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合同管理审批流程及归档模板

一、适用范围与常见应用场景

业务部门发起合同时的标准审批流程；

法务、财务、管理层对合同合规性、财务条款的审核；

合同签署后的履行跟踪与归档管理；

合同到期续签、变更或终止的流程管控。

二、合同审批与归档全流程操作指南

步骤1：合同发起与资料准备

操作内容：

业务部门根据合作需求，拟定合同文本并准备相关附件材料，通过内部审批系统（或纸质流程）提交合同申请。

所需材料：

合同文本（需明确双方主体信息、合作内容、权利义务、金额、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款）；

合作方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书等，首次合作需提供）；

与合同相关的支撑文件（如招投标文件、报价单、技术协议、会议纪要等）；

合同审批表（模板见“三、合同审批流程表”）。

责任人：业务部门经办人（某某）。

步骤2：部门负责人初审

操作内容：

业务部门负责人（某某）对合同的业务必要性、条款完整性、合作方资质进行初审，重点审核：

合作内容是否符合部门年度计划或业务目标；

合同金额、付款方式是否在部门预算范围内；

附件材料是否齐全、有效。

输出结果：

初审通过：提交至法务部门；

初审不通过：退回业务部门修改，明确修改意见。

步骤3：法务部门合规审核

操作内容：

法务专员（某某）对合同的法律风险、条款合规性进行审核，重点审核：

合同主体是否具备完全民事行为能力，授权委托是否有效；

合同条款是否符合法律法规及公司内部制度（如“不得提供担保”“违约责任对等”等）；

知识产权、保密条款、争议解决方式是否明确；

是否存在显失公平或法律漏洞（如“霸王条款”）。

输出结果：

审核通过：提交至财务部门；

审核不通过：出具《法务审核意见书》，业务部门根据意见修改后重新提交。

步骤4：财务部门财务条款审核

操作内容：

财务专员（某某）对合同的财务条款、资金风险进行审核，重点审核：

合同金额、计价方式是否准确，是否符合财务预算；

付款条件、进度、方式是否合理（如预付款比例、质保金约定）；

涉及税费、发票开具的条款是否符合财务规定；

是否存在超付、垫资等资金风险。

输出结果：

审核通过：提交至对应管理层审批；

审核不通过：反馈至业务部门，明确财务调整建议。

步骤5：管理层终审（根据合同金额/类型分级）

操作内容：

根据合同金额或重要性，由不同层级管理层审批（示例）：

金额≤5万元：部门负责人+分管副总（副总）审批；

5万元＜金额≤50万元：分管副总+总经理（总）审批；

金额＞50万元或重大合同（如战略合作、对外投资）：总经理+董事长（董事长）审批。

审批重点：

合同是否符合公司战略发展目标；

投资回报、风险控制是否合理；

涉及公司重大利益的核心条款是否明确。

输出结果：

审批通过：进入用印环节；

审批不通过：退回业务部门终止流程，说明原因。

步骤6：合同用印与签署

操作内容：

行政/综合管理部（某某）根据审批通过的《合同审批表》，核对合同文本与审批内容一致后，加盖合同专用章或公章；

用印后，由业务部门经办人（某某）与合作方正式签署合同，双方各执正本一份，复印件分送法务、财务、业务部门存档。

注意事项：

合同文本需与审批版本完全一致，严禁擅自修改条款；

用印登记表需记录用印日期、合同编号、用印人、份数等信息。

步骤7：合同履行与跟踪

操作内容：

业务部门（某某）作为合同履行主体，负责跟踪合作方履约情况（如交付进度、质量验收、付款进度等）；

建立合同履行台账，记录关键节点（如“2024年X月X日完成首批交付”“2024年X月X日收到尾款”）；

发觉对方违约或履约异常时，及时上报法务、财务部门，启动争议解决或风险应对程序。

步骤8：合同归档

操作内容：

合同履行完毕或终止后，业务部门（某某）在15个工作日内收集完整归档材料，提交至档案管理部门（某某）；

归档材料包括：合同正本、审批表、法务/财务审核意见书、附件材料、履行过程中的往来函件、验收报告、付款凭证等。

归档要求：

按合同编号分类存放，编号规则示例：“年份-部门代码-合同类型序号”（如“2024-CG-001”采购合同）；

电子档案需同步至内部系统，保证纸质与电子档案一致；

保管期限：一般合同不少于5年，重要合同（如不动产、长期合作）不少于10年。

三、合同审批与归档相关模板示例

模板1：合同审批流程表

合同编号

合同名称

合作方

合同金额（元）

发起部门

发起人

初审意见

法务审核意见

财务审核意见

终审领导

审批状态

用印日期

归档日期

2024-CG-001

采购设备合同

科技有限公司

120,000

采购部

某某

同意提交法务审核

条款合规，建议补充“质保期2年”

付款方式合理，预付30%

副总

已完成

2024-03-15

2024-03-20

模板2：合同信息登记表

合同编号

合同类型