费用报销制度.docxVIP

费用报销制度

为规范公司费用管理，保障资金使用效率与合规性，结合国家相关法律法规及公司实际经营需求，制定本费用报销管理规范。本规范适用于公司全体员工因日常经营活动产生的各项合理费用报销，包括但不限于差旅费、办公费、业务招待费、交通费、培训费、会议费等。

一、报销基本原则

（一）真实性原则。所有报销费用须为实际发生的经营相关支出，报销人须提供与经济业务完全匹配的合法票据，票据记载内容（包括但不限于日期、金额、交易双方名称、服务内容）须与实际业务一致，禁止虚构交易、伪造票据或通过拆分费用套取资金。

（二）合理性原则。费用支出须符合业务必要性，遵循“必要、节约、高效”要求。各部门应建立费用预算前置审核机制，超出预算或明显超出合理范围的费用（如非业务需要的高档消费、超额住宿标准等）不予报销。

（三）及时性原则。费用报销须在业务完成后30日内提交，因特殊情况（如境外出差、项目跨月结算）无法按时提交的，须在期限内书面说明原因并经部门负责人及财务负责人审批，逾期未提交且无合理解释的，不予受理。

（四）合规性原则。报销票据须符合国家税务管理规定，优先取得增值税专用发票（符合抵扣条件的）；普通发票须加盖开票单位有效印章，电子发票须注明“仅供报销使用”且无重复打印痕迹；行政事业性票据须为财政部门监制的有效票据。

二、报销流程与操作规范

（一）报销单据填写与票据整理

1.报销人需通过公司财务系统填写《费用报销单》，逐项填写费用类型（如差旅费、招待费等）、发生日期、金额（大小写一致）、业务事由（须具体说明事项背景、参与人员、目的等），并关联对应的预算项目。

2.票据粘贴须使用公司统一提供的票据粘贴单，按费用类型分类（如交通费、住宿费分开），从左至右、从上到下均匀排列，避免重叠或覆盖票据信息；票据金额合计须与报销单填写金额一致，差额超过50元的须单独备注说明。

3.电子票据（如电子发票、网约车行程单）须通过财务系统上传原件扫描件（或清晰照片），系统自动校验重复报销情况，重复提交的票据将被标记并退回。

（二）部门审核

1.报销人填写完毕后，提交至部门负责人审核。部门负责人须核实业务真实性、必要性及是否符合部门预算，重点核查费用事由与票据内容的匹配性、金额合理性（如招待费需核对参与人数与人均消费是否超标），审核通过后在系统中签署意见。

2.涉及多部门协作的费用（如跨部门会议费），须由主办部门负责人牵头审核，协办部门负责人确认参与情况及费用分摊比例。

（三）财务审核

1.财务部门收到报销申请后，须在3个工作日内完成以下审核：

（1）票据合法性：检查票据是否为有效凭证，是否按规定加盖印章，电子票据是否已归档且无重复；

（2）金额准确性：核对票据金额与报销单金额是否一致，计算是否有误（如差旅费中的交通、住宿、补贴分项合计与总金额匹配）；

（3）标准符合性：对照本规范及公司《费用报销标准表》，核查是否超标准报销（如住宿费是否超过职级对应标准）；

（4）预算执行情况：确认费用是否在已批复的预算范围内，超预算费用须提供经审批的预算调整单。

2.审核中发现票据不合规、金额错误或超标准等问题，财务部门须一次性列明问题并退回，报销人须在5个工作日内补充或修正，逾期未处理的视为放弃报销。

（四）审批与支付

1.财务审核通过后，报销申请按以下权限逐级审批：

（1）单次报销金额≤5000元：由部门负责人审批；

（2）5000元＜单次报销金额≤20000元：由部门负责人+分管副总审批；

（3）单次报销金额＞20000元：由部门负责人+分管副总+总经理审批；

（4）特殊费用（如年度培训计划外的临时培训、超标准业务招待）无论金额大小，须额外提交总经理审批。

2.审批完成后，财务部门在2个工作日内完成支付，款项直接汇入报销人本人银行账户（与公司备案信息一致），禁止代领或现金支付（除500元以下小额零星支出且无法通过银行结算的情况外）。

三、主要费用报销标准

（一）差旅费

1.定义：因公务出差产生的交通费、住宿费、餐费补贴及其他杂费（如行李托运、订票手续费）。

2.交通费标准：

（1）长途交通：总经理及以上可乘坐飞机商务舱、高铁/动车商务座；总监级可乘坐飞机经济舱、高铁/动车一等座；其他员工可乘坐飞机经济舱（经分管副总审批）、高铁/动车二等座、普通列车硬卧。

（2）市内交通：出差地市内交通费按每人每天80元限额报销（凭票），或选择领取定额补贴（50元/天），二者不可兼得；自驾出差的，按0.8元/公里补贴油费（需提供往返里程记录），不再报销市内交通费。

3.住宿费标准（