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会议组织及纪要编写快速手册

一、适用场景：哪些情况需要这套流程？

无论是日常部门例会、项目启动会、跨部门协调会，还是决策评审会、季度总结会，规范的会议组织和纪要编写都能提升沟通效率、明确责任分工、保证行动落地。尤其当参会人员较多（超过5人）、会议议题复杂（涉及多环节/多部门）、或需要形成可追溯的决议时，本手册可帮助会议组织者和记录者快速上手，避免流程混乱、信息遗漏等问题。

二、会议组织：从筹备到落地的三阶段操作

（一）会前筹备：打有准备的仗

明确会议核心目标

先问自己：“这次会议要解决什么问题？”（如“确定项目A的Q3执行方案”“协调B部门的资源需求”）

避免目标模糊（如“随便聊聊工作”），目标需具体、可衡量（如“输出3个备选方案，明确负责人及初步时间节点”）。

锁定参会人员与分工

必邀人员：与会议目标直接相关的决策者（如部门负责人）、执行者（如项目组成员）、信息提供者（如数据支持岗）；

可选人员：仅需知晓进展的相关方（如协作部门接口人），可会后同步纪要；

明确角色：会议主持人（控场+引导）、记录人（整理纪要）、时间管理员（提醒议程进度）。

制定详细议程（关键！）

议程模板参考：

时间

议题内容

负责人

预计时长

备注（如需提前准备材料）

14:00-14:10

开场+目标说明

*主持人

10分钟

14:10-14:40

项目A进展汇报

*

30分钟

需附PPT

14:40-15:10

跨部门资源需求讨论

*/

30分钟

15:10-15:30

决议事项确认+下一步行动

全体

20分钟

注意：单场会议议题不超过5项，总时长控制在90分钟内（复杂会议可分多次）。

准备会议材料与设备

材料：提前1天分发议程、背景资料（如项目文档、数据报表），保证参会人熟悉内容；

设备：测试投影仪、麦克风、视频会议软件（如需），提前10分钟到场调试。

发送正式会议通知

通知内容需包含：会议主题、时间（具体到分钟，含时区如“北京时间14:00”）、地点（会议室号/线上会议）、参会人、议程概要、准备材料、联系人（如“会务咨询：*赵六，”）。

发送时间：内部会议至少提前1天，跨部门/外部会议提前3天，重要会议（如决策会）提前1周。

（二）会中执行：让会议高效有序

开场破冰（5分钟内）

主持人重申会议目标、议程及时长规则（如“每个议题发言不超过5分钟，避免跑题”）；

可邀请记录人同步纪要模板（如共享文档），方便实时记录。

按议程推进，控场是关键

主持人需紧盯议程：若某议题讨论超时，及时提醒（如“*，还有5分钟，我们聚焦到解决方案上”）；

避免少数人垄断发言：主动邀请未发言人员（如“*，你负责C模块，有什么补充？”）；

遇分歧时：先引导各方观点（“我们听听*的意见”），再聚焦共识，避免陷入情绪争论。

实时记录核心信息

记录人重点抓：决策事项（如“同意采用方案B”）、行动项（“谁+做什么+何时完成”）、待解决问题（“需D部门提供数据，周五前反馈”）；

区分“事实”与“观点”：记录“汇报：项目A已完成60%”是事实，“认为项目A进度滞后”是观点（需标注发言主体）。

会议结束前：确认关键信息

主持人带领全员过一遍：决议事项是否清晰？行动项是否有明确负责人和截止时间？

记录人复述重点（如“本次会议共3项决议、5个行动项，记录人将在今天内整理纪要，大家核对无误后签字确认”）。

（三）会后跟进：保证行动落地

24小时内整理纪要

按纪要模板（见后文）梳理内容，语言简洁（避免口语化，如“我觉得”改为“*某提出”），重点突出（决议和行动项加粗或单独列表）。

分发与审核

纪要完成后先发给主持人审核，确认无遗漏或偏差；

审核通过后，1小时内分发至所有参会人及相关方（抄送需知晓的领导/协作部门）。

跟踪行动项

建立“行动项跟踪表”（模板见后文），标注负责人、截止时间、完成状态；

提前1天提醒负责人（如“*，明天截止提交D部门数据，请及时跟进”）；

下次会议第一项议程：回顾上期行动项完成情况。

三、纪要编写：高效记录与精准传达的方法

（一）会前准备：磨刀不误砍柴工

熟悉议题：提前阅读会议材料，知晓背景和关键问题，避免记录时“听不懂”；

准备模板：提前打开纪要模板（含会议基本信息、议程、决议、行动项等），预留填写空间；

明确重点：与主持人确认“哪些内容必须记”（如决策、行动项），哪些可简略（如一般性讨论）。

（二）会中记录：抓大放小，快准全

符号简化法：用“→”表示“下一步”，“？”表示存疑，“√”表示通过，提升记录速度；

关键词记录：长发言抓核心（如“*：预算需增加10%，主要用于设备采购”），而非逐字记录；

标注优先级：行动项用“【行动】”标记（如“【行动】*：周五前提交数据报表”），决议用“【决议】”标记（如“【决议】项目A延期2周，新截止日期9月30日”）。

（三）会后整理：逻