团队会议会议记录与决策跟进模板.docVIP

团队会议记录与决策跟踪工具模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类团队内部会议场景，包括但不限于：周例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会、复盘总结会等。通过标准化记录会议内容、明确决策结果、跟踪行动项进展，可有效解决会议后“决议不清、责任不明、执行脱节”等问题，提升团队协作效率，保证会议成果落地。尤其适合需要多人协作、跨角色配合的团队，帮助成员快速掌握会议核心信息，减少信息传递损耗，推动项目目标有序达成。

二、会议记录与决策跟踪全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确认会议基本信息

提前与会议组织者确认会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会人员（含缺席人员及原因）、记录人，保证关键信息无遗漏。若为线上会议，需提前测试会议工具（如腾讯会议、Zoom）的音视频及共享屏幕功能。

梳理会议议程

向参会人员收集会议议题，根据优先级排序形成议程表，明确每个议题的讨论目标、预计时长及负责人。议程表需提前至少1天分发至所有参会人员，方便大家提前准备材料、梳理观点。

准备会议记录工具

记录人需提前打开本模板表格（或根据团队习惯调整格式），熟悉各字段填写要求；若会议涉及重要数据、图表或方案展示，可提前截图或标注关键页码，方便记录时引用。

（二）会中记录：聚焦核心，精准提炼

记录会议基本信息

在模板“会议基本信息”区域填写会议名称、日期、具体起止时间、地点、主持人、记录人，以及参会人员（含部门/职务）、缺席人员及原因，保证可追溯。

按议程记录讨论要点

逐项记录议程的讨论过程：

观点陈述：简要记录各参会人员的主要观点（用“姓名+部门+核心观点”格式，如“（产品部）：建议优先优化用户注册流程，当前转化率偏低”），避免冗长描述，重点突出分歧点与共识点。

关键数据：记录引用的重要数据（如“Q3用户留存率较上月提升5%”“项目延期风险为15%”），可标注数据来源（如“来自数据报告”）。

争议问题：对未达成一致的议题，需明确记录争议焦点（如“争议：是否增加新功能模块vs先优化现有bug”）。

明确决议事项

对每个议题的最终结论进行“决议编号”（如“决议01”），清晰记录决议内容（需具体、可执行，避免模糊表述，如“决议：于10月15日前完成用户注册流程优化，上线新版本”）。

拆解行动项

决议后立即拆解为具体行动项，每项行动需包含：

行动项编号（与决议编号关联，如“行动项01-01”）；

任务描述（具体要做什么，如“设计用户注册流程原型图”）；

负责人（明确到具体人员，如*（设计部））；

协助人（如有，如*（开发部））；

截止日期（精确到日，如“2023-10-10”）；

交付成果（如“高保真原型图（含交互说明）”）。

若行动项涉及资源需求（如“需申请测试服务器2台”），需在备注栏标注。

（三）会后整理：核对确认，及时分发

完善会议记录

会后1个工作日内，记录人需根据会议录音（如有）、笔记及讨论材料，补充完善记录内容，保证讨论要点、决议事项、行动项准确无误，重点核对负责人姓名、截止日期等关键信息。

审核与分发

将整理好的会议记录提交给会议主持人审核，确认无遗漏或偏差后，于2个工作日内分发至所有参会人员及相关协作方（如项目组、上级领导）。同步发送“决策跟踪表”（见模板三），明确后续跟踪要求。

归档与更新

将会议记录（含原始笔记、录音等附件）按“年份-月份-会议类型”归档至团队共享文档（如企业网盘、项目管理工具），方便后续查阅。同时在团队项目管理工具（如Teambition、飞书多维表格）中创建“决策跟踪看板”，实时更新行动项状态。

三、核心模板表格设计

（一）会议基本信息表

字段名称

填写说明

示例

会议名称

需体现会议核心主题

2023年Q4产品规划推进会

日期

格式：YYYY-MM-DD

2023-10-08

时间

格式：HH:MM-HH:MM（24小时制）

14:00-16:00

地点

线上会议需注明平台+会议号，线下注明会议室

线上（腾讯会议：123-456-789）

主持人

姓名+部门

*赵六（项目部）

记录人

姓名+部门

*钱七（行政部）

参会人员

列出所有参会人员，格式“姓名（部门）”

（产品部）、（设计部）、*（开发部）

缺席人员及原因

如有缺席，需注明姓名、原因

*孙九（测试部）：因项目出差请假

（二）会议议程与讨论记录表

序号

议程名称

讨论要点（记录关键观点、数据、争议）

讨论时长（分钟）

1

Q3项目复盘

：Q3用户增长达20%，但留存率仅40%，低于目标；：主要因新用户引导流程复杂，建议简化注册步骤。争议：是否需立即优化引导流程vs先修复已知bug。

30

2

Q4产品规划讨论

：提出新增“智能推荐”功能，预计需2个月开发；赵六：建议优先上线“用户反馈系统”，因近期投诉