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做账实操-会议管理办法

一、目的

为规范公司会议组织与管理，提会议效率，确保会议决策

的有效传达和执行，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司内部各类正式会议，包括但不限于管理层

会议、部门会议、项目会议、跨部门协调会议等。

三、会议分类及组织

1.管理层会议

会议周期：定期召开，如每周或每月固定时间召开一

次，特殊情况可临时召集。

参会人员：公司层管理人员，根据议题需要可邀请

相关部门负责人列席。

会议组织：由公司办公室负责会议通知、议程安排、

会议记录等工作，会议主持人一般为公司总经理或指定的

层领导。

2.部门会议

会议周期：各部门根据自身工作需要自行确定，可每

周、每两周或每月召开一次。

参会人员：部门全体成员或相关业务骨干，必要时可

邀请其他部门人员参加。

会议组织：由部门负责人或指定专人负责组织，包括

确定会议时间、地点、通知参会人员、准备会议资料等工作，

会议主持人通常为部门负责人。

3.项目会议

会议周期：根据项目进度和实际需要不定期召开，一

般在项目关键节点、遇到问题或需要协调资源时召开。

参会人员：项目团队成员、涉及的相关部门代表以及

项目负责人认为有必要参加的人员。

会议组织：由项目负责人负责组织，安排会议相关事

宜，会议主持人即为项目负责人。

4.跨部门协调会议

会议周期：不定期召开，当出现跨部门工作衔接问题、

需要共同解决的事项或制定协同工作计划时召开。

参会人员：涉及相关问题的各部门负责人及具体业务

人员，必要时可邀请公司层领导参加。

会议组织：由牵头部门负责组织，与相关部门沟通确

定会议时间、地点、议程等，会议主持人根据具体情况由牵

头部门负责人或公司指定的领导担任。

四、会议通知

1.通知时间

提前发出会议通知，一般管理层会议应提前凶天通知，部门

会议提前X［］天通知，项目会议和跨部门协调会议根据实际情

况提前X［］天至凶小时通知，确保参会人员有足够时间准备。

2.通知内容

通知应包含会议主题、时间、地点、参会人员、议程（如有）

以及需要参会人员提前准备的资料等关键信息，可通过邮件、

即时通讯工具、办公系统等方式进行通知，对于重要会议，

可要求参会人员回复确认收到通知。

五、会议准备

1.资料准备

会议组织者或主持人应提前收集、整理与会议主题相关的资

料，如工作报告、数据分析、项目进展情况等，并在会议前

分发给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，提会

议效率。

2.场地与设备准备

根据会议规模和需要，选择合适的会议场地，确保场地环境

安静、整洁，能够满足会议需求。同时，提前检宜并准备好

会议所需的设备，如投影仪、音响设备、麦克风、网络等，

保证设备正常运行。

六、会议召开

1.签到与入场

参会人员应按照会议通知要求准时签到入场，会议组织者负

责记录参会人员签到情况，对于迟到未到的人员应及时进

行提醒和统计。

2.会议主持

会议主持人应按照议程有序主持会议，控制会议节奏和时间,

引导参会人员围绕会议主题进行讨论发言，确保会议重点

突出高效进行，避免出现偏题冗长拖沓等情况。

3.会议记录

安排专人负责会议记录，记录内容应包括会议的基本信息

（如会议主题时间地点参会人员等）会议讨论的主

要内容达成的共识做出的决策以及下一步的行动计划等

重要信息，会议记录要准确完整清晰。