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病历归档与保管管理制度

第一章总则

第一条目的和依据

为了规范医院病历的归档与保管工作，保护病历的安全性和完整性，提高病历管理效率，订立本制度。

本制度依据《中华人民共和国医疗法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规，遵从保护病人隐私和医疗机构信息安全的原则。

第二条适用范围

本制度适用于医院病历归档与保管管理工作的全过程，包含病历的归档、存储、保管、查询、借阅和销毁等环节。

第三条定义

病历：指在医院进行诊疗活动中，医务人员对病人进行的诊断、治疗、护理、病情察看和转诊转院等情况的记录和资料，包含纸质病历和电子病历。

归档：指将病历依照肯定规定整理、标识，并存放在指定位置的行为。

保管：指对病历进行妥当的存放、防火防潮、防止丢失和损坏的管理工作。

第二章病历归档

第四条病历归档的责任与要求

医疗部门负责医院病历的归档工作，设立特地的病历归档室。

病历归档室应具备合适的存放设施和设备，确保病历的安全性和完整性。

第五条归档规定

纸质病历归档：依据病历号和时间次序，将病历按科室、病种进行分类，然后分别依照病历号的次序进行归档。

电子病历归档：将电子病历存储在医院数据库中，并采用严格的权限掌控和加密措施，确保病历的安全性。

第六条归档标识

纸质病历应在封面上标注病历号、患者姓名、科室和医生信息，并使用防水、耐磨的归档标签进行标识。

电子病历应在系统中建立相应的索引和标识，确保能够快速定位和检索病历。

第七条病历查阅与借阅

医务人员可以通过电子系统查询病历信息，不得私自修改或删除病历内容。

对于需要借阅病历的医务人员，应在病历归档室进行登记并填写借阅单，经相关部门审核后方可借阅。

借阅时间不得超出3天，并在借阅期间负责维护病历的安全和完整。

第八条病历归档期限

住院病历应在患者出院后的7个工作日内归档完毕。

门诊病历应在医生开具完全部医嘱后的3个工作日内归档完毕。

急诊病历应在患者治疗完毕后的24小时内归档完毕。

第三章病历保管

第九条病历存储环境

病历归档室应配备适当的恒温、恒湿设备，保证病历存储环境恒定，防止病历变质。

病历存储区域应干燥通风，避开阳光直射，防止火灾和水患。

第十条病历保密与权限管理

病历归档室人员必需严格遵守保密规定，不得私自查阅、复印、泄露病历信息。

病历归档室应建立权限管理制度，限制不同岗位人员的操作范围，确保病历信息的安全和完整。

第十一条病历备份与灾备

电子病历应定期进行数据备份，存储在安全可靠的地方，以防数据丢失或损坏。

病历归档室应订立灾难应急预案，确保在突发情形下能够及时保护病历和数据的安全。

第四章病历销毁

第十二条病历销毁程序

依照医疗废物处理的相关规定，病历归档室应定期将已实现保管期限的病历进行销毁。

病历归档室应填写销毁登记表，并进行备案和审批，确保病历销毁合法、安全。

第十三条病历销毁方式

纸质病历应采用机密级别的文件碎纸机进行销毁，确保无法恢复。

电子病历应采用数据清除和加密的方式进行销毁，确保无法恢复。

第五章监督与检查

第十四条监督责任

医院管理部门应加强对病历归档与保管工作的监督，确保本制度的执行。

第十五条定期检查

医院管理部门应定期对病历归档与保管工作进行检查，发现问题及时整改和提出建议。

第六章附则

第十六条制度的解释和修订

本制度的解释权和修订权归医院管理部门全部，必需时可以依据工作需要进行修订和增补。修订后的制度应及时通知全院各相关部门，并做好培训工作。

第十七条生效日期

本制度自发布之日起生效。

第十八条附则

本制度相关事宜未尽事宜，由医院管理部门具体负责解释和处理。