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公文写作格式及规范指导手册

前言

公文，作为党政机关、企事业单位、社会团体在行政管理和公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政、规范管理、有效沟通的重要载体。其质量直接关系到工作效率、决策水平和单位形象。为帮助相关人员准确掌握公文写作的基本要求，提升公文处理规范化水平，特编撰本手册。本手册旨在结合实践经验，系统阐述公文写作的通用格式、核心规范及实用技巧，力求内容详实、条理清晰，兼具指导性与可操作性。

一、公文写作的基本原则

公文写作并非简单的文字组合，而是一项严肃的工作，需遵循以下基本原则：

1.准确规范：这是公文的生命线。内容必须真实准确，符合党和国家的方针政策、法律法规；用词造句必须规范严谨，避免歧义。引用数据、案例务必核实。

2.精简高效：行文务求简明扼要，直奔主题，避免穿靴戴帽、空话套话。篇幅力求简短，突出核心信息，以提高处理效率。

3.庄重得体：公文代表发文机关的意志和权威，语言风格应庄重、平实、得体，符合行文目的和对象。避免使用口语化、随意化的表达。

4.逻辑清晰：结构安排要合理，层次要分明，论点、论据、结论之间要有严密的逻辑关系，让人一目了然。

二、公文的基本格式规范

公文格式是公文严肃性和规范性的具体体现，根据《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》（GB/T____），公文的标准格式由版头、主体、版记三部分构成。

（一）版头部分

版头位于公文首页红色分隔线以上，包括以下要素：

1.份号：涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。顶格编排在版心左上角第二行（份号下方）。

3.紧急程度：根据紧急程度，分别标注“特急”“加急”。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。

5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次编排，下移红色分隔线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

7.版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体部分

主体位于版头红色分隔线之下、版记之上，包括以下要素：

1.标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成。编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关过多导致公文首页不能显示正文，应当将主送机关名称移至版记。

3.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

6.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

8.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字