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物业合同管理工作手册

一、总则

1.1目的与依据

为规范物业服务企业合同管理工作，明确合同管理职责，优化合同管理流程，防范合同风险，保障企业及业主的合法权益，提高经济效益和管理效率，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于本物业服务企业（以下简称“公司”）及所属各物业管理处（或项目）对外签订的各类合同、协议、承诺书等具有法律约束力的文件的管理。包括但不限于物业服务合同、专项服务合同（如清洁、安保、绿化、工程维保等）、采购合同、租赁合同等。

1.3基本原则

合同管理工作应遵循以下原则：

*合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及政策规定。

*审慎性原则：对待合同的每一个环节均应保持高度谨慎，充分预估风险，确保合同条款的严谨性和可执行性。

*效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，降低成本，提升服务质量与经济效益。

*权责对等原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与权限，确保责任落实到人。

*全程管理原则：对合同的发起、谈判、起草、评审、签订、履行、监控、变更、终止、归档等进行全过程跟踪与管理。

二、组织与职责

2.1管理部门

公司指定物业管理处（或行政部/综合管理部，根据企业实际情况确定）作为合同管理的归口部门，负责统筹、协调、监督全公司的合同管理工作。

2.2归口部门主要职责

*制定和完善公司合同管理相关制度及流程。

*组织合同管理相关的培训工作。

*负责公司标准合同文本的制定、修订与推广。

*对合同的合法性、合规性进行初步审核（如无专职法务，可联系外部法律顾问）。

*监督合同的履行情况，协助处理合同纠纷。

*负责合同档案的统一管理。

2.3相关部门职责

*需求部门：根据实际工作需要提出合同立项申请；负责合同标的具体需求的确认；参与合同谈判；负责合同的具体履行、过程监控、验收及相关资料的收集。

*财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等进行审核；根据合同约定办理款项支付；参与合同经济条款的谈判。

*法务部门（或外聘法律顾问）：负责对合同的合法性、合规性、完整性进行专业审核；提供法律意见；协助处理合同纠纷及诉讼事务。（如无专职法务，此职责可由归口部门或指定人员对接外部法律顾问）

*公司领导：根据权限对合同进行审批。

三、合同的发起与准备

3.1合同需求的提出

需求部门因工作需要确需签订合同的，应填写《合同立项申请表》，说明合同立项的背景、目的、主要内容、预算金额、预计履行期限等，并附相关支撑材料。

3.2可行性研究与风险评估

需求部门应对合同立项的必要性、可行性进行初步分析，并对潜在风险进行评估。对于重大或复杂合同，归口部门可组织相关部门进行联合评审。

3.3供应商（或合作方）的选择与考察

对于需要确定合作方的合同，应按照公司相关规定选择合格的供应商或合作方。可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式进行。需求部门负责对潜在合作方的资质、信誉、履约能力、财务状况等进行考察和评估，并收集相关证明材料。

3.4合同主要条款的初步拟定

需求部门应根据实际需求，与潜在合作方进行初步沟通，明确合同的主要条款，如标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。

四、合同的起草与评审

4.1合同文本的起草

*优先使用公司制定的标准合同文本。

*无标准文本的，可由需求部门根据协商结果起草，或由合作方提供合同草案。

*合同文本应语言严谨、条款明确、权利义务对等、逻辑清晰。

4.2合同评审

合同正式签订前，必须经过内部评审程序。

*部门评审：需求部门负责人对合同草案进行初步审核，重点审核需求的准确性、条款的合理性。

*专业评审：合同草案依次提交财务部门、法务部门（或法律顾问）及其他相关专业部门进行评审。各评审部门应在规定时限内出具明确的评审意见。

*综合评审：归口部门汇总各专业评审意见，对合同草案进行综合审核。对存在异议的条款，组织需求部门与相关方进行沟通协调，修改完善。

4.3评审意见的处理

需求部门应根据各部门的评审意见对合同草案进行修改。对无法达成一致的意见，由归口部门协调解决，必要时上报公司领导裁定。

五、合同的签订

5.1合同文本的最终确认

合同草案经评审通过后，由需求部门根据评审意见修改完善，形成合同正式文本，报归口部门复核。

5.2审批流程

《合同审批表》应附合同正式文本及相关评审意见，按照公司规定的审批权限逐级上报审批。审批人应对合同的合规性、经济性、可行性进行审查并签署意见。

5.3合同的签署

*合同经最终审批通过后，方可正式签署。