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项目合同审批及归档管理制度工具条款明晰版

一、制度适用范围与启动条件

本制度适用于公司所有项目合同的审批流程管理及归档存储工作，涵盖从合同起草、审核、签批到履行完毕后的归档全生命周期。当项目进入合同签订阶段，或需对现有合同进行补充、变更时，均需启动本制度规定的审批及归档流程，保证合同管理规范化、合规化，有效防范法律风险与运营风险。

二、合同审批及归档全流程操作指引

（一）合同发起与材料准备

发起主体：项目经办人（一般为项目负责人或业务部门指定人员）为合同发起第一责任人。

材料清单：

《项目合同审批表》（需填写合同基本信息、项目背景、合作方概况等）；

合同草案（需明确双方权利义务、标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款）；

项目立项批复文件（如《项目立项申请书》及审批结果）；

合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明，若合作方为特殊行业需提供资质许可证）；

其他支撑材料（如技术协议、报价单、招投标文件等，根据项目性质补充）。

材料要求：所有材料需加盖部门公章或骑缝章（如涉及多页），保证内容真实、完整、清晰。

（二）业务部门初审

审核主体：项目所属部门负责人。

审核要点：

合同内容是否与项目立项范围、需求目标一致；

合作方选择是否符合公司采购管理规定（如涉及招投标、询价等程序需提供相应证明）；

合同条款中关于项目进度、质量要求、交付标准是否明确；

合同金额是否符合项目预算，是否存在超预算风险。

输出结果：初审通过后，在《项目合同审批表》“业务部门意见”栏签署“同意，报财务部门审核”，并签字、注明日期；若需修改，需明确修改意见并退回经办人调整。

（三）财务部门审核

审核主体：财务部门负责人或指定专员。

审核要点：

合同金额的准确性、计价方式是否符合财务制度；

付款条件、进度安排、结算方式是否符合公司资金管理规定，是否存在大额预付款或异常付款条款；

涉及税费、发票开具等条款是否合规（如明确发票类型、开具时间）；

履约保证金、违约金等财务风险条款是否合理。

输出结果：审核通过后，在《项目合同审批表》“财务部门意见”栏签署“同意，报法务部门审核”；若存在财务风险，需提出具体修改建议并暂缓流转。

（四）法务部门合规审查

审核主体：法务部门负责人或外聘法律顾问（若公司无法务部门）。

审核要点：

合同主体是否具备完全民事行为能力，合作方资质是否合法有效；

合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销风险；

权利义务条款是否对等，违约责任是否明确、可执行；

知识产权、保密条款、争议解决方式（如约定管辖法院、仲裁机构）是否合规；

是否存在对公司不平等的“霸王条款”或潜在法律陷阱。

输出结果：审查通过后，在《项目合同审批表》“法务部门意见”栏签署“同意，报领导审批”；若需修改，需出具《法律审查意见书》，列明具体法律风险及修改建议。

（五）领导层级审批

审批权限：根据合同金额及项目重要性，分级审批：

金额≤10万元（含）：由分管项目副总审批；

10万元＜金额≤50万元（含）：由总经理审批；

金额＞50万元：由总经理办公会集体审议后，报董事长（或公司最高决策人）审批。

审批要点：

综合评估项目的战略价值、经济效益与社会影响；

确认审批流程是否完整，各部门意见是否达成一致；

对重大或特殊项目，需重点关注合同条款对公司长期发展的影响。

输出结果：审批通过后，在《项目合同审批表》“领导审批意见”栏签署“同意签订”，并签字、注明日期；若未通过，需明确审批意见并退回原部门。

（六）合同用印与执行

用印申请：审批通过后，经办人持《项目合同审批表》（原件）及最终版合同文本至行政部（或印章管理部门）申请用印。

用印管理：行政部核对审批流程完整性及合同文本与审批表一致性无误后，加盖公司合同专用章或公章（严禁加盖公章空白合同或未审批合同）。

合同交付：用印后，经办人将合同正本交合作方，留存副本至少2份（1份交财务部，1份交项目部门），电子版同步存档至公司指定服务器。

履行跟踪：项目部门负责合同履行过程中的进度跟踪、质量监督及风险预警，财务部门根据合同条款办理付款，法务部门协助处理履行中的争议问题。

（七）归档管理与移交

归档时限：合同履行完毕或终止后10个工作日内，由项目部门完成合同归档材料整理。

归档材料：

合同正本（含附件、补充协议）；

《项目合同审批表》（原件，含各部门审核及领导审批意见）；

项目立项文件、合作方资质证明、招投标/询价材料；

合同履行过程中的重要记录（如验收报告、付款凭证、往来函件等）；

合同终止或解除协议（如适用）。

归档流程：

项目部门将归档材料整理成册，填写《合同归档清单》，经部门负责人审核签字后，移交至公司档案管理部门（或行政部）；

档案管理部门核对材料完整性，编制档案编号（规则：年份+项目代码+