企业采购与供应商管理标准化流程与表格.docVIP

适用场景与范围

本工具模板适用于各类企业（尤其是制造业、服务业、零售业等）的采购部门及供应链管理团队，用于规范企业日常采购活动与供应商全生命周期管理。具体场景包括：新供应商引入评估、常规采购需求审批、供应商绩效跟踪、合作异常处理及供应商退出管理等，旨在通过标准化流程提升采购效率、控制采购风险、优化供应商结构。

标准化操作流程

一、供应商准入管理流程

步骤1：采购需求提出

操作内容：需求部门（如生产部、行政部）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购品类、数量、技术参数、预算金额及交货期，说明供应商选择要求（如资质、产能等）。

责任主体：需求部门负责人、采购专员

输出物：《采购需求申请表》

步骤2：供应商寻源

操作内容：采购部门根据需求类型，通过公开招标、行业推荐、自主寻源等方式收集候选供应商信息，建立初步供应商名录（至少3家备选）。

责任主体：采购经理、采购专员

输出物》：候选供应商名单

步骤3：供应商资质审核

操作内容：采购部门审核候选供应商的营业执照、行业资质证书（如ISO体系认证、生产许可证）、财务报表（近1年）、纳税证明及过往合作案例（如有），保证供应商具备合法经营能力及履约基础。

责任主体：采购专员、法务专员（需审核合规条款）

输出物》：《供应商资质审核表》（含审核结论：合格/不合格/需补充材料）

步骤4：现场考察（关键供应商必选）

操作内容：对涉及核心物料、高金额或高风险的供应商，由采购、技术、质量部门联合组成考察小组，实地核查生产环境、设备设施、质量控制流程、仓储管理及员工操作规范，形成《供应商现场考察记录表》。

责任主体：采购经理、技术工程师、质量主管*

输出物》：《供应商现场考察记录表》

步骤5：供应商综合评估

操作内容：成立评审小组（含采购、技术、质量、财务部门代表），从资质合规性（20%）、技术匹配度（30%）、价格竞争力（25%）、服务能力（15%）、合作意愿（10%）五个维度对供应商打分，总分≥80分视为通过评估。

责任主体：评审小组全体成员

输出物》：《供应商综合评估表》、评估会议纪要

步骤6：签订框架协议

操作内容：对通过评估的供应商，由采购部门牵头起草《供应商框架协议》，明确合作范围、价格机制、质量标准、交付条款、违约责任及保密义务，经法务审核、管理层审批后签订，正式纳入合格供应商名录。

责任主体：采购经理、法务专员、总经理*

输出物》：《供应商框架协议》、合格供应商名录（更新版）

二、采购需求提报与审批流程

步骤1：需求部门发起申请

操作内容：需求部门根据《采购需求申请表》模板，填写需求详情（含物料名称、规格、数量、用途、预算），技术图纸或规格说明，提交至部门负责人审批。

责任主体：需求申请人、部门负责人

输出物》：《采购需求申请表》（部门审批通过版）

步骤2：采购部门审核

操作内容：采购部门审核需求的合理性（是否重复采购、是否符合采购政策）、预算准确性（是否超年度预算）及供应商选择依据（是否从合格名录中选取，特殊情况需说明理由）。

责任主体：采购专员、采购经理

输出物》：《采购需求审核意见表》

步骤3：财务与高层审批

操作内容：财务部门审核预算额度及付款方式合理性；根据采购金额分级审批（如≤5万元由采购经理审批，5万-20万元由分管副总审批，≥20万元由总经理审批）。

责任主体：财务经理、分管副总、总经理*

输出物》：《采购审批单》（最终审批版）

三、采购执行与合同管理流程

步骤1：下达采购订单

操作内容：采购部门根据审批通过的《采购需求申请表》，向选定供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物料信息、交货时间、地点、验收标准及违约条款，要求供应商书面确认。

责任主体：采购专员、供应商对接人

输出物》：《采购订单》（双方签字确认版）

步骤2：订单进度跟踪

操作内容：采购专员通过ERP系统或定期沟通跟踪供应商生产/备货进度，对可能延迟的订单提前预警，协调资源保证交货期，填写《订单跟踪表》。

责任主体：采购专员*

输出物》：《订单跟踪表》

步骤3：货物/服务验收

操作内容：需求部门与质量部门共同到货验收，核对物料数量、规格、外观及包装，按《采购订单》约定的质量标准进行检测（如送检、试用），填写《验收报告》，合格则入库，不合格则启动退货/换货流程。

责任主体：需求部门验收人、质量检验员

输出物》：《验收报告》（合格/不合格）

步骤4：发票核对与付款

操作内容：财务部门核对供应商开具的发票与《采购订单》《验收报告》信息一致性（物料名称、数量、金额），确认无误后按合同约定付款方式办理转账，保留付款凭证。

责任主体：会计、财务经理

输出物》：《发票核对单》、付款凭证

四、供应商绩效评估与优化流程

步骤1：数据收集

操作内容：每季度末，采购部门收集供应商关键数据：交货准时率（按时交货批次/总批次）、质