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企业采购管理模板标准化操作手册

前言

本手册旨在规范企业采购管理全流程操作，统一采购模板使用标准，提高采购工作效率，降低采购成本，防范采购风险。手册适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购管理部门及相关岗位，涵盖采购需求提出、供应商管理、合同签订、订单执行、验收付款等核心环节，为企业采购活动提供标准化操作指引。编制依据为《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》及企业内部采购管理制度。

目录

一、手册适用范围与典型应用场景

二、采购管理标准化操作流程详解

三、常用采购管理模板示例

四、操作关键风险点与注意事项

一、手册适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业内部所有采购活动，包括但不限于：

生产性采购（原材料、零部件、设备等）

非生产性采购（办公用品、后勤物资、服务类项目等）

项目采购（工程建设、研发项目所需物资或服务）

应急采购（突发情况下的紧急物资采购）

（二）典型应用场景

日常办公采购：行政部因新增员工需采购办公桌椅、电脑等设备，或各部门常规办公用品补货。

生产原材料采购：制造部根据生产计划，向合格供应商采购A类原材料，保证生产线连续运转。

供应商引入采购：采购部因业务拓展需要，通过公开招标方式选择新的物流服务供应商。

项目专项采购：研发部为新产品开发项目采购实验设备，需签订专项采购合同并跟踪交付进度。

二、采购管理标准化操作流程详解

（一）采购需求提出与审批

操作目标：保证采购需求真实、必要，预算合规，审批流程规范。

步骤1：需求部门提交申请

需求部门填写《采购申请单》（见模板三），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等信息。

附件材料：如技术参数要求（生产设备采购）、图纸（定制化零件）、市场调研报告（大额采购）等。

步骤2：部门负责人审核

部门负责人审核需求的合理性与必要性（如新增办公设备需确认是否有闲置设备可调配），签字确认后提交至采购部。

步骤3：采购部复核

采购部核对《采购申请单》信息完整性，重点检查预算是否符合年度采购计划、是否存在重复采购等情况。

对需求不明确或预算超标的申请，退回需求部门补充材料。

步骤4：财务部预算审核

财务部审核采购预算是否在部门预算额度内，大额采购（如超过10万元）需确认是否履行预算调整程序。

步骤5：分级审批

根据采购金额分级审批：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购部经理

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部主管

金额＞5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部主管→总经理

审批通过后，采购部启动供应商选择流程；审批未通过，退回需求部门。

（二）供应商选择与管理

操作目标：通过规范流程选择优质供应商，建立动态供应商管理体系，保证采购物资质量与供应稳定性。

步骤1：供应商信息收集

采购部通过以下渠道收集供应商信息：

公开招标（如招标平台、行业招标网站）

供应商自荐（需提交资质证明文件）

现有供应商推荐（需经采购部核实）

行业协会或第三方机构推荐

步骤2：供应商资质审核

采购部对候选供应商进行资质初审，重点审核：

营业执照、相关行业许可证（如食品供应商需食品经营许可证）

质量体系认证（如ISO9001认证）

生产/经营能力证明（如产能报告、设备清单）

财务状况（近3年财务报表、信用报告）

资质审核通过后，纳入《合格供应商名录》（见模板四）；未通过，书面告知供应商。

步骤3：供应商评估与选择

根据采购类型选择评估方式：

公开招标：金额≥5万元的采购，通过招标文件明确评标标准（价格、质量、服务、资质等），由评标小组（含采购部、需求部、财务部代表）打分，确定中标供应商。

询价比价：5000元＜金额＜5万元，向3家及以上合格供应商询价，综合价格、交期、售后等因素选择供应商。

单一来源采购：仅有一家供应商可满足特殊需求（如专利产品），需经总经理审批并说明理由。

确定供应商后，签订《供应商合作协议》，明确双方权利义务。

步骤4：供应商绩效评估

采购部每季度对合作供应商进行绩效评估，指标包括：

质合格率（验收通过率）

交付准时率（按约定时间交付比例）

服务响应速度（问题解决时效）

价格竞争力（与市场平均水平对比）

评估结果分为优秀、合格、不合格三个等级，不合格供应商将从《合格供应商名录》中剔除，优秀供应商可优先获得合作机会。

（三）采购合同签订与执行

操作目标：通过合同明确采购双方权责，防范法律风险，保障采购顺利执行。

步骤1：合同拟定

采购部根据采购结果与供应商协商拟定合同，使用《采购合同模板》（见模板五），核心条款包括：

双方基本信息（名称、地址、联系人、联系方式）

采购标的（名称、规格型号、数量、单价、总价）

质量标准（需符合国家标准、行业标准或双方约定标准）

交付条款（时间、地点、方式、运输费