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资产管理制度与维护工具模板

一、适用范围与场景

本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织对固定资产（如办公设备、生产器械、车辆等）、低值易耗品（如工具、文具等）的全生命周期管理场景，涵盖资产从入库、领用、日常维护、定期盘点到报废处置的完整流程。尤其适用于需要规范资产管理流程、提升资产使用效率、防范资产流失的中小型组织，或作为大型组织资产管理优化的基础框架。

二、操作流程与步骤

（一）资产入库管理

资产验收与登记

资产购入或调拨后，由使用部门指定人员（如部门助理）与资产管理员*共同核对资产信息，包括名称、规格型号、数量、购置日期、供应商、金额等，保证与采购合同/调拨单一致。

核对无误后，资产管理员*在“资产台账”中新增记录，分配唯一资产编号（格式：部门代码-年份-流水号，如“HR-2023-001”），并“资产标签”（含编号、名称、购置日期），粘贴于资产显眼位置。

信息录入与归档

将资产详细信息录入电子台账（如Excel或专业资产管理软件），并同步扫描或复印采购合同、验收单等原始资料，与纸质台账一并归档，保存期限不少于资产报废后3年。

（二）资产领用与调拨

领用申请

使用部门需领用资产时，由申请人填写《资产领用申请表》，注明资产名称、规格、领用用途、预计使用期限等信息，部门负责人签字确认后提交至资产管理部。

审批与发放

资产管理员审核申请表，核对库存资产是否匹配，审批通过后发放资产，并更新台账中的“使用部门”“责任人”“领用日期”字段，同时由领用人签字确认《资产领用登记表》。

跨部门调拨

资产需跨部门调拨时，由调出部门负责人填写《资产调拨申请表》，说明调拨原因、接收部门等信息，经双方部门负责人及资产管理员签字确认后，更新台账中的“使用部门”及“责任人”，并同步通知相关部门。

（三）资产日常维护

定期检查

资产管理员*每月组织对在用资产进行一次全面检查，重点核查资产状态（如运行是否正常、外观是否有损坏）、使用记录及责任人信息，填写《资产定期检查表》，对异常情况（如设备故障）及时记录并反馈。

维护与维修

资产出现故障或需保养时，由责任人填写《资产维修/保养申请表》，说明故障现象、维修需求，经部门负责人审批后，交由专业维修人员（或内部IT/设备组）处理。

维修完成后，维修人员需填写《资产维修记录》，详细记录维修内容、更换部件、维修费用、维修日期及结果，并由责任人确认签字，资产管理员更新台账中的“资产状态”及“维修记录”。

（四）资产盘点

盘点准备

资产管理部每季度末组织一次全面盘点，提前3个工作日下发《资产盘点通知》，明确盘点时间、范围、分组及人员分工（如盘点组由资产管理员、部门代表、财务人员*组成）。

现场盘点

盘点组依据台账逐项核对资产实物，记录资产编号、名称、存放地点、使用状态等信息，对比台账中的“账面数量”与“实盘数量”，填写《资产盘点表》，对盘盈、盘亏、毁损资产注明原因。

差异处理

盘点结束后5个工作日内，资产管理员汇总盘点结果，对差异情况（如盘盈资产需追溯来源，盘亏资产需查明责任）形成《资产盘点差异报告》，经部门负责人、财务负责人*审批后，调整台账并追究相关责任（如人为损坏需照价赔偿）。

（五）资产报废处置

报废申请

资产达到使用年限（如电脑5年、办公椅8年）、无法修复或技术淘汰时，由责任人填写《资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因、预计残值等信息，附技术鉴定意见（如由设备工程师确认），经部门负责人*签字后提交资产管理部。

审批与处置

资产管理部联合财务部、技术部对报废资产进行复核，审批通过后，按单位规定处置（如公开拍卖、回收公司变卖），处置收入需及时入账，更新台账中的“资产状态”为“已报废”，并注销资产标签。

三、核心管理表格模板

（一）资产台账表

资产编号

资产名称

规格型号

类别（固定资产/低值易耗品）

购置日期

购置金额（元）

使用部门

责任人

存放地点

资产状态（在用/闲置/维修/报废）

维修记录

报废日期

备注

HR-2023-001

笔记本电脑

ThinkPadX1

固定资产

2023-01-15

8,500

人力资源部

*

301办公室

在用

2023-07-20：更换键盘，费用200元

-

-

SA-2023-005

扭力扳手

10-100N·m

低值易耗品

2023-03-10

150

生产车间

*

车间工具柜

在用

-

-

-

（二）资产盘点表

盘点日期

盘点区域

资产编号

资产名称

账面数量

实盘数量

盘盈/盘亏数量

差异原因

责任人

盘点人

2023-09-30

301办公室

HR-2023-001

笔记本电脑

1

1

0

-

*

*

2023-09-30

车间工具柜

SA-2023-008

万用表

2

1

-1

遗失，责任人未及时报备

*赵六

*

（三）资产报废申请表

资产编号

资产名