员工出差费用申请与报销流程表.docVIP

一、适用情境与范围

本工具适用于公司员工因公出差（含外出参加会议、项目执行、客户对接、培训学习等）时，对差旅费用的预算申请、实际支出及后续报销的全流程管理。无论是跨城市短途出差，还是跨区域长期驻外，均可通过此流程规范费用使用，保证支出合理、审批高效、账目清晰。

二、操作流程详解

（一）出差前：预算申请与审批

明确出差需求

员工根据工作安排，确定出差事由、目的地、时间（出发/返回日期及具体天数）、参与人员及主要任务，预估所需费用类型（如交通、住宿、餐饮、市内交通等）。

填写《出差申请及费用预算表》

登录公司OA系统或模板，完整填写以下信息：

个人基本信息：姓名（员工）、所属部门（如市场部）、职位；

出差详情：事由（如“与客户洽谈合作项目”）、出发/返回时间、地点（如“北京市朝阳区”）、同行人员（若有）；

费用预算：分项列明交通（如高铁二等座预估300元）、住宿（如标准间每晚500元，住3晚共1500元）、餐饮（如每天200元，共3天600元）、市内交通（如每天50元，共3天150元），并计算预算总额。

逐级审批

部门负责人审批：确认出差必要性及预算合理性，签字同意后提交；

财务部门审核：对照公司差旅费用标准（如一线城市住宿上限600元/晚），核对预算是否符合规定，如有超预算需注明理由并调整；

分管领导审批：确认出差任务重要性，审批通过后视为预算生效。

注：紧急出差可先通过电话/即时通讯工具口头申请，需在24小时内补全书面审批流程。

（二）出差期间：费用管理与凭证留存

按计划控制支出

员工需严格按照审批通过的预算执行，优先选择经济实惠的交通方式（如公共交通、公司合作网约车）和住宿（如协议酒店），避免超支。如有不可预见费用（如临时增加客户拜访产生的交通费），需提前向部门负责人报备，说明原因并补充申请。

保留费用凭证

交通凭证：保留车票、机票行程单或网约车电子订单（注明起止点、时间、金额）；

住宿凭证：索要并保存酒店账单（含入住/退房日期、费用明细）及付款记录；

餐饮及其他费用：保留消费小票或电子支付凭证（需注明消费事由，如“工作午餐”）。

所有凭证需清晰、完整，避免涂改，且与出差事由相关联。

（三）出差后：报销提交与核对

整理报销材料

出差结束后5个工作日内，员工需完成以下工作：

填写《出差费用报销单》，列明实际支出明细（与预算表对应），注明每笔费用的凭证数量；

将所有费用凭证按类别整理（如交通类一叠、住宿类一叠），在凭证右上角用铅笔标注“报销单序号+费用类型”（如“1-交通”），方便核对；

如有预借款，需注明“已预借元”，本次报销金额为“总支出-预借款”。

提交报销申请

将《出差费用报销单》及整理好的凭证提交至部门负责人，部门负责人需核对出差任务完成情况及费用真实性，签字确认后转交财务部门。

（四）财务审核与费用支付

财务部门审核

财务人员重点检查以下内容：

报销单填写是否完整（无漏填、错填项）；

费用凭证是否合规（与出差时间、地点匹配，金额与报销单一致）；

实际支出是否符合预算及公司标准（如超预算是否已补批）；

预借款是否已冲抵，多退少补。

问题反馈与修改

若审核发觉问题（如凭证缺失、金额不符），财务需在2个工作日内反馈给员工，员工需在3个工作日内补充或修正材料后重新提交。

审批通过与支付

审核通过后，报销单流转至分管领导签字确认，最后交由财务部门安排支付。通过银行转账方式发放至员工工资卡，支付周期一般为审批通过后5-7个工作日。

三、费用申请与报销表单模板

（一）《出差申请及费用预算表》

项目

内容

申请人信息

姓名：员工部门：市场部职位：专员

出差详情

事由：与客户洽谈合作项目出发时间：2024年X月X日09:00返回时间：2024年X月X日18:00出差地点：北京市朝阳区同行人员：无

费用预算明细

交通：高铁二等座（上海-北京）往返，600元住宿：标准间（北京酒店），3晚，500元/晚，共1500元餐饮：200元/天×3天=600元市内交通：50元/天×3天=150元预算总额：2850元

审批意见

部门负责人签字：__________日期：_______财务审核：__________日期：_______分管领导签字：__________日期：_______

（二）《出差费用报销单》

项目

内容

报销人信息

姓名：员工部门：市场部出差编号：XC202405001

出差基本信息

出差事由：与客户洽谈合作项目出发/返回时间：2024年X月X日-X月X日地点：北京市朝阳区

实际费用明细

费用类型

交通

住宿

餐饮

市内交通

小计

预借款

已预借：1000元本次报销金额：2780元-1000元=1780元

审批意见

部门负责人：__________日期：_______财务审核：__________日期