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团队协作与沟通工具使用规范模板

一、适用工作情境

本规范适用于团队在以下工作场景中使用协作与沟通工具时的操作要求，保证信息传递高效、协作有序：

项目全周期管理：从项目启动、需求拆解、任务分配到进度跟踪、验收交付的全流程协作；

日常沟通协调：跨部门/跨岗位信息同步、工作问题反馈、临时事项对接；

文档协同编辑：项目方案、会议纪要、产品文档等多成员共同编辑的场景；

会议与决策：线上/线下会议组织、议题讨论、决议形成及行动项跟进；

知识沉淀与共享：团队经验总结、资料归档、信息查询与复用。

二、核心操作流程

（一）任务分配与跟踪流程

目标：明确任务权责，实时掌握进度，避免工作遗漏。

步骤：

明确任务需求：任务发起人（如项目经理*小王）需清晰描述任务目标、交付标准、时间节点及依赖资源，填写《任务创建表》（详见“常用记录模板”）；

创建任务项：在协作工具（如飞书/钉钉任务模块）中创建任务，填写任务名称、描述、截止日期、优先级（高/中/低），并关联相关项目或文档；

分配负责人：根据任务性质匹配执行人（如设计任务分配给，开发任务分配给），设置“责任人”字段，可添加“协作者”辅助完成；

进度同步机制：责任人每日17:00前更新任务状态（进行中/待审核/已完成/阻塞），遇阻塞需在评论区说明原因并发起人支持；发起人每周五17:00前汇总任务进度，在团队群同步整体进展；

验收与归档：任务完成后，责任人提交交付物（文档、设计稿、代码包等），发起人对照标准验收，验收通过后标记任务“完成”，相关资料归档至对应项目文件夹。

（二）线上会议组织流程

目标：高效利用会议时间，保证讨论聚焦、结论明确、行动可落地。

步骤：

会议发起与通知：发起人（如负责人*陈经理）提前1-2天在协作工具创建会议，填写会议主题、时间（含时区）、时长、目标、议题清单及会前准备材料（如需），全体参会人员，并设置“会议提醒”；

会前准备：参会人员提前阅读会议材料，针对议题梳理观点或疑问；主持人（发起人指定或自荐）准备会议议程控制表，明确各议题时间分配；

会议执行：主持人准时开场，重申会议目标及规则（如发言时长、避免无关话题），按议程逐项引导讨论；记录人（如*赵六）实时记录关键结论、争议点及行动项（含负责人、截止时间）；

会后跟进：会议结束后2小时内，记录人整理《会议纪要》（详见“常用记录模板”），经主持人审核无误后同步至团队群，并将行动项关联至任务模块；各行动项责任人按节点推进，进度更新同步至会议纪要评论区。

（三）文档协作与版本管理流程

目标：保证文档内容准确、版本清晰，避免多人编辑冲突。

步骤：

文档创建与权限设置：文档创建人（如*周七）在协作工具（如腾讯文档/语雀）新建文档，命名规则为“【项目/部门】文档类型-版本号-创建日期”（如“【项目】需求说明书-v1.0），根据“谁创建、谁管理”原则设置权限（编辑/评论/只读），非相关人员默认只读；

多人协同编辑：编辑人需在文档开头标注“当前编辑人”及“编辑时间段”，避免重复修改；修改内容需保留批注说明（如“此处补充用户角色定义”），重大调整前需在团队群同步意见；

版本控制：文档定稿后，创建人手动创建新版本（版本号递增，如v1.1→v1.2），更新《文档版本记录表》（详见“常用记录模板”），注明修改人、修改内容及审核状态；历史版本仅支持查阅，禁止直接编辑；

审阅与发布：文档完成后，由项目负责人（如*吴八）审阅，确认内容准确、格式规范后标记“已发布”，并通过协作工具“分享”功能通知相关人员，发布后的文档统一归档至“团队知识库-项目文档”目录。

三、常用记录模板

（一）任务跟踪表

任务ID

任务名称

任务描述

责任人

截止日期

优先级

当前状态

完成情况（%）

备注（阻塞原因/交付物）

T001

需求调研报告

完成用户需求调研并输出报告

*

2024-03-20

高

进行中

60

已访谈5位用户，剩余3位待确认

T002

UI界面初稿

完成核心页面UI设计稿

*

2024-03-18

中

待审核

100

设计稿：[协作工具内链]

（二）会议纪要表

会议名称

会议时间

参会人员

主持人

记录人

项目需求评审会

2024-03-1514:00-15:30

陈经理、、、赵六

*陈经理

*赵六

议题

讨论内容

决议事项

行动项

需求优先级排序

需求A（用户登录）vs需求B（数据导出）

优先完成需求A，需求B延后至第二阶段

责任人：*；截止时间：2024-03-20

UI设计风格确认

参考竞品，采用蓝白主色调

确定设计风格，输出设计规范文档

责任人：*；截止时间：2024-03-22

（三）文档版本记录表

文档名称

版本号

修改日期

修改人

修改内容简述

审核状态（通过/驳回）

备注

【项目】需求说明书

v1.0

2024-03-10