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采购合同条款审查与规范模板

一、适用场景说明

新签采购合同（如原材料采购、设备采购、服务采购等）的条款合规性审核；

重大采购项目（金额超过万元或涉及核心业务）的合同风险评估与条款优化；

与新供应商首次合作时，合同条款的标准化谈判与确认；

现有合同条款修订前，对照法律法规及企业内部管理要求的规范性审查；

合同履行过程中因条款歧义产生争议前的条款复核与补充约定。

二、审查操作流程指引

（一）审查准备阶段

资料收集

获取采购合同草案（包括合同、附件如技术参数、报价清单、质量标准等）；

收集采购需求文件（如采购申请单、招标文件、投标文件、技术规格书）；

调取企业内部采购管理制度、合同管理规范及过往同类合同模板；

知晓供应商背景（如营业执照、资质证书、过往合作履约记录，可通过企业官网或公开信息渠道核实）。

审查分工

采购部门：负责审查采购需求与合同条款的一致性（如标的物描述、数量、交付时间是否匹配需求）；

法务部门：负责审查合同条款的合法性、合规性及法律风险（如主体资格、违约责任、争议解决方式）；

技术/使用部门：负责审查技术条款的可行性、参数标准的明确性（如设备功能、服务要求、验收标准）；

财务部门：负责审查价款支付条款的合理性、税务条款的合规性（如支付方式、发票类型、资金安排）。

（二）条款审查阶段

按合同模块逐项审查，重点关注以下核心条款：

1.合同主体条款

审查要点：

供应商是否为依法设立并有效存续的企业，营业执照是否在有效期内，经营范围是否包含本次采购项目内容；

若涉及特殊行业（如食品、医疗器械、建筑工程），供应商是否具备相应的经营许可证或资质证书（如ISO认证、3C认证等）；

签约人是否为法定代表人或合法授权人，授权委托书是否有效（载明授权范围、授权期限及授权人签字盖章）。

规范要求：主体信息需与营业执照、授权委托书一致，避免使用简称或别名，保证“三证合一”信息准确。

2.标的物条款

审查要点：

标的物名称、规格型号、品牌、产地、数量等描述是否清晰，与采购需求、技术参数是否一致；

质量标准是否明确（如国家标准、行业标准、企业标准，或双方约定的技术协议文件）；

标的物是否为法律禁止或限制流通的物品（如危险化学品需提供经营许可）。

规范要求：避免使用“同类产品”“优质产品”等模糊表述，需明确具体参数（如“钢材牌号Q355B，厚度10mm±0.5mm”），附件需与具有同等法律效力。

3.价款与支付条款

审查要点：

合同总价是否包含税费、运费、保险费、安装调试费等所有费用，是否与报价单一致；

支付方式（如银行转账、承兑汇票）、支付比例（如预付款30%、到货款60%、质保金10%）、支付条件（如“验收合格后15个工作日内支付到货款”）是否明确；

发票类型（如增值税专用发票）、开具时间（如“交付货物后7日内提供”）及发票信息（纳税人识别号、地址电话、开户行及账号）是否约定。

规范要求：避免“货到付款”“验收后付款”等无时限约定，需明确具体天数或节点；质保金比例一般为5%-10%，质保期期限需与质量标准匹配（如设备质保期通常为1-2年）。

4.交付与验收条款

审查要点：

交付时间（如“202X年X月X日前交付”）、交付地点（如“采购方指定仓库，卸货由采购方负责”）是否明确；

交付方式（如一次性交付、分批交付）、运输方式及费用承担方是否约定；

验收标准（如“按国家标准GB/T19001-2016及附件技术参数验收”）、验收期限（如“到货后5个工作日内完成外观验收，15个工作日内完成功能验收”）、验收流程（如“双方共同签署验收报告”）是否具体。

规范要求：验收标准需可量化、可操作，避免“合格”“满足要求”等模糊表述；若涉及隐蔽工程或特殊服务，需约定阶段性验收节点。

5.违约责任条款

审查要点：

供应商违约情形（如逾期交付、质量不符、拒绝履行）对应的违约责任（如违约金计算方式、赔偿范围、解除合同条件）；

采购方违约情形（如逾期付款、无正当理由拒收）对应的违约责任；

违约金是否合理（一般不超过实际损失的30%，过高或过低可能被法院调整），是否约定违约金的上限。

规范要求：明确违约责任的触发条件、承担方式及争议解决途径，避免“承担一切责任”等笼统表述；可约定“因不可抗力导致的违约，可部分或全部免除责任，但需及时提供证明文件”。

6.知识产权与保密条款

审查要点：

若采购标的物涉及专利、软件著作权等知识产权，需明确知识产权归属（如“供应商保证采购标的物无第三方侵权，侵权责任由供应商承担”）；

保密信息的范围（如技术参数、客户信息、合同内容）、保密期限（如“合同终止后3年内”）、保密义务主体（双方及各自员工）是否约定。

规范要求：保密条款需明确“违反保密义务的违约责任”，如“赔偿因此造成的全部损失”。

7.争议解决条款

审查要点：

争议