跨部门协作沟通会议记录及执行表.docVIP

跨部门协作沟通会议记录及执行表工具说明

一、适用场景

当企业内部需要多个部门协同推进项目、解决问题或同步信息时，该工具可有效规范会议流程、明确责任分工，保证协作高效、执行落地。典型场景包括：

跨部门项目启动会：明确项目目标、职责分工与关键节点；

阶段性问题协调会：针对项目推进中出现的卡点，组织相关部门协商解决方案；

资源对接与需求确认会：如市场部与技术部对接产品功能需求，或人力部与业务部确认人员招聘需求；

月度/季度协作例会：同步各部门工作进展，协调资源分配，规划下一阶段重点任务。

二、操作流程指南

（一）会前准备：明确目标与基础信息

确定会议必要性：发起部门需提前评估问题是否必须通过跨部门会议解决，避免无效沟通。

明确会议核心目标：清晰定义会议需达成的成果（如“确定项目上线时间”“解决A部门与B部门的流程冲突”）。

梳理参会方与议题：

列出涉及的核心部门及关键人员（如市场部负责人、技术部开发组长、财务部对接人*等），提前确认参会意愿；

收集各部门需讨论的议题，按优先级排序，形成会议议程。

发送会议通知：至少提前1-2天通过内部系统或邮件发送通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、需提前准备的资料（如项目进度表、需求文档）。

（二）会中记录：聚焦关键信息与行动项

确认基本信息：记录人需在会议开始前核对会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会部门及人员（标注缺席人员及原因）。

按议程引导讨论：主持人按议程逐项推进，保证各部门围绕议题发言，避免偏离主题。

记录讨论核心内容：

简要记录各部门观点（重点标注分歧点与共识点，如“技术部提出需延长开发周期2周，市场部建议优先完成核心功能”）；

关键数据、结论需准确记录（如“预算上限10万元”“截止日期为X月X日”）。

明确决议与行动项：

对达成的共识形成“决议事项”，明确“做什么”；

对需落实的任务拆解为“行动项”，每项行动需包含：行动描述、负责人、配合部门（若有）、计划完成时间，保证责任到人。

（三）会后整理与跟进：保证执行闭环

整理会议记录：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议笔记整理成正式记录，内容包括：

会议基本信息（参会人员、议程等）；

各议题讨论要点；

决议事项清单；

行动项明细（负责人、时间、要求）。

分发与确认：将整理好的会议记录发送给所有参会人员及相关部门负责人，要求1个工作日内反馈确认（如有异议需及时提出）。

跟踪执行进度：

记录人建立“行动项跟踪表”，定期（如每周）更新各行动项的实际完成时间、状态（进行中/已完成/延期）；

对逾期未完成的行动项，及时提醒负责人，必要时组织专项沟通。

归档与复盘：会议记录及执行跟踪表需按部门归档保存；项目结束后，可结合执行情况复盘模板有效性，持续优化协作流程。

三、模板内容示例

表1：跨部门协作会议记录及执行表

会议基本信息

会议名称

项目跨部门启动会

会议日期

2023年X月X日

会议时间

14:00-16:00

会议地点

3楼会议室A（线上会议：X）

主持人

市场部经理*

记录人

项目专员*

参会部门及人员

市场部（、）、技术部（、）、财务部（）、运营部（）

缺席人员及原因

技术部开发组长*（因客户拜访请假，已提前提交书面意见）

会议议程与讨论内容

议题1：项目目标与范围确认

市场部介绍项目背景：Q4季度上线功能，目标用户量10万+；技术部确认核心需求为A、B模块，开发周期预计8周；财务部*预算审核通过，上限15万元。

议题2：职责分工

市场部负责用户调研与推广方案，技术部负责开发与测试，运营部负责上线后数据监测；决议成立专项小组，*任组长，每周五同步进度。

议题3：时间节点

市场部需X月X日前提交调研报告，技术部X月X日前完成原型设计，X月X日全功能上线。

会议决议与行动项

决议事项

1.项目按“调研-开发-测试-上线”四阶段推进，总周期10周；2.预算15万元由财务部X月X日前下拨至技术部。

行动项

行动描述

市场部完成用户调研报告

技术部提交功能原型设计

财务部完成项目预算拨付

会议总结与后续安排

总结要点

明确项目目标、职责与时间节点，需各部门按行动项推进，保证10月1日上线。

下次会议安排

2023年9月22日14:00，3楼会议室A，讨论调研报告评审与原型设计优化。

其他事项

技术部开发组长*需在9月17日前提交书面补充意见至记录人。

四、使用要点提醒

会前充分沟通，避免“空会”：议题需提前发至各部门，让参会人员有备而来，减少会议中临时讨论的时间成本。

记录“结果”而非“过程”：会议记录重点突出“决议了什么”“谁负责做什么”“何时完成”，避免冗长的讨论细节，保证信息清晰可执行。

行动项“SMART”原则：每项行动需符合具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可实现（Achi