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会议纪要及行动计划制定模板

一、适用工作场景

本模板适用于各类需要产出明确结论及后续行动的工作会议，包括但不限于：企业内部周例会/月度会、项目启动会/推进会、跨部门协调会、问题复盘会、客户需求沟通会等。通过规范记录会议关键信息并拆解可执行任务，帮助团队统一认知、明确责任、推动工作落地，避免会议流于形式或决议执行不到位。

二、详细操作流程

（一）会前准备：保证会议高效聚焦

明确会议核心目标

会议发起人需提前确认本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“协调市场部与技术部资源”），避免议题发散。

提前通知参会人员

通过邮件或即时通讯工具发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、参会人员、会议议程及会前需准备的资料（如“请各部门提前提交Q2工作总结PPT”）。

分配记录职责

指定专人担任记录人，提前熟悉模板结构，准备会议记录工具（如电脑、录音设备，需提前告知参会人员录音以便核对）。

（二）会中记录：完整捕捉关键信息

记录会议基础信息

按模板“会议基本信息表”填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议主题，保证要素齐全。

逐项记录议题讨论过程

按会议议程顺序，针对每个议题记录：

讨论内容：参会人员的主要观点（标注发言人，如“*建议增加用户调研环节”）；

分歧意见：存在争议的关键点（如“技术部认为需2周开发，市场部希望1周上线”）；

一致结论：经讨论达成的共识（需明确、具体，避免模糊表述）。

重点标记决议与待办事项

对会议中明确的决议（如“同意调整产品定价策略”）和待办事项（需包含“任务描述、负责人、初步完成时间”三要素），用特殊符号（如“★”）标注，保证会后可快速识别。

（三）会后整理：形成结构化纪要

核对信息准确性

会议结束后2小时内，记录人根据会议记录和录音（如有）补充完善内容，重点核对：

参会人员发言是否准确还原；

决议和待办事项的责任人、时间节点是否清晰；

专业术语、数据是否有误（如“用户增长率”是否为“15%”而非“50%”）。

按模板规范撰写纪要

将整理后的内容填入“会议议题及讨论记录表”，语言需简洁客观（避免主观评价），重点突出“结论”和“待办”，冗余讨论可简略记录。

分发与确认

纪要初稿完成后，提交主持人审核，经确认无误后，在24小时内发送给所有参会人员及相关方，并要求收到者回复“确认”，保证信息触达。

（四）行动计划制定：拆解任务到人

从待办事项拆解具体任务

将会议纪要中的“待办事项”细化为可执行的任务，明确：

任务描述：具体做什么（如“待办事项：完成用户调研”→任务：“设计调研问卷（含10个核心问题）”）；

任务优先级：按紧急/重要程度标注（如“紧急重要”“重要不紧急”）；

所需资源：完成任务需支持的条件（如“需设计部协助问卷排版”“需申请调研预算500元”）。

明确责任与时间节点

每个任务需指定唯一负责人（避免多人负责导致推诿），并设定“计划完成时间”（精确到日，如“2023-08-31前”），同时明确“交付成果”（如“提交调研报告（含数据图表及分析结论）”）。

汇总形成行动计划表

将所有任务填入“行动计划跟踪表”，作为后续跟踪依据，同步抄送负责人及其上级，保证责任透明。

（五）跟踪与更新：保证执行到位

定期回顾进度

责任人需按计划时间节点更新任务状态（如“进行中”“已完成”“延期”），每周由会议发起人或项目组负责人组织简短进度会（15-30分钟），重点关注延期任务及原因。

动态调整计划

若遇客观因素导致任务无法按原计划完成，负责人需提前1个工作日提交“变更申请”，说明原因及新时间节点，经主持人及相关方确认后更新行动计划表。

闭环管理

任务完成后，负责人需提交交付成果，由会议发起人或指定人验收，验收合格后在“行动计划跟踪表”中标记“已完成”，并归档相关资料，形成“任务-执行-验收-归档”闭环。

三、模板工具清单

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：Q3产品迭代需求评审会

会议日期

年月日

会议时间

时分至时分

会议地点/线上

例：会议室A/腾讯会议（会议号：X–）

主持人

记录人

参会人员

例：（产品部）、（技术部）、（市场部）、（设计部）

缺席人员及原因

例：（病假）、（出差）

会议主题

例：确定Q3产品迭代优先级及排期

会议议程

1.产品部汇报Q3用户需求调研结果；2.技术部评估需求开发周期；3.讨论迭代优先级；4.确定排期及责任人

（二）会议议题及讨论记录表

议题编号

议题名称

讨论内容（关键观点/分歧）

关键结论

待办事项

负责人

截止时间

1

Q3用户需求优先级

：需求A（用户反馈占比60%）应优先；：需求B（技术实现难度低，可快速上线）更适合作为首期；分歧：优先级评估标准（用户价值vs落地效率）

按