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人力资源管理标准化表格工具指南

一、适用工作场景

人力资源管理标准化表格是HR日常工作的核心工具，适用于企业员工全生命周期管理场景，包括但不限于：新员工入职信息登记、员工绩效考核评估、专业技能培训记录、岗位异动审批、离职手续办理、员工档案更新等。通过标准化表格，可统一管理口径，规范操作流程，保证信息完整性与数据可追溯性，同时提升跨部门协作效率，降低人为操作误差。

二、标准化表格使用流程

（一）员工基本信息登记表使用步骤

资料收集：新员工入职前，由HR向员工收集必要资料，包括证件号码复印件（仅留存关键信息，隐去部分数字）、学历学位证书、离职证明（如有）、近期体检报告等。

信息核对：HR需逐项核对员工提交资料与实际情况的一致性，保证姓名、出生日期、学历等信息准确无误，避免虚假信息录入。

表格填写：根据收集的信息，完整填写《员工基本信息登记表》，表中“紧急联系人”“家庭住址（仅至区县）”等非敏感信息需员工本人签字确认，“薪资结构”“社保缴纳基数”等由HR根据公司政策填写。

部门审核：表格填写完成后，交由员工所在部门负责人签字确认，保证岗位信息、汇报关系与部门需求一致。

归档管理：HR将签字完整的表格原件存入员工个人档案，电子版同步录入人力资源管理系统，保证纸质与电子档案一致。

（二）员工绩效考核表使用步骤

指标设定：考核周期开始前，由员工直接上级与员工共同制定《绩效考核表》，明确考核周期（如季度/年度）、关键绩效指标（KPI）、目标值及评分标准，指标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）。

过程跟踪：考核周期内，上级需定期与员工沟通目标进展，记录关键事件（如项目成果、改进建议），作为考核评分的客观依据。

自我评估：考核周期结束后，员工对照《绩效考核表》中的指标进行自评，填写实际完成情况、自我评分及简要说明。

上级评估：直接上级结合员工自评、过程记录及实际表现，进行独立评分，并在“评语”栏中肯定成绩、指出不足，提出改进建议。

结果确认：HR将上级评估结果反馈给员工，员工如有异议，可在3个工作日内提出申诉，HR协调上级与员工沟通后达成一致；双方确认无误后签字留存，结果作为薪酬调整、晋升或培训的依据。

（三）员工培训记录表使用步骤

培训计划：HR根据企业发展战略与员工能力需求，制定年度/季度培训计划，明确培训主题、时间、地点、讲师及参训人员名单。

培训实施：培训前，HR向参训人员发放《培训签到表》，培训中由讲师或HR组织学员签到；培训结束后，学员需填写《培训效果评估表》，对内容实用性、讲师表现等进行评分。

记录填写：HR根据签到表、评估表及培训内容，填写《员工培训记录表》，记录培训名称、日期、学时、考核结果（如笔试成绩、实操表现）及学员签字。

档案更新：将《员工培训记录表》存入员工个人档案，电子版同步更新至HR系统，作为员工职业发展、岗位晋升的能力参考依据。

三、常用标准化表格模板

（一）员工基本信息登记表

项目

内容

备注

姓名

*明

需与证件号码一致

性别

男/女

出生日期

年月日

证件号码号

110（仅显示前6位后4位）

敏感信息加密存储

入职日期

年月日

所属部门

人力资源部

岗位名称

招聘专员

学历

本科

联系方式

135678（仅显示前3位后4位）

紧急联系人

张*（父亲）

紧急联系人电话

159876

员工签字

___________

日期：年月日

部门负责人签字

___________

日期：年月日

HR审核签字

___________

日期：年月日

（二）员工绩效考核表（季度）

被考核人

*明

所在部门

市场部

岗位

销售代表

考核周期

2024年Q1

考核指标

目标值

实际完成

权重（%）

销售额（万元）

100

105

40

新客户开发数量

5

4

30

客户满意度评分

4.5（5分制）

4.2

20

团队协作评分

4.5（5分制）

4.8

10

总分

-

-

100

上级评语

销售额超额完成，新客户开发略低于目标，需加强市场拓展主动性；团队协作表现优秀，建议保持。

员工签字

___________

上级签字

___________

日期

年月日

日期

年月日

（三）员工培训记录表

培训名称

新员工入职培训

培训日期

年月日

培训地点

公司A栋301会议室

讲师

李*（HR经理）

培训内容

公司文化、规章制度、考勤管理、薪酬福利体系

学时

8

参训人员名单

明、王、张、刘、陈*

签到情况

全员到岗

考核方式

笔试（满分100分，80分合格）

考核结果

明：85分；王：92分；张*：78分（需补考）

培训效果评估

平均评分4.6（5分制），学员对制度讲解反馈较好，建议增加案例互动环节。

员工签字

___________（参训人员签字栏）

HR签字

___________

日期

年月日

日期

年月日