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文档管理资料归档分类标准模板

一、适用范围与应用场景

企业内部行政文件（如通知、报告、规章制度）的归档；

项目全生命周期资料（如立项文件、进度报告、验收材料）的分类整理；

合同、财务凭证等具有追溯性文档的系统化管理；

跨部门协作文档的统一存储与权限管控。

二、分类归档操作流程

（一）前期准备：明确分类维度

梳理文档类型：根据组织性质，明确需归档的文档范围（如办公类、项目类、合同类、人事类等）。

制定分类层级：采用“一级分类+二级分类”结构，一级分类按业务属性划分（如“综合管理”“项目管理”“财务管理”），二级分类在一级分类下细化（如“综合管理”下分“通知文件”“会议记录”“制度规范”）。

确定编码规则：为每类文档分配唯一编码，格式为“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”（如“GL-XT-2024-001”，其中“GL”为综合管理、“XT”为制度规范、“2024”为年份、“001”为流水号）。

（二）资料收集与初步整理

收集归档资料：按部门或项目组，定期（如每月/每季度）收集需归档的原始文档，保证资料完整、无遗漏。

检查资料质量：核对文档是否清晰、无破损，关键信息（如日期、签字、盖章）是否齐全，对缺失资料及时补充。

剔除无效资料：删除过期草稿、重复文件及与归档范围无关的临时资料。

（三）分类编码与标识

匹配分类标准：根据前期制定的分类维度，将文档归入对应的一级、二级分类（如“2024年部门绩效考核办法”归入“综合管理-制度规范”）。

分配唯一编码：按编码规则为每份文档编制编号，使用铅笔或标签纸标注在文档右上角，避免覆盖原内容。

分类标识粘贴：在文档档案袋或文件夹封面粘贴分类标签，标注一级分类名称、二级分类名称及编码范围（如“GL-XT2024-001至050”）。

（四）填写登记信息

录入文档登记表：根据模板表格（详见第三部分），逐项填写文档编号、名称、形成日期、责任人、存放位置等信息，保证信息准确无误。

核对电子台账：若存在电子文档，同步在电子台账中录入信息，与纸质文档建立关联（如扫描件命名与编码一致）。

（五）归档存储与保管

选择存储介质：纸质文档存入符合档案管理要求的文件柜（防火、防潮、防虫），电子文档存储于指定服务器或云端，并设置访问权限。

规范存放顺序：按编码顺序排列档案，同一分类内按形成时间先后排序，保证查找时快速定位。

建立检索目录：编制年度分类检索目录，注明各分类的文档数量、编码范围及存放位置，张贴于档案室或共享平台。

（六）定期维护与更新

定期检查：每半年对档案进行清点，检查是否有损坏、丢失或霉变，发觉问题及时修复或补充。

动态更新：新增文档时，按相同流程完成分类、编码及登记；废止或失效文档需单独存放并标注“已废止”，保留期限到期后按规定销毁。

三、文档分类登记表

文档编号

文档名称

所属分类（一级/二级）

形成日期

责任人

存放位置（柜号/路径）

密级（公开/内部/秘密）

备注（如关联项目/合同号）

GL-XT-2024-001

2024年考勤管理制度

综合管理/制度规范

2024-01-15

张*

A柜-01层-01格

内部

替代2023版制度

XM-LC-2024-025

项目立项批复文件

项目管理/立项阶段

2024-02-20

李*

B柜-03层-12格

内部

项目编号：XM202403

CW-HT-2024-018

供应商采购合同（公司）

财务管理/合同协议

2024-03-10

王*

电子档案/合同/2024

内部

合同金额：50万元

四、使用规范与注意事项

（一）命名与编码规范

文档名称需简洁明了，避免使用“新建”“最终版”等模糊词汇，应体现核心内容（如“关于2024年春节放假的通知”而非“通知1”）；

编码一旦确定不得随意修改，若需变更需经部门负责人审批并更新登记表，保证编码唯一性和连续性。

（二）密级与权限管理

根据文档敏感性划分密级（公开、内部、秘密），秘密级文档需单独存放，借阅需经分管领导审批；

电子文档需设置访问密码，定期更新权限列表，离职人员账号及时停用。

（三）电子文档管理

电子文档需与纸质文档同步归档，格式统一为PDF（扫描件）或DOCX（可编辑文件），避免使用临时格式；

重要电子文档需定期备份（如每月刻录光盘或异地存储），防止数据丢失。

（四）借阅与归还流程

建立借阅登记制度，借阅人需填写《文档借阅申请表》，注明借阅原因、归还时间，经责任人签字后方可借阅；

借阅期限一般不超过7个工作日，到期未归还需及时催收，损坏或丢失按组织规定赔偿。

（五）档案保管期限

根据文档价值确定保管期限（如年度保管、10年保管、永久保管），保管期满后由档案管理部门鉴定，对无保存价值的文档按规定销毁（需两人监销并记录）。

（六）责任分工

各部门指定专人负责本部门文档的收集与初步分类，档案管理部门