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企业行政文书档案标准化管理工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业行政文书的全生命周期管理，涵盖通知、报告、会议纪要、制度文件、合同协议、请示批复、外部函件等常见文书类型。典型应用场景包括：新员工入职需查阅历史制度文件、跨部门协作需调取项目相关文书、审计检查需快速提供档案资料、年度档案归档整理等。通过标准化管理，可解决文书散乱、查找困难、版本不一、责任不清等问题，提升行政工作效率与档案规范性。

二、标准化管理操作流程

（一）文书收集与初登记

明确收集范围：各部门需在文书后1个工作日内，将最终版纸质文件（含签字盖章扫描件）及电子版提交至行政部，范围包括但不限于：

上级单位下发的需执行的文件；

本部门发出的正式通知、报告；

会议中形成的需执行的决议、纪要；

涉及企业运营的制度、流程、合同等。

初登记信息：行政部收到文书后，立即在《文书接收登记表》（见模板1）中记录“文书名称、提交部门、提交人、提交日期、文件份数、简要内容”，并分配唯一“临时编号”（格式：部门简称-年份-流水号，如“行-2024-001”）。

（二）文书分类与编号

分类标准：采用“一级分类+二级分类”方式，一级分类按部门划分（如综合管理部、人力资源部、财务部等），二级分类按文书类型划分（如通知、报告、制度、合同等）。示例：

一级分类：综合管理部（代码ZH）

二级分类：通知（TZ）、报告（BG）、制度（ZD）

正式编号规则：分类完成后，按“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”赋予正式编号，如“ZH-ZD-2024-005”（综合管理部-制度-2024-005）。编号需唯一，不得重复或空缺。

（三）文书审核与归档

内容审核：行政部对文书格式规范性（字体、字号、页边距等）、审批流程完整性（需签字环节是否齐全）、内容逻辑性进行检查，不符合要求的退回原部门修改。

归档登记：审核通过后，在《档案目录总表》（见模板2）中补充“正式编号、密级（公开/内部/秘密）、保管期限、归档日期、档案盒编号”等信息，并将纸质文件装入统一档案盒（盒面标注“一级分类-二级分类-年份-档案盒编号”，如“ZH-ZD-2024-01”）。电子版同步至企业档案管理系统，按正式编号命名文件夹。

（四）档案保管与维护

存放要求：纸质档案存放于专用档案柜，需防潮、防火、防虫、防光；电子档案存储于企业服务器，定期（每月）进行备份，备份介质需异地存放。

定期检查：每季度由行政部组织档案清点，检查档案完整性、存放环境，记录《档案检查记录表》（见模板3），发觉问题及时整改。

（五）档案借阅与归还

借阅申请：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》（见模板4），注明“借阅档案名称、编号、借阅事由、借阅期限、申请人签字”，经部门负责人审批（涉密档案需分管领导审批）后提交行政部。

借阅管理：行政部核对申请信息后，发放档案并登记“借阅日期、借阅人、归还期限”；借阅人需在规定期限内归还，归还时检查档案完整性，由行政部在《档案借阅登记表》（见模板5）中记录“归还日期、档案状态”。

（六）档案鉴定与销毁

到期鉴定：达到保管期限的档案，由行政部会同相关部门每年进行一次鉴定，确认是否仍有保存价值。

销毁流程：对无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》（见模板6），经行政部负责人、分管领导审批后，由2名以上人员共同监销，保证档案信息无法恢复，并在《档案销毁登记表》（见模板7）中记录“销毁档案名称、编号、数量、销毁日期、监销人签字”。

三、核心管理模板清单

模板1：文书接收登记表

序号

文书名称

提交部门

提交人

提交日期

文件份数

简要内容

临时编号

归档状态

1

关于2024年春节放假的通知

综合管理部

*明

2024-01-15

1份纸质+电子版

安排春节放假事宜

X-TZ-2024-001

已归档

2

Q4人力资源工作总结报告

人力资源部

*华

2024-01-20

1份纸质+电子版

总结Q4招聘、培训等工作

RL-BG-2024-003

已归档

模板2：档案目录总表

档案盒编号

一级分类

二级分类

文书名称

正式编号

密级

保管期限

归档日期

负责人

ZH-ZD-2024-01

综合管理部

制度

员工考勤管理制度

ZH-ZD-2024-005

内部

3年

2024-02-01

*玲

CW-HT-2024-02

财务部

合同

办公设备采购合同

CW-HT-2024-012

内部

5年

2024-02-10

*磊

模板3：档案检查记录表

检查日期

检查人

检查范围

检查内容

发觉问题

整改措施

整改期限

整改结果

2024-03-15

*强

综合管理部2024年档案

档案盒标签完整性、电子备份情况

档案盒标签脱落

重新打印标签粘贴

2024-03-20

已完成

模板4：档案借阅申请表

申请人

部门

借阅事由