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合同审核流程标准化指引

一、适用范围与核心目标

本指引适用于公司各类业务合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等）的审核环节，旨在规范合同审核流程、明确审核职责、控制合同风险、提高审核效率，保证合同条款合法合规、权责清晰，保障公司合法权益。

二、合同审核全流程操作指引

合同审核流程分为发起与提交、初步审核、专项审核、综合评审、审批与签署、归档管理六个阶段，各阶段操作主体、动作及输出物

1.发起与提交阶段

操作主体：业务部门（合同发起人）

操作步骤：

1.1合同草案拟定：业务部门根据合作需求，参照公司《合同示范文本》或行业标准，拟定合同草案，明确合作双方主体信息、合同标的、数量/质量、价款/支付方式、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款。

1.2材料准备：收集并整理与合同相关的背景材料，包括但不限于：对方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书）、合作意向书、技术协议、招投标文件（若有）、过往合作记录等。

1.3提交审核申请：通过公司OA系统或合同管理平台，填写《合同审核申请表》（见模板1），合同草案及相关附件材料，明确合同类型、金额、紧急程度及需重点关注的风险点，提交至法务部门（或指定审核部门）。

2.初步审核阶段

操作主体：法务部门/合同管理员（初审岗）

操作步骤：

2.1形式审核：检查合同草案及附件材料是否完整（如是否缺少签字页、附件不全）、申请信息是否填写规范（如合同编号、金额是否准确），材料不齐的，一次性告知业务部门补充。

2.2主体资格审核：核查对方主体是否合法存续（营业执照是否在有效期内、是否被吊销/注销），授权代理人是否持有有效授权委托书及证件号码明，避免与无签约主体资格的对象合作。

2.3基础条款完整性审核：检查合同是否包含必备条款（如双方当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等），条款表述是否清晰无歧义，避免使用“大概”“左右”等模糊词汇。

2.4出具初审意见：通过系统反馈初审结果：

若材料齐全、基础条款无重大问题，标注“初审通过”，流转至下一审核环节；

若存在形式瑕疵或基础条款遗漏，注明修改意见并退回业务部门修订；

若发觉主体资格不合法等重大风险，立即终止流程并上报分管领导。

3.专项审核阶段

操作主体：业务部门（业务负责人）、财务部门、风控部门（根据合同类型需其他部门参与时增加）

操作步骤：

3.1业务条款审核（业务部门）：重点审核合同标的、技术参数、交付标准、履约期限、验收方式等是否符合业务需求，双方权利义务是否对等，是否存在履约障碍。

3.2财务条款审核（财务部门）：审核价款/金额计算是否准确，支付方式（如预付款、进度款、尾款比例）是否符合公司财务制度，发票类型、开票信息是否明确，涉及税费、汇率、违约金等财务条款是否合规。

3.3风险条款审核（风控部门，如需）：针对重大合同（如金额超过万元、涉及新业务领域），审核法律风险、合规风险、履约风险（如对方履约能力、不可抗力条款、知识产权归属等），提出风险控制建议。

3.4汇总专项意见：各部门通过系统填写《合同评审意见表》（见模板2），明确审核结论（“同意”“修改后同意”“不同意”）及具体修改建议，同步流转至法务部门。

4.综合评审阶段

操作主体：法务部门（综合岗）

操作步骤：

4.1整合审核意见：汇总各部门专项审核意见，梳理合同核心争议点及修改需求，与业务部门、财务部门等沟通协调，形成统一修改方案。

4.2合规性复核：重点审核合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否违反行业监管规定，是否存在“霸王条款”或加重公司责任的无效条款。

4.3风险评估：结合合同金额、合作方背景、履约难度等因素，评估合同整体风险等级（低、中、高），制定风险应对措施（如要求对方提供担保、增加履约保证金条款等）。

4.4出具综合评审报告：明确合同最终版本及审核结论，标注“建议签署”“修改后签署”或“不建议签署”，附修改说明及风险提示，提交至终审审批人。

5.审批与签署阶段

操作主体：分管领导/总经理（终审审批人）、授权签署人

操作步骤：

5.1终审审批：终审审批人根据综合评审报告，结合公司战略及业务重要性，最终审批合同：

对“建议签署”“修改后签署”的合同，签署审批意见；

对“不建议签署”的合同，注明原因并退回业务部门。

5.2合同文本定稿：业务部门根据终审意见完成合同修订，法务部门核对修订内容与审批意见的一致性，确认无误后形成正式合同文本（一式X份，根据合作方及存档需求确定份数）。

5.3授权签署：正式合同文本由授权签署人（法定代表人或其授权代表）签字并加盖公司公章；若需对方先签，可先由授权签署人签字后寄送对方，对方签章收回后完成签署流程。

6.归档管理阶段

操作主体：法务部