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办公室文件归档管理流程范本

一、文件形成与初步处理

文件的归档管理，应始于其形成之初。

1.文件识别与筛选：各部门及员工在日常工作中产生或接收的各类文件（包括纸质文件与电子文件），需首先判断其是否具有保存价值。通常，具有凭证性、查考性、依据性或参考价值的文件应纳入归档范围。临时性、事务性且无后续查考必要的文件可按规定及时处理。

2.初步登记与标识：对于确定需要归档的文件，应由文件形成人或相关责任人进行初步登记，记录文件名称、形成日期、来源、主要内容概要等基础信息，并根据初步判断进行大致的类别标识，为后续分类工作奠定基础。

3.版本控制：对于存在多版本的文件，尤其是重要的业务文件或技术文档，应明确标识版本号及修改记录，确保归档文件为最新有效版本或完整的版本序列。

二、文件分类

科学合理的分类是文件归档的核心环节，直接影响后续检索效率。

1.制定分类体系：根据单位性质、业务范围及管理需求，制定统一的文件分类体系。常见的分类方法包括按部门分类、按业务类型分类、按文件性质分类（如政策类、合同类、项目类、人事类、财务类等），或结合年度、层级等因素进行复合分类。分类体系应具有逻辑性、稳定性和可扩展性。

2.执行分类操作：文件形成人或档案管理员依据既定的分类体系，对初步处理后的文件进行具体归类。分类过程中应保持一致性，对不确定类别的文件，可通过会商确定。

3.分类层级：分类体系可设置多级类目，如一级类目（部门/业务大类）、二级类目（子业务/文件类型）等，以便于精细化管理。

三、文件著录与编号

著录与编号是赋予文件“身份标识”的过程，便于识别与检索。

1.著录项设置：确定文件著录项目，通常包括文件编号、文件名称、形成单位/部门、形成日期、责任者、页数、附件情况、主题词/关键词、分类号、密级、保管期限等。电子文件还需包括文件格式、存储路径、访问权限等信息。

2.编号规则：制定规范的文件编号规则。编号应体现分类信息，并具有唯一性。例如，可采用“分类号-年度-顺序号”或结合部门代码等方式编制。编号规则应简明易懂，便于记忆和手工/系统录入。

3.执行著录与编号：按照著录项和编号规则，对每份归档文件进行详细著录和编号，并将信息记录于文件登记簿或档案管理系统中。

四、文件整理与装订

对同一类别的文件进行系统化整理，使其有序化。

1.排序：同一类目下的文件，可按形成时间顺序、重要程度、或文件编号顺序进行排列。

2.编写页码：对于多页组成的纸质文件，应在每页标注页码，确保文件的完整性和顺序性。

3.装订：根据文件厚度和保管要求，对纸质文件进行装订。装订方式应规范、牢固，便于翻阅。可采用线装、胶装或使用专用文件夹、文件盒等。装订前应去除文件中的金属物。

4.填写卷内目录/备考表：对于装订成册的文件，应填写卷内文件目录和备考表，注明本卷文件情况、整理人、检查人等信息。

五、归档与保管

文件整理完毕后，正式进入归档保管阶段。

1.归档移交：各部门应定期（如每月、每季度）将整理好的文件向单位档案管理部门或指定档案员进行移交。移交时需填写《文件归档移交清单》，双方核对无误后签字确认。

2.库房/存储环境要求：纸质文件应存放在符合“九防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁）要求的档案库房内，配备必要的温湿度调控设备。电子文件应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，做好备份和防病毒措施。

3.排架管理：纸质档案应按照一定的顺序（如分类号、年度）进行排架，并在档案柜上标注类别标识，便于存取。

4.定期清点：档案管理员应定期对库存档案进行清点核对，确保账物相符，发现问题及时处理。

六、文件利用与借阅

文件归档的最终目的是为了利用，需建立规范的利用制度。

1.利用权限：根据文件密级和内容敏感性，设定不同的查阅权限。确保只有授权人员才能查阅相应文件。

2.借阅登记：建立文件借阅登记制度，借阅人需填写《文件借阅登记表》，注明借阅文件名称/编号、借阅日期、借阅事由、预计归还日期、借阅人信息等。

3.借阅期限与续借：设定合理的借阅期限，到期未归还需办理续借手续。

4.利用方式：可提供原件查阅、复印件、扫描件发送等多种利用方式。原则上，珍贵或易损档案应提供复制件利用。

5.利用监督：严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。借阅文件应妥善保管，防止遗失和泄密。

6.归还与注销：借阅人归还文件时，档案管理员应检查文件完整性，并在借阅登记薄上注销。

七、档案鉴定与销毁

对于已到保管期限的档案，需进行鉴定和处理。

1.定期鉴定：由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对已超过保管期限的档案进行价值鉴定。

2.鉴定结果处理：通过鉴定，对仍有保存价值的档案，可延