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现代办公自动化设备使用规范

在信息技术日新月异的今天，办公自动化设备已成为我们日常工作中不可或缺的得力助手。它们极大地提升了工作效率，优化了业务流程。为确保这些设备能够长期稳定运行，保障信息安全，降低运营成本，并营造一个高效、有序、安全的办公环境，特制定本使用规范。全体人员在使用各类办公自动化设备时，均应严格遵守。

一、通用操作与维护原则

1.1安全第一，规范操作

所有人员在使用办公自动化设备前，应充分了解其基本操作规程，特别是涉及电源、网络连接等方面的安全注意事项。严禁违规操作，如私自拆卸设备、强行插拔电源或数据线、超负荷使用电源插座等。如遇设备异常声响、异味或过热现象，应立即切断电源并报告相关负责人或技术支持人员，切勿擅自处理。

1.2爱护设备，注重保养

办公自动化设备是重要的办公资产，应妥善保管和使用。操作时动作应轻柔，避免粗暴对待。设备表面应保持清洁，定期使用柔软的干布擦拭，去除灰尘和污渍。对于有特殊清洁要求的部件（如打印机硒鼓、扫描仪玻璃稿台），应使用指定的清洁用品和方法。

1.3节约资源，绿色办公

树立节约意识，在保证工作质量的前提下，力求节约用电、用纸、耗材。例如，非工作时间或长时间不使用设备时，应关闭电源或置于节能模式；打印文件时，优先采用双面打印，合理设置打印参数，减少不必要的打印；耗材用尽后，应将空耗材盒放入指定回收处，以便环保处理或回收再利用。

1.4信息保密，严防泄露

严格遵守公司信息安全及保密规定。在使用具有存储、复印、扫描、打印功能的设备时，务必注意信息的保密性。涉及敏感或机密信息的处理，应选择安全级别适当的设备，并在操作完成后及时清除设备内存中的临时数据（如复印机、多功能一体机的作业历史）。废弃的打印、复印纸张，若包含敏感信息，应进行粉碎处理。

二、专项设备使用要点

2.1计算机（台式机/笔记本）

*开机与关机：应按照正常程序启动和关闭计算机，避免强制关机，以保护硬件和操作系统。

*软件安装与卸载：严禁私自安装未经授权的软件或随意更改系统设置。确因工作需要安装软件，须向IT部门申请。卸载软件应使用系统自带或正规的卸载工具。

*数据管理与备份：重要工作文件应定期备份至指定服务器或存储介质，并妥善保管。个人文件应存放在指定目录，避免在系统盘或公共区域存放敏感数据。

2.2打印机与复印机

*打印前预览：打印前务必预览文件，确认页码、份数、格式等无误后再执行打印，避免浪费。

*耗材更换：当设备提示耗材不足或用尽时，应及时通知相关负责人更换合格的原装或认证耗材。更换过程中，需注意遵循设备说明书指引，避免污染环境或损坏设备。

*卡纸处理：如发生卡纸，应先关闭设备电源（若设备设计允许带电操作则遵循说明），按照设备上的指引或说明书图示，小心取出卡住的纸张，避免撕裂或残留纸屑。若无法自行解决，联系技术支持。

*复印与扫描：复印或扫描多页文件时，应整齐放置，避免歪斜。扫描后的文件应及时命名并保存至正确位置，避免长时间滞留在设备内存中。

2.3投影仪与视频会议设备

*使用前检查：使用前应检查设备连接是否正常，如电源、信号线、网络等，开机后确认投影画面、声音、摄像头图像是否清晰。

*操作规范：按照设备说明书或预设流程进行操作，调节音量、焦距、画面大小等时应轻柔。会议结束后，应按程序关闭设备电源，整理好线缆。

*设备保护：投影仪的镜头应避免碰撞和沾染灰尘，不用时应及时关闭镜头盖。视频会议设备的麦克风和摄像头在不使用时，可适当遮挡。

2.4多功能一体机及其他设备

多功能一体机集成了打印、复印、扫描、传真等多种功能，使用时除参照上述打印机、复印机的相关规范外，还需注意不同功能模式间的切换和设置。对于碎纸机、装订机等其他办公自动化设备，同样应遵循其特定的操作规程，注意安全，防止意外发生。

三、故障处理与报修流程

当办公自动化设备发生故障，且无法通过简单排查（如检查电源、重启设备、检查连接线等）解决时，使用者应立即停止使用，并通过公司规定的报修渠道（如IT服务台、报修系统或联系指定负责人）进行报告。报修时应清晰描述设备型号、故障现象、发生时间及操作过程，以便技术人员快速定位和解决问题。

四、附则

本规范自发布之日起执行，适用于公司所有部门及全体员工。各部门应组织相关人员认真学习本规范，并严格遵照执行。公司将定期对设备使用情况及规范遵守情况进行检查与评估。对于因违规操作造成设备损坏或信息安全事件的，将视情节轻重追究相关人员责任。

希望通过大家的共同努力，规范使用办公自动化设备，充分发挥其效能，为公司的高效运营和可持续发展贡献力量。