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固定资产管理盘点流程工具

一、适用场景与触发条件

本工具适用于企业或组织对固定资产进行系统性盘点的全流程管理，具体触发场景包括但不限于：

定期盘点：每年/每季度末对固定资产进行全面清查，保证账实一致；

新增资产后盘点：大规模采购或新增固定资产后，对新增资产进行专项盘点，及时入账；

人员变动交接盘点：员工离职、调岗或部门重组时，对其使用或管理的固定资产进行交接盘点，避免资产流失；

专项审计/检查：配合外部审计机构或内部监管部门要求，对特定资产类别或区域进行针对性盘点；

异常情况复盘：发觉资产台账与实际使用情况不符（如丢失、毁损、闲置）时，启动复盘盘点。

二、标准操作流程详解

（一）盘点准备阶段（提前3-5个工作日）

组建盘点小组

由资产管理部门牵头，成员包括财务部（会计）、使用部门负责人（如主管）、资产保管人（如专员），明确组长（建议由经理担任）及职责分工（如分组盘点、数据核对、问题记录）。

保证小组成员熟悉资产分类（如电子设备、办公家具、生产设备等）及盘点流程。

资料与工具准备

获取最新版《固定资产台账》（含资产编号、名称、规格型号、购买日期、原值、使用部门、保管人、存放位置等信息）；

准备盘点工具：盘点标签（用于标记已盘点资产）、扫描枪（支持二维码/条形码读取）、相机（拍摄资产实物状态）、盘点表格（纸质或电子版）、笔、计算器等；

打印《固定资产盘点表》（按部门或区域分类），标注“待盘点”状态。

通知与协调

提前3个工作日向各部门发送盘点通知，明确盘点时间、范围及要求（如需提前整理资产、保证现场无遮挡）；

协调资产使用人配合，保证盘点期间资产可正常访问（如设备需处于可开启状态，家具需移动方便）。

（二）实施盘点阶段（盘点当日）

分组分区盘点

按部门或区域划分盘点小组（如“行政组”负责办公区域，“生产组”负责车间），每组至少2人（1人清点记录，1人复核）；

依据《固定资产台账》逐项核对实物，重点核对：

资产编号与台账是否一致；

资产名称、规格型号是否匹配；

数量（如单台设备、多套家具）是否准确；

使用人、存放位置是否与台账一致；

资产状态（在用、闲置、毁损、维修中）并拍照留存（照片需包含资产全貌及编号标签）。

信息记录与标记

逐项填写《固定资产盘点表》，记录实际盘点结果，若与台账一致，在“状态”栏标注“账实相符”；若存在差异，标注“盘盈”“盘亏”或“毁损”，并详细说明差异情况（如“盘亏：办公桌1张，编号ZB-001，原使用人*，存放位置3楼会议室”）；

对已盘点的资产粘贴“已盘点”标签，避免重复或遗漏；

使用扫描枪扫描资产二维码/条形码，系统自动记录盘点时间及操作人，提高效率。

异常情况处理

盘点中发觉资产闲置、待报废或状态异常（如设备损坏无法使用），立即记录并拍照，同时通知资产管理部门评估；

发觉资产台账未记录的实物（盘盈），初步核实来源（如自行采购、捐赠、遗留物品），记录资产基本信息（名称、规格、数量、估计价值），待后续审核入账。

（三）差异分析与处理阶段（盘点后2个工作日内）

数据汇总与差异确认

各小组提交《固定资产盘点表》，资产管理部门汇总全部分表，《固定资产盘点汇总表》，统计账实相符、盘盈、盘亏、毁损的资产数量及金额；

财务部与资产管理部门共同核对差异项，确认是否为盘点误差（如漏盘、错盘）或真实差异（如资产转移未更新台账、报废未核销）。

原因调查与责任认定

对盘亏、毁损资产，由资产管理部门牵头调查原因（如人为损坏、丢失、自然灾害等），明确责任人（如*保管人使用不当导致损坏），并填写《固定资产差异原因分析表》；

对盘盈资产，核实是否属于企业资产（如员工自带设备未登记、供应商赠品未入账），确认是否需补办入账手续。

审批与调整

根据《固定资产差异原因分析表》，填写《固定资产盘点差异处理申请表》，按审批流程报批（如部门负责人→财务部→总经理）；

审批通过后，财务部进行账务调整：盘盈资产补记入账，盘亏/毁损资产按程序核销（如计提减值准备、报废处置）；

资产管理部门更新《固定资产台账》，保证账实一致。

（四）总结与归档阶段（盘点后5个工作日内）

编制盘点报告

资产管理部门撰写《固定资产盘点报告》，内容包括：盘点概况（时间、范围、人员）、盘点结果（账实比例、差异明细）、问题分析（管理漏洞、流程缺陷）、改进建议（如加强标签管理、定期培训）。

资料归档

将《固定资产盘点表》《固定资产盘点汇总表》《固定资产差异原因分析表》《固定资产盘点差异处理申请表》《固定资产盘点报告》及盘点照片等资料整理存档（纸质版+电子版），保存期限不少于5年。

复盘与优化

召开盘点总结会，通报盘点结果及处理情况，针对暴露的问题（如资产信息更新不及时、保管责任不明确）制定整改措施，优化固定资产管理流程。

三、配套工具模板

模板1：固定资产盘点表（示例）

资产编号

资