知”。

*称谓：根据接收对象的身份和范围，使用恰当的称呼，如“尊敬的各位领导”、“各相关部门”、“全体员工”等。

*正文：这是函件的主体部分。开头可简要说明发函的背景或依据，然后阐述告知的具体事项。若内容较多，可分点列出，使条理更清晰。对于需要对方知晓并执行或配合的事项，应明确责任主体、具体要求和完成时限。

*落款：写明发函部门或个人名称，并加盖公章（如为单位行为）。

*日期：注明发函的年月日。

正文内部的逻辑关系也需严谨，或按时间顺序，或按重要程度，或按事项类别组织内容，确保行文流畅，条理清晰。

（四）语气得体，措辞规范，体现职业素养

告知函的语气应根据告知事项的性质和与接收方的关系来确定。总体而言，应保持客观、专业、礼貌的基调。对于常规性的信息传递，语气可以平实、肯定；对于需要协调或请求配合的事项，语气应谦逊、委婉；对于一些需要引起重视的警示性告知，则应严肃、明确。措辞需规范、正式，避免使用口语化、随意化的表达，更要杜绝使用攻击性或情绪化的语言。

（五）格式规范，核对无误，确保专业呈现

遵循规范的书面格式是职业素养的体现。除了上述结构要素外，字体、字号、行距等排版细节也应注意，力求整洁、美观。在函件发出前，务必仔细校对，检查是否有错别字、语句不通顺、信息不准确、逻辑矛盾等问题，确保函件内容准确无误，格式规范统一。

二、工作告知函范例

范例一：事项通知类

标题：关于举办“高效沟通技巧”内部培训的告知函

各部门：

为进一步提升员工的职业素养和沟通效率，促进团队协作，人力资源部定于本月下旬组织“高效沟通技巧”内部培训。现将具体事宜告知如下：

一、培训主题：高效沟通技巧与实践应用

二、培训时间：X月X日（周X）下午2:00-5:00

三、培训地点：公司X号会议室

四、参训人员：各部门员工（鼓励全员参与，确因工作无法参加者需向部门负责人请假，并于X月X日前将请假名单报至人力资源部）

五、培训讲师：XXX（资深人力资源管理师）

六、其他事项：

1.请参训人员提前安排好本职工作，准时参加。

2.培训期间请将手机调至静音或震动状态。

3.如有特殊情况，请及时与人力资源部联系，联系人：XXX，分机：XXXX。

特此告知。

人力资源部

XXXX年X月X日

范例解析：此范例标题直接点明培训主题，称谓明确。正文开头简述培训目的，然后通过分点方式清晰列出培训的各项具体安排，信息全面且条理分明。结尾使用“特此告知”作为规范结束语，落款和日期完整。整体语气正式、客观，符合内部通知的要求。

范例二：信息变更与提示类

标题：关于XX系统升级维护的告知函

尊敬的各位用户：

为提升系统性能，优化用户体验，信息技术部计划于近期对XX业务管理系统进行升级维护。现将相关事宜告知如下：

一、维护时间：XXXX年X月X日（周X）晚上8:00至X月X日（周X）凌晨2:00。

二、影响范围：在此期间，XX业务管理系统将暂停服务，相关线上业务办理、数据查询等功能将无法正常使用。

三、温馨提示：

1.请各位用户提前做好工作