跨部门协作协调会议记录模板.docVIP

适用情境

当企业内部多个部门需围绕共同目标（如项目推进、资源调配、流程优化、问题解决等）开展协作时，为明确会议目标、统一行动方向、留存决策依据，可通过此模板规范记录会议过程，保证跨部门沟通高效、责任清晰、后续可追溯。适用于项目启动会、周/月度协调会、突发问题处理会等跨部门协作场景。

操作流程指引

一、会前准备：明保证障会议效率

确定会议核心目标

明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线跨部门分工”“解决供应链与生产部产能匹配问题”），避免议题发散。

提前梳理需讨论的议题清单，按优先级排序（如紧急事项、重要事项、常规事项），并预估每个议题的讨论时长。

通知参会人员与准备材料

提前3-5个工作日通过内部系统或邮件发送会议通知，包含：会议目标、议题清单、时间、地点（或线上会议）、需提前准备的资料（如项目进度表、需求文档、数据报表等）。

确认各相关部门负责人或核心参会人员（如市场部、研发部、运营部等），若关键人员无法参会，需提前协调替补人员或调整会议时间。

准备会议记录工具

指定专人担任记录人（建议为项目助理或综合管理岗），提前熟悉模板结构，准备录音设备（需提前告知参会人员）、会议纪要初稿文档等。

二、会中记录：聚焦要点，保证信息完整

确认会议基本信息

会议开始后，记录人首先核对以下信息并填写至模板对应位置：会议名称、日期、具体起止时间、会议地点（线上需注明平台及会议号）、主持人、记录人。

记录参会人员信息

按部门依次记录参会人员姓名（用号代替，如“张”）、职务（如“市场部经理”“研发组主管”），标注缺席人员及原因（如“李*：出差，已同步书面意见”）。

逐项记录议题讨论过程

按预设议题顺序，记录每个议题的讨论要点：

背景说明：简要介绍议题背景（如“因客户反馈交付延迟，需协调物流部与销售部调整运输方案”）。

各部门意见：客观记录各部门代表的发言核心（如“销售部：建议优先保障VIP客户订单，需物流部提供实时跟进接口”；“物流部：当前运力已饱和，需增加2辆临时车辆，申请额外预算”）。

争议点：明确讨论中存在分歧的关键问题（如“临时车辆预算由谁承担”“VIP客户优先级标准”）。

提炼决议事项与责任分工

对每个议题的讨论结果进行总结，形成明确决议：

决议内容：简洁描述最终达成的共识（如“同意增加2辆临时车辆，预算由市场部专项经费承担”）。

责任部门/人：明确具体负责执行的部门或个人（如“物流部*负责车辆协调，3个工作日内落实”）。

完成时限：设定清晰的截止时间（如“2024年6月30日前完成运输系统接口开发”）。

确认会议待办事项

会议结束前，主持人带领参会人员逐项回顾决议事项和待办任务，保证责任人与时限无异议，记录人同步补充完整“后续跟进”模块。

三、会后整理：及时分发，推动落地执行

整理会议纪要初稿

会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理纪要初稿，重点检查：

议题讨论过程是否完整，各部门意见是否准确客观；

决议事项、责任分工、完成时限是否清晰无歧义；

语言简洁，避免口语化表述（如将“那个数据”改为“2024年Q2客户交付数据”）。

审核与分发纪要

将初稿提交主持人（或项目负责人）审核，确认内容无误后，于1个工作日内通过内部邮件或协同工具（如企业钉钉）发送至所有参会人员及相关领导，并抄送存档部门（如综合管理部、项目组）。

跟进待办事项进度

记录人（或项目组）在后续工作中定期（如每周）跟踪“后续跟进”模块中的待办事项进度，对逾期未完成的任务及时提醒责任人，并在下次会议中同步进展。

会议记录模板

会议基本信息

会议名称

例：项目Q3跨部门协作协调会

日期

2024年X月X日

时间

14:00-16:00

地点/会议平台

会议室A/企业会议（会议号：X–）

主持人

王*（项目总监）

记录人

刘*（项目助理）

参会人员

张（市场部经理）、李（研发部主管）、赵（运营部专员）、陈（财务部主管）等

缺席人员及原因

周*（生产部经理）：出差，已提交书面意见

会议议程与讨论记录

一、议题1：Q3产品上线跨部门分工安排?背景说明：产品研发已完成测试，计划9月15日上线，需明确市场推广、技术支持、运营筹备分工。?讨论内容：-市场部：负责上线前预热宣传（社交媒体、KOL合作），需研发部提供产品功能亮点说明，8月25日前提交素材。-研发部：提供技术支持（7×24小时响应群组），8月20日前完成上线部署并测试稳定性。-运营部*：制定用户引导流程，9月10日前完成培训材料编写。?决议事项：1.市场部8月25日前提交推广素材，研发部配合提供功能说明；2.研发部组建5人技术支持小组，8月20日前完成上线部署；3.运营部9月10日前提交用户培训材料，同步组织内部培训。

二、议题2：供应链与生产部产能匹配问题?背景说明：近期订