信息与文献 业务构建中的文件（档案）管理标准立项修订与发展报告.docxVIP

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《信息与文献业务构建中的文件（档案）管理》国家标准化指导性技术文件发展报告

EnglishTitle:DevelopmentReportontheNationalStandardizationGuidingTechnicalDocument“InformationandDocumentation—RecordsManagementinEnterpriseArchitecture”

摘要

随着数字化转型的深入，文件（档案）作为组织的核心信息资产，其管理方式正从传统的、孤立的职能活动，向与业务流程深度融合的战略性能力转变。为应对这一变革，国际标准化组织（ISO）发布了技术报告ISO/TR21965:2019，旨在为文件管理人员与企业架构师提供一套将文件管理需求系统性地嵌入业务构建（EnterpriseArchitecture,EA）的通用框架和共同语言。本报告围绕我国等同采用该国际标准，制定国家标准化指导性技术文件《信息与文献业务构建中的文件（档案）管理》的全过程展开系统阐述。

报告首先分析了标准制定的宏观背景，指出我国在文件管理领域的标准体系多聚焦微观业务操作，亟需从顶层设计和业务构建视角引入国际先进理念，以完善标准结构、提升国际话语权。随后，详细介绍了标准从预研、立项、研制到公开征求意见的完整起草过程，强调了起草工作的严谨性、科学性与广泛参与性。报告明确了标准编制所遵循的先进性、一致性、协调性、规范性和易用性五大原则，并对其核心内容——即通过TOGAF和ArchiMate等架构方法，在业务背景、利益相关方、信息、动机、应用场景及策略等维度构建文件管理视图——进行了概要说明。报告还探讨了标准实施后，在提升组织运营效率、促进治理现代化、间接支持可持续发展等方面的预期效益。

本报告的结论认为，该指导性技术文件的制定与实施，标志着我国文件管理标准化工作向战略协同与业务融合迈出了关键一步。它不仅填补了国内在业务架构层面文件管理标准的空白，也为各类组织在数字化时代实现合规、高效、智能的信息资产管理提供了权威的方法论指引，对推动我国信息与文献领域的标准化、国际化发展具有重要的里程碑意义。

关键词：信息与文献；文件管理；档案管理；业务构建；企业架构；标准化；国际标准采标；ISO/TR21965

Keywords:InformationandDocumentation;RecordsManagement;ArchivesManagement;EnterpriseArchitecture;Standardization;AdoptionofInternationalStandards;ISO/TR21965

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正文

一、项目背景与战略意义

在全球数字经济与治理体系现代化加速演进的时代背景下，文件（档案）已超越其原始记录属性，成为支撑组织决策、保障业务连续、履行法律责任和传承组织记忆的战略性核心资产。传统的文件管理方式往往滞后于业务流程，形成“信息孤岛”，难以适应敏捷、协同和合规的现代组织运营需求。因此，将文件管理的原则与要求前瞻性地、系统性地融入组织的顶层设计与业务构建（EnterpriseArchitecture,EA）之中，已成为国际公认的最佳实践和发展趋势。

国际标准化组织信息与文献技术委员会档案/文件管理分技术委员会（ISO/TC46/SC11）于2019年发布的ISO/TR21965:2019《信息与文献业务构建中的文件管理》正是这一趋势的集中体现。该技术报告创新性地运用TOGAF（开放组架构框架）和ArchiMate建模语言，为文件管理专家和企业架构师搭建了一座沟通与协作的桥梁。它旨在业务构建的初期阶段即识别文件管理需求，确保文件管理的合规性、完整性和可用性被设计到业务流程、信息系统和组织结构中，从而实现从“事后管理”到“事前设计”的根本性转变。

从我国标准化发展现状来看，尽管已建立了较为完善的档案管理标准体系，但现有标准如《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等，多侧重于档案馆舍建设、实体档案整理、特定载体档案管理等微观操作层面。在宏观战略层面，特别是从业务架构视角统筹规划文件管理的标准尚属空白。与此同时，根据《国家标准化发展纲要》提出的“到2035年国际标准转化率达到85%以上”的战略目标，加快引进信息与文献领域的国际先进标准，提升我国标准体系的国际一致性水平，显得尤为迫切。

因此，等同采用ISO/TR21965:2019，制定国家指导性技术文件，具有多重战略意义：其一，填补标准体系空白，引导我国文件管理工作从业务末端走向战略前端；其二，促进跨部门（档案、信息化、业务