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文件签收单-模板

在日常办公与商业往来中，文件的传递与接收环节至关重要，一份规范的文件签收单不仅能清晰记录文件流转的轨迹，更能在关键时刻作为责任界定的依据，保障信息传递的准确性与安全性。以下提供一份通用的文件签收单模板，供各单位及个人根据实际需求进行调整与使用。

文件签收单模板

**文件签收单**

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**编号：**

**文件名称：**

**文件编号（如有）：**

**发出单位/部门：**

**发出人：**

**接收单位/部门：**

**送达日期：**年月日

**文件份数：**

**文件性质：**□原件□复印件□其他_________

**签收信息：**

**签收日期：**年月日

**签收人签字：**

**职务/部门：**

**联系方式：**

**备注：**

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模板项目说明

1.编号：此编号通常由发出方或管理部门统一编制，用于内部对签收单进行归档和查询，便于日后追溯。

2.文件名称：准确填写所传递文件的全称，确保与文件封面或首页标注的名称一致，避免简称或模糊表述导致误解。

3.文件编号（如有）：如果所传递的文件本身带有编号（如合同编号、通知编号等），应在此处准确填写，以对应具体文件。

4.发出单位/部门：填写发送文件的单位全称或内部具体部门名称。

5.发出人：填写实际发出文件的经办人姓名。

6.接收单位/部门：填写接收文件的单位全称或内部具体部门名称。

7.送达日期：由发出方填写文件实际送出或送达至接收方指定地点的日期。

8.文件份数：明确本次传递文件的总份数，以便接收方核对。

9.文件性质：根据实际情况勾选文件是原件、复印件还是其他类型，并可在横线处补充说明。

10.签收日期：由接收方签收人填写实际收到文件的日期，应精确到日。

11.签收人签字：接收方经办人亲笔签名，确保签收行为的真实性和有效性。

12.职务/部门：签收人所属的具体职务或部门，有助于明确签收人的权责范围。

13.联系方式：签收人的有效联系方式，便于在文件交接过程中或后续有疑问时进行沟通。

14.备注：用于记录其他需要说明的特殊情况，如文件附带物品、需特别注意的事项等。

签收单的管理与存档

*及时签收：接收方在收到文件后，应仔细核对文件名称、份数等信息无误后，及时签署签收单。

*妥善保管：发出方应将签收回执妥善保管，作为文件已送达的有效凭证；接收方也应对签收记录进行内部登记管理。

*规范流转：对于重要文件，建议采用专人递送或挂号信、快递等可追踪方式，并将签收单与文件流转记录一并存档。

*电子化存档：条件允许时，可对签收回执进行扫描或拍照，进行电子化存档，便于长期保存和快速检索。

此模板旨在提供一个基础框架，使用者可根据行业特点、公司内部管理制度或特定文件的重要程度，对上述项目进行增删或细化，以确保文件签收流程的规范、高效与安全。