行政办公用品采购申请表统一采购标准.docVIP

行政办公用品采购申请表统一采购标准工具指南

一、适用场景与发起条件

本工具适用于公司内部各部门因日常办公、专项工作、新增人员配置等场景需采购行政办公用品时的标准化申请管理。具体包括但不限于以下情况：

常规耗材补充：如打印纸、签字笔、文件夹等易耗品库存不足，需批量采购；

新增设备需求：因部门扩张或业务调整，需新增电脑、打印机、办公家具等固定资产类物品；

专项活动支持：如年会、培训、展会等活动需临时采购宣传物料、会议用品等；

替换与升级：现有办公设备损坏无法维修或功能不满足需求，需申请替换/升级；

特殊用途采购：非日常办公但必要的物品（如防疫物资、应急工具等），需明确用途后申请。

发起前提：申请人需确认物品为公司行政制度允许采购范围，且已核查现有库存（可通过行政部库存系统或线下台账核实），避免重复采购。

二、采购申请全流程操作指引

（一）申请前准备：需求核实与清单梳理

明确需求：根据部门实际工作需要，确定所需物品的名称、规格、数量及用途，避免模糊描述（如“一批办公用品”需细化到“A4打印纸500张，80g，白色”）。

库存核查：通过行政部发布的《月度库存清单》或联系行政部库存管理员（王工，分机号8012）确认现有库存数量，避免超量申请。

预算确认：预估采购总金额（参考《行政办公用品采购价格参考表》），保证在部门年度预算额度内，如超预算需提前向财务部（李经理）说明并申请预算调整。

（二）填写采购申请表：信息完整与规范

登录公司OA系统“行政办公”模块，进入“采购申请”页面，填写以下信息（模板详见第三部分）：

基础信息：填写申请部门（如“市场部”）、申请人（**）、申请日期、联系电话（分机号8035），保证信息真实可追溯。

物品清单：逐行填写物品名称、规格型号（如“打印机-HPLaserJetProM404n”）、单位（台/箱/个）、数量（需为整数，特殊情况需备注说明）、预估单价（参考行政部发布的《价格参考表》，若无参考需提供3家以上供应商报价截图）、小计金额（数量×预估单价）。

用途说明：详细描述采购物品的使用场景（如“用于部门日常文件打印”“新入职员工**办公桌配置”），保证审批人清晰知晓必要性。

附件：如涉及大额采购（单笔超5000元）或特殊物品（如定制礼品、专业设备），需供应商报价单、比价说明、设备参数要求等佐证材料。

（三）提交审批：按流程逐级审核

填写完成后，按以下流程提交审批（系统自动流转，无需线下打印）：

部门负责人审核：申请提交至部门负责人（王经理），负责人需核对物品必要性、数量合理性及预算匹配性，审核通过后流转至行政部。

行政部复核：行政部采购专员（赵五）核对申请物品是否符合公司《行政用品采购目录》（如禁止采购奢侈品、非工作相关物品）、规格型号是否标准、预估价格是否合理，必要时联系申请人补充信息。

财务部审批：行政部复核通过后，流转至财务部，财务专员（孙六）重点审核预算额度、付款方式（如公司统一对公转账、公务卡）及票据合规性。

分管领导终审：单笔金额超10000元或涉及重要固定资产（如电脑、服务器），需提交至分管行政副总（周总）终审，终审通过后《采购任务单》。

审批时效：每个环节需在1个工作日内完成审核，紧急采购（如48小时内需使用的物品）需在申请时标注“加急”，行政部将优先处理。

（四）采购执行：规范采购与供应商对接

审批通过后，行政部采购专员（赵五）负责执行采购，流程

供应商选择：常规物品从《行政合作供应商名录》（含3家以上合格供应商）中选取，优先选择性价比高、配送及时的供应商；特殊物品需通过比价、询价后确定供应商，且供应商需为公司认证的合格方。

下单与合同：与供应商确认交货时间、地点、质量标准，签订采购合同（单笔超20000元需签订正式合同，明确违约责任）。

物流跟踪：下单后实时跟踪物流信息，保证物品按约定时间送达（常规物品需在3个工作日内送达，紧急物品需在24小时内送达）。

（五）验收与入库：核对数量与质量

物品送达后，由申请人所在部门指定人员（**）与行政部仓管员（钱七）共同验收，流程

数量核对：对照《采购任务单》清点物品数量，保证与申请数量一致，短缺需当场与供应商确认并补发。

质量检查：检查物品外观是否完好、规格型号是否符合要求、功能是否正常（如需通电测试的设备，需当场试用）。

入库登记：验收合格后，仓管员（钱七）在OA系统中“物品入库”模块登记，更新库存信息，并将物品送至申请人部门；验收不合格需在2小时内联系供应商退换货，并同步告知行政部及申请人。

三、行政办公用品采购申请表模板

基础信息

申请部门

市场部

申请日期

2023年10月26日

申请人

**

联系电话（分机号）

8035

物品用途

部门日常文件打印及新员工办公配置

预算科目

办公费-耗材

物品清单

规格型号

单位

数量

预估单价（元