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企业会议管理

一、适用场景与范围

定期例会（如周例会、月度总结会）

项目推进会（如项目启动会、阶段复盘会）

跨部门协调会（如资源对接会、流程优化会）

专题研讨会（如制度修订会、市场策略会）

临时决策会（如突发事项处理会）

通过统一模板，可保证会议目标明确、流程规范、成果可追溯，提升会议效率与决策执行力。

二、会议全流程操作指引

（一）会议筹备阶段

明确会议目标与议题

根据工作需求确定会议核心目标（如“明确Q3项目排期”“解决跨部门协作瓶颈”）。

围绕目标拆解具体议题，按优先级排序（建议每个议题设置明确讨论目标，避免泛泛而谈）。

确定参会人员与分工

必邀人员：议题直接负责人、决策层（如需）；

可选人员：相关领域专家、执行层代表；

分工：指定主持人（控流程）、记录人（记要点）、材料准备人（提前分发资料）。

安排会议时间与场地

时间：优先选择工作日非高峰时段（如上午9:30-11:00），避开重要项目节点；

场地：优先使用企业会议室，需提前确认设备（投影仪、麦克风、视频会议系统）可用性，线上会议需提前测试软件稳定性。

发布会议通知

提前3个工作日通过企业内部系统（如OA、钉钉）发送通知，包含：

会议主题、时间、地点（或线上）；

核心议题及背景资料（如项目计划书、数据报表）；

参会人员要求（如“提前准备方案”“携带纸质材料”）。

（二）会议召开阶段

会议开场（5-10分钟）

主持人宣布会议开始，重申会议目标与议程；

简要介绍参会人员（如有新增人员）；

明确会议纪律（如手机静音、发言围绕议题）。

议题讨论（核心环节）

按议程顺序逐项讨论，主持人控制各议题时长（建议每个议题不超过30分钟）；

发言需紧扣议题，记录人同步记录关键观点、分歧点及初步共识；

对争议事项，引导参会人聚焦“解决方案”而非“责任归属”，必要时举手表决或由决策层拍板。

总结与确认（5-10分钟）

主持人逐项回顾各议题讨论结果，明确决议事项（如“同意方案，由*部门负责落地”）；

梳理下一步行动项（ActionItems），包括：任务描述、负责人、完成时限；

参会人员确认会议纪要初稿（如有条件，可现场同步共享文档）。

（三）会议跟进阶段

整理会议纪要

会议结束后2个工作日内，记录人完成纪要整理，内容需包含：

会议基本信息（时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）；

各议题讨论要点（含不同意见摘要）；

决议事项与行动项（表格化呈现，详见“核心表格模板”）；

附件（如会议PPT、签字版决议）。

纪需经主持人审核无误后，分发至所有参会人员及相关领导。

任务跟踪与反馈

行动项负责人需在截止日期前1天反馈进度，遇延期需提前说明原因并提交新计划；

会议组织方（如行政部或项目组）每周汇总任务进度，通过周报或邮件同步给决策层。

资料归档

会议结束后3个工作日内，将会议通知、纪要、行动项跟踪表、相关材料等整理归档（电子档存指定服务器，纸质档按年度分类存放），保存期限不少于2年。

三、核心表格模板

表1：会议通知表

会议主题

会议时间

年月日时分

会议地点

（线上会议请注明）

参会人员

议程及讨论要点

1.议题一：（目标+背景资料）2.议题二：（目标+背景资料）

材料准备

请参会人员提前阅读《方案》（附件1），准备发言要点

联系人及联系方式

（行政部）电话：（内部短号）

表2：会议纪要表

会议名称

会议时间

年月日时分

地点/形式

主持人

参会人员

记录人

议程纪要

议题一：讨论

关键观点：1.（技术部）：建议优化流程，预计可缩短2天；2.（市场部）：需增加用户调研环节共识：分两阶段实施，第一阶段由*部门负责3日内提交细化方案

议题二：决策

决议：通过方案，预算控制在万元内，由（财务部）审核后执行分歧：*（采购部）提出供应商选择标准需进一步细化，会后3日内补充说明

行动项清单

序号

任务描述

负责人

完成时限

1

提交方案细化版

*（技术部）

年月日

2

补充供应商选择标准说明

*（采购部）

年月日

3

跟进方案预算审批

*（财务部）

年月日

附件

会议PPT、方案（初稿）、行动项跟踪表

表3：任务跟踪表

任务编号

任务描述

负责人

计划完成时间

实际完成时间

状态（进行中/已完成/延期）

延期原因（如适用）001

提交方案细化版

*（技术部）

2023-10-10

2023-10-12

已完成

（无）002

补充供应商选择标准说明

*（采购部）

2023-10-12

2023-10-15

延期

需协调法务部审核003

跟进方案预算审批

*（财务部）

2023-10-15

2023-10-18

进行中

等待总经理签字

四、使用关键要点提示

会前准备充分性：议题需提前1天同步材料，避免会议现场临时阅