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企业文档电子化管理及存档规范

一、规范适用范围与典型应用场景

本规范旨在统一企业内部各类电子文档的管理标准，保证文档、流转、存储、归档及销毁全过程的规范性、安全性与可追溯性。

适用范围

企业各部门（含总部、分支机构、项目部）在经营管理活动中产生的各类电子文档，包括但不限于：

制度类：管理制度、流程规范、岗位职责等；

合同类：业务合同、协议、订单、招投标文件等；

报告类：工作总结、项目报告、财务报告、审计报告等；

会议类：会议纪要、会议通知、演示材料等；

其他类：技术图纸、培训资料、客户资料、证照扫描件等。

典型应用场景

新文档管理：如市场部制定年度营销计划时，需按规范命名、分类并录入电子文档管理系统；

跨部门协作流转：如项目部与财务部同步项目合同审批时，通过系统实现文档在线传阅与状态跟踪；

历史档案电子化归档：如将2020年以前的纸质合同扫描为电子文档，按规范补录元数据后纳入统一管理；

审计与合规调阅：如外部审计机构需查阅近三年采购合同，通过系统权限控制实现快速检索与合规调取。

二、电子化文档管理全流程操作指南

（一）文档分类与编码规则

操作步骤：

明确分类维度：采用“一级分类+二级分类”两级体系，一级分类按部门划分（如“行政部”“财务部”“市场部”），二级分类按文档类型划分（如“制度类”“合同类”“报告类”）。

制定分类编码：编码格式为“一级分类缩写-二级分类缩写-年份-流水号”，其中缩写为2-3个汉字拼音首字母（如“行政部-制度类”编码为“XZZD-2024-001”）。

编码示例：

财务部2024年第3份合同：“CWHT-2024-003”；

市场部2024年第5份报告：“SCBG-2024-005”。

（二）文档命名规范

操作步骤：

命名格式：统一采用“部门全称-文档类型-具体名称-日期-版本号”格式，版本号以“V1.0”“V2.0”递增。

命名要求：

文档名称需简洁清晰，避免使用特殊字符（如“*”“#”“%”）；

日期格式统一为“YYYYMMDD”（如）；

版本号首次提交为“V1.0”，修订后依次递增。

命名示例：

行政部2024年5月20日发布的《办公用品管理制度V1.0》：“行政部-制度类-办公用品管理制度V1.0”；

财务部2024年5月21日修订的《费用报销流程V2.0》：“财务部-制度类-费用报销流程V2.0”。

（三）文档录入与存储

操作步骤：

录入系统：通过企业电子文档管理系统（如OA系统、专业档案管理系统）创建文档，填写元数据信息（文档编号、名称、类型、责任人、创建日期等）。

存储路径：按分类编码对应存储，一级目录为“一级分类缩写”，二级目录为“二级分类缩写-年份”，三级目录为具体文档（如“XZ/XZZD-2024/行政部-制度类-办公用品管理制度V1.0”）。

备份要求：

每日17:00自动将文档备份至企业专用服务器；

每月最后1个工作日手动备份至离线存储介质（如移动硬盘），由行政部*负责保管。

（四）权限管理

操作步骤：

角色划分：设置“管理员”“部门负责人”“普通用户”三类角色，明确各角色权限（管理员拥有全部权限，部门负责人可审批本部门文档，普通用户可查看/编辑本人负责文档）。

权限申请：新增/变更权限需填写《权限申请表》，经部门负责人审批后，由系统管理员在2个工作日内配置完成。

权限核查：每季度末由行政部*组织一次权限核查，对离职人员权限及时注销。

（五）文档借阅与流转

操作步骤：

借阅申请：通过系统提交《电子文档借阅申请表》，注明文档编号、借阅用途、预计归还日期，经部门负责人*审批后生效。

借阅限制：

密级文档（如财务报告、合同）需经分管领导*审批；

借阅期限不超过7天，到期需归还，如需续借需提前2天申请。

流转记录：系统自动记录借阅人、借阅时间、归还时间等信息，保证全程可追溯。

（六）定期归档与清理

操作步骤：

归档周期：每年12月20日至12月31日，各部门对当年文档进行集中归档。

归档标准：仅归档最终版本文档，草稿、修订稿等非正式版本需清理。

归档流程：

部门整理文档，核对元数据信息；

提交《电子文档归档清单》至行政部*审核；

审核通过后，文档状态变更为“已归档”，禁止编辑。

（七）销毁管理

操作步骤：

销毁条件：超过保存期限（如合同保存10年、制度保存5年）且无继续保存价值的文档。

销毁流程：

部门提出销毁申请，填写《电子文档销毁申请表》，说明销毁原因及清单；

经行政部、法务部（如需）审批后，由IT部*执行销毁；

销毁后《销毁记录表》，由审批人、执行人签字存档。

三、电子文档管理核心模板表格

（一）企业文档分类编码表

一级分类

二级分类

分类编码

说明

示例

行政部

制度类

XZZD

行政管理制度

XZZ