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行政公文管理制度

一、总则

为适应公司（或单位，下同）各项管理工作的实际需要，规范行政公文的处理流程，提高公文质量和办文效率，确保政令畅通与信息传递的准确、及时、安全，依据国家相关法律法规及上级主管部门的有关规定，结合本单位实际情况，特制定本制度。

本制度所称行政公文（以下简称“公文”），是指公司在行政管理过程中形成的，具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级指示精神、发布规章制度、请示和答复问题、报告工作、商洽事务等的重要工具。

公文管理遵循统一领导、分级负责、规范有序、高效保密的原则。公司综合管理部门（或办公室，下同）是公文处理的管理部门，负责组织、协调、指导和监督公司的公文处理工作。各部门应指定专人负责本部门的公文处理工作，并保持人员相对稳定。

二、公文种类

公司常用公文种类主要包括：

1.通知：适用于发布规章制度、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文，以及传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员等。

2.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

3.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

4.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

5.批复：适用于答复下级机关请示事项。

6.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

7.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

8.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

9.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

各部门应根据实际工作需要，正确选用公文种类，确保公文的规范性和有效性。

三、公文格式

公文格式一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

1.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

2.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

3.标题：由发文机关名称、事由和文种组成。标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般不超过规定字数。

4.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

5.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。正文一般分导语、主体、结语三部分，逻辑清晰，表述准确，文字简练。

6.附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）。

7.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

8.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

9.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

10.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

11.页码：公文页数顺序号。

公文用纸采用标准A4型，排版、字体、字号等应符合国家及公司相关规定，确保版面整洁、规范。

四、行文规则

行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

1.行文关系：根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

2.向上级机关行文：原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

3.向下级机关行文：主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

4.平行机关行文：同级机关、不相隶属机关之间根据工作需要可以联合行文，也可以用函商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

五、公文处理程序

公文处理包括收文办理、发文办理和整理归档。

（一）发文办理

发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、