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低值易耗品采购与编码管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司低值易耗品的采购行为，加强对其全生命周期的有效管控，确保资产安全、完整，提高使用效率，降低运营成本，依据国家相关财经法规及公司内部管理制度，特制定本办法。

第二条定义与范围

本办法所称低值易耗品，是指单位价值在规定限额以下，或使用期限较短（通常不足一年），能多次使用而基本保持原有实物形态，但不属于固定资产范畴的各种用具物品。其具体范围包括但不限于：办公文具、劳保用品、小型工具、仪器仪表、器皿容器等。具体目录由公司行政部（或指定部门）会同财务部根据实际情况另行制定并动态更新。

第三条基本原则

低值易耗品管理遵循“统一管理、分级负责、按需采购、经济适用、杜绝浪费、规范有序”的原则。

第二章管理职责

第四条财务部

财务部为本办法的监督与核算部门，负责制定低值易耗品的价值标准，对采购预算进行审核，监督采购过程的合规性，负责相关的账务处理与核算，并定期参与低值易耗品的盘点工作。

第五条行政部（或指定采购管理部门）

行政部（或指定采购管理部门，以下统称“采购管理部门”）为本办法的归口管理与执行部门，负责：

1.低值易耗品采购制度及流程的细化与落实；

2.供应商的寻源、评估、管理及合作协议的签订；

3.集中采购的组织实施，包括询比价、采购执行、合同管理；

4.低值易耗品的编码体系建立、维护与管理；

5.组织或指导各部门进行低值易耗品的入库、领用、登记、盘点与报废处理；

6.监督各部门低值易耗品的合理使用，防止流失和浪费。

第六条各使用部门

各使用部门是低值易耗品的直接使用和保管单位，负责：

1.根据实际工作需要，提出本部门低值易耗品的采购需求，并对需求的真实性、合理性负责；

2.按照规定流程办理本部门低值易耗品的领用手续；

3.负责本部门所领用低值易耗品的日常保管、维护和合理使用，指定专人（或兼职管理员）负责登记和管理；

4.配合采购管理部门和财务部进行低值易耗品的盘点、清查工作，对盘盈盘亏情况进行说明。

第三章采购管理

第七条需求提报与审批

1.使用部门根据实际工作需求，填写《低值易耗品采购申请表》，注明物品名称、规格型号、预估数量、预估单价、用途、建议供应商（如有）等信息，并经部门负责人审核签字。

2.采购管理部门收到《采购申请表》后，对需求的合理性、规格型号的准确性进行复核。对于常规性、小额采购，由采购管理部门负责人审批；对于大额或非常规采购，需报请公司分管领导审批。涉及专项预算的，还需财务部门对预算进行审核。

第八条供应商选择与比价

1.采购管理部门应建立合格供应商名录，优先从名录中选择供应商。对于新供应商，应进行必要的资质审查和实地考察。

2.采购金额达到一定标准的，应实行询比价采购，原则上不少于三家供应商报价。对于长期合作或批量采购的物品，可与供应商签订框架协议，约定价格、供货周期等条款。

3.选择供应商时，应以产品质量、价格、售后服务、供货能力及商业信誉等为主要考量因素，力求性价比最优。

第九条采购执行与合同管理

1.审批通过后，采购管理部门根据采购需求和比价结果，向选定的供应商下达采购订单或签订采购合同。合同内容应明确标的物、数量、价格、交付时间、质量标准、验收方式、付款方式及违约责任等。

2.采购过程中，如遇市场价格波动、规格型号变更等情况，需及时与使用部门沟通，并按原审批流程重新报批。

第十条验收入库与付款

1.低值易耗品送达后，采购管理部门（或仓库管理员）会同使用部门共同对物品的数量、规格型号、外观质量、产品合格证等进行查验。验收合格后，办理入库手续，登记《低值易耗品库存台账》。

2.验收不合格的，应及时通知供应商进行退换货处理，直至验收合格。

3.财务部门根据审批完整的采购合同/订单、验收单、合法有效的发票等原始凭证，按照公司财务制度规定办理付款手续。

第四章编码管理

第十一条编码原则

低值易耗品编码应遵循以下原则：

1.唯一性：每一规格型号的低值易耗品对应唯一的编码。

2.系统性：编码应能反映物品的类别、特性等信息，便于分类管理和检索。

3.简洁性：编码应简明扼要，易于识别、记忆和录入。

4.稳定性：编码规则一旦确定，应保持相对稳定，如需变更，需履行相应审批程序并通知相关部门。

5.可扩展性：编码结构应预留一定的扩展空间，以适应未来新增物品的需要。

第十二条编码规则

1.本公司低值易耗品编码采用层级式数字（或字母与数字组合）编码结构，具体规则如下（示例）：

*第一层（X位）：物品大类代码，如办公文具、劳保用品、工具器皿等；

*第二层（X位）：物品中类或子类代码，对大类进行细分；

*第三层（X位）