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多功能行政管理标准化模板库
一、会议管理标准化模板
适用工作情境
适用于部门例会、项目启动会、季度总结会、跨部门协调会等各类行政会议的全流程管理，旨在规范会议筹备、召开及后续跟进，提升会议效率与决策落地效果。
标准化操作流程
1.会议发起与审批
发起人：根据工作需要，填写《会议申请表》，明确会议主题、目的、时间（建议时长不超过2小时）、地点（线上/线下）、参会人员（含主持人、记录人）及需讨论的核心议题。
审批人：部门负责人或分管领导审批，重点审核会议必要性、时间安排合理性及参会人员范围。审批通过后，由行政部门统一协调会议室（若线下）或线上会议工具（如企业腾讯会议）。
2.会议通知与准备
通知发布：至少提前1个工作日通过OA系统或工作群发布会议通知，附《会议申请表》及会议议程（含各议题时间分配）、相关材料（如项目方案、数据报表）提前查阅要求。
会前准备：
线下会议：行政部门提前30分钟调试设备（投影仪、麦克风、视频会议系统），摆放会议资料、席卡、饮用水；
线上会议：提前测试会议、权限设置（如静音控制、屏幕共享），提醒参会人员提前10分钟进入会议室。
3.会议召开与记录
会议主持：主持人按议程主持会议，控制各环节时间，引导参会人员聚焦议题讨论，避免偏离主题。
会议记录：记录人实时记录会议要点，包括：各议题讨论结论、待办事项（明确责任部门/人、完成时限）、遗留问题及下一步计划，会后2个工作日内整理形成《会议纪要》，经主持人审核无误后分发至参会人员及相关部门。
4.会议决议跟进与归档
跟进落实：各责任部门/人根据《会议纪要》中的时限要求推进工作，记录人于每周五汇总待办事项进展，在周例会中通报。
资料归档：会议结束后3个工作日内，将《会议申请表》《会议通知》《会议纪要》及相关材料整理存档（电子档按“年份-月份-会议类型”分类，纸质档装订成册），保存期限不少于2年。
模板表单示例
表1：会议申请表
会议主题
会议时间
会议地点
参会人员（含职务）
会议目的
主要议题（按顺序）
所需材料
申请人签字
1.2.3.
审批意见
部门负责人签字：
分管领导签字：
日期：
日期：
表2：会议纪要
会议名称
会议时间
会议地点
主持人
记录人
参会人员
缺席人员及原因
议题及讨论情况
议题一：讨论内容：结论：待办事项：责任人：时限：
议题二：讨论内容：结论：待办事项：责任人：时限：
遗留问题
问题描述：跟进计划：负责人：时限：
下次会议安排（若有）：时间：议题：
执行要点提示
会议议题不宜超过5个，保证每个议题有明确结论；
《会议纪要》需经主持人审核，避免记录偏差；
跟进过程中，对逾期未完成的待办事项，需及时向责任部门催办并记录原因；
涉及保密内容的会议，需在通知中标注密级，参会人员签署《保密承诺书》。
二、文件审批标准化模板
适用工作情境
适用于公司内部各类行政文件的审批流程，包括但不限于请假申请、办公用品采购申请、用印申请、制度文件发布等，保证文件流转规范、审批高效、责任可追溯。
标准化操作流程
1.文件发起与填写
发起人：根据业务需求选择对应审批模板（如《请假审批单》《采购申请单》），准确填写申请事项、事由、附件材料（如采购需附报价单、请假需附相关证明）及申请人信息。
2.部门初审
审核人：部门负责人（或直属上级）对申请内容进行初审，重点审核：
事项是否符合部门工作计划；
附件材料是否完整、合规；
申请内容（如采购预算、请假天数）是否符合公司规定。
初审通过后流转至下一审批人，不通过则退回申请人并说明原因。
3.跨部门/领导审批
按权限审批：根据事项性质（如金额、涉及范围）确定审批层级，例如：
请假：3天以内由部门审批，3-7天由分管领导审批，7天以上由总经理审批；
采购：金额5000元以下由行政部门审批，5000-20000元由分管领导审批，20000元以上由总经理审批。
审批时限：各审批人需在1个工作日内完成审批，紧急事项可标注“加急”，审批时限缩短至4小时。
4.审批结果反馈与执行
结果反馈：审批完成后，系统自动或由行政部门将审批结果（通过/驳回）反馈至申请人，驳回需注明原因。
文件执行：审批通过的文件，由申请人按内容执行（如采购申请交行政部门采购，请假申请交考勤备案），执行过程中需留存相关凭证（如采购合同、请假记录）。
5.文件归档
审批完成的文件（含电子档、纸质档及附件）由行政部门统一归档，电子档按“文件类型-年份-月份”分类存储，纸质档按季度装订，保存期限不少于3年。
模板表单示例
表3：通用审批单
申请事项
申请部门
申请人
申请日期
申请事由
附件清单
1.2.3.
审批流程
部门负责人意见：签字：日期：分管领导意见（若有）：签字：日期：总经理意见（若有）：签字：日期：
审批结果
□通
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