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公司证照管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司各类证照的管理，确保证照的安全、完整与有效使用，保障公司合法经营权益，维护公司正常运营秩序，依据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。本制度旨在明确证照管理的责任主体、操作流程及注意事项，使证照管理工作有章可循，防范因证照管理不当引发的各类风险。

（二）适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在生产经营活动中依法取得的各类证照的申领、办理、保管、使用、变更、年检、注销及遗失补办等管理工作。所称“证照”，主要包括但不限于公司营业执照、各类经营许可证、资质证书、批准文件、认证证书、荣誉证书及其他具有法律效力或重要经营价值的证明文件。

（三）基本原则

1.统一管理原则：公司证照实行统一登记、分级负责的管理体制，确保管理的集中与规范。

2.安全第一原则：证照保管应采取必要的安全措施，防止遗失、损毁、被盗或不当使用。

3.规范使用原则：严格按照规定程序和范围使用证照，严禁涂改、伪造、出租、出借、转让或用于非法活动。

4.及时更新原则：证照有效期届满或登记事项发生变更时，应提前规划，及时办理换证、年检或变更手续，确保证照持续有效。

5.责任到人原则：明确各环节的管理责任人，确保每一项证照管理工作都有专人负责，责任落实到位。

二、管理机构与职责

（一）管理部门

公司行政部（或指定综合管理部门，下同）是公司证照管理的归口部门，负责统筹协调公司各类证照的日常管理工作。

（二）行政部职责

1.负责本制度的制定、修订、解释与监督执行。

2.负责公司核心证照（如营业执照、公司章程等）的直接保管、登记与使用管理。

3.指导、监督各业务部门对其职责范围内相关专业证照的申领、保管与使用。

4.建立公司证照管理台账，对证照的种类、名称、编号、颁发机关、有效期、保管人等信息进行详细记录与动态更新。

5.提醒并组织相关部门办理证照的年检、换证、变更及注销等事宜。

6.对各部门证照管理工作进行定期或不定期检查，对发现的问题提出整改要求。

（三）业务部门职责

1.负责本部门业务范围内所需专业证照的初步申请、材料准备及配合办理工作。

2.按照本制度规定，妥善保管由本部门直接使用和管理的专业证照及其复印件。

3.在规定范围内规范使用证照，确保证照信息的真实性和完整性。

4.及时向行政部反馈本部门管理的证照所发生的变更、到期、遗失、损毁等情况，并配合办理相关手续。

三、证照的申领与办理

（一）申领发起

因公司经营发展需要，需新申领或增领证照时，由相关业务部门根据实际需求，向行政部提出申请，并说明证照名称、办理依据、用途、预计办理周期及所需材料等。

（二）材料准备与提交

1.行政部接到申请后，会同相关业务部门梳理办理所需的全部材料清单。

2.相关业务部门负责按清单要求准备齐全、真实、有效的申请材料，并对材料的真实性、合规性负责。

3.材料准备完毕后，经部门负责人审核无误，提交行政部复核。行政部复核通过后，按规定程序提交至相关政府主管部门或机构。

（三）办理过程跟踪

行政部或指定的业务部门负责证照办理过程中的沟通、协调与跟踪工作，及时了解办理进度，确保在合理期限内完成。

（四）证照接收与登记

证照办理完成后，经办人应仔细核对证照所载信息是否准确无误。确认无误后，及时将证照原件交行政部统一登记入库。行政部应在证照管理台账中详细记录新领证照的相关信息。

四、证照的保管与使用

（一）证照保管

1.原件保管：公司营业执照等核心证照原件由行政部指定专人专柜保管，存放于安全、干燥、通风的环境中，采取防火、防潮、防虫、防盗措施。其他专业证照原件，可根据实际使用情况，由行政部与相关业务部门协商确定保管责任部门，但均需指定专人负责，并参照核心证照的保管要求执行。

2.复印件管理：证照复印件应与原件核对一致，并由保管部门在复印件上注明用途、使用日期及加盖公司公章（或“复印件与原件一致”章）。复印件的保管参照原件管理要求执行，防止滥用。

3.电子存档：所有证照原件均应扫描形成电子文档，由行政部统一存储于公司指定的安全服务器或存储介质中，便于查阅和使用。电子文档应定期备份。

（二）证照使用

1.使用申请：因经营业务需要使用证照原件或复印件时，使用部门应填写《证照使用申请表》，注明使用事由、使用范围、使用期限及所需证照种类等，经部门负责人审批后，向证照保管部门申请。

2.审批与借阅：

*借阅证照复印件，由部门负责人审批后，向保管部门借阅，并在《证照借阅登记薄》上签字确认。

*借阅证照原件，须经公司分管领导审批。确因特殊情况需携带证照原件外出的，须严格限制使用范围和期限，并由部门负责人或其指定人员亲自携带和负责，确保安全。

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