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企业行政公文撰写工具箱

一、适用工作场景

本工具箱适用于企业日常行政办公中各类正式公文的撰写需求，具体包括但不限于以下场景：

内部事务传达：如发布公司规章制度、工作部署、会议通知、放假安排等，需保证信息准确、指令清晰；

跨部门协作沟通：如涉及多部门联合工作的函件、协调事项说明，需明确职责分工与协作要求；

向上级或外部单位汇报：如向集团总部提交工作进展报告、向合作单位发函商议合作细节，需体现专业性与规范性；

重要事项请示：如需审批预算、人员调配、项目立项等，需提供充分依据并明确请示事项；

会议成果固化：如形成董事会、办公会、专题会等会议纪要，需客观记录讨论要点与决议事项。

二、标准化撰写流程

（一）明确发文目的与核心诉求

操作要点：

确定公文需解决的核心问题（如“通知各部门2024年春节放假安排”“请示批准新员工培训方案”）；

明确受众（内部员工/上级领导/外部单位），调整语言风格与内容侧重；

列出需传递的关键信息（时间、地点、人物、事件、要求等），避免信息遗漏。

（二）选定合适公文文种

常见文种及适用场景：

文种

适用场景

通知

发布规章、部署工作、批转转发文件、告知事项

请示

向上级请求指示、批准（需事前请示，一文一事）

报告

向上级汇报工作、反映情况、答复询问（不夹带请示事项）

函

不相隶属单位之间商洽工作、询问答复问题、请求批准

纪要

记录会议主要内容及议定事项

（三）收集与整理基础信息

操作要点：

收集数据、背景资料、政策依据等（如涉及放假，需核对公司考勤制度与国家法定假期；涉及预算，需附明细表）；

核对关键信息的准确性（时间、数字、部门名称、人员职务等）；

涉及多部门协作的，提前与相关部门沟通确认内容，避免歧义。

（四）拟写公文初稿

结构规范：

一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司关于2024年春节放假安排的通知”），简洁明确，不超过30字；

主送机关：指公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号（如“各部门：”“各子公司：”）；

开头：说明发文依据或目的（如“根据国家法定假期安排，结合公司实际，现将2024年春节放假事宜通知”）；

主体：分条列项阐述具体内容（如放假时间、值班安排、注意事项等），逻辑清晰，条理分明；

结尾：提出执行要求或总结（如“请各部门提前做好工作安排，保证假期前后工作衔接有序。”）；

附件：如有支撑材料（如方案明细表、参会名单），注明附件名称及份数（如“附件：2024年春节值班表”）；

发文机关署名：写全称或规范化简称（如“企业行政部”）；

成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2024年1月15日”），会议纪要需注明会议日期。

（五）审核与修改

审核重点：

内容准确性：数据、政策依据、事项描述是否无误；

格式规范性：标题、主送机关、结构、附件、落款等是否符合公文格式要求；

语言严谨性：避免口语化、歧义表述，使用书面语（如“拟”代替“打算”，“特此通知”代替“就这样通知”）；

逻辑连贯性：段落之间、条款之间是否衔接自然，无矛盾冲突。

修改流程：拟稿人自审→部门负责人审核→行政部复核（涉及重要事项需报请分管领导/总经理签发）。

（六）定稿与印发

操作要点：

审核通过后，按公司规定排版（字体、字号、行距等，如标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，行距28磅）；

加盖发文机关公章（联合行文时，主办机关在前，其余机关依次排列）；

按主送机关范围分发，并做好登记（如通过OA系统发送、纸质文件签收）。

三、常用公文模板参考

（一）通知模板

公司关于2024年春节放假安排的通知

各部门、各子公司：

根据《国务院办公厅关于2024年部分节假日安排的通知》（国办发明电〔2023〕X号）精神，结合公司实际工作情况，现将2024年春节放假安排通知

一、放假时间：2024年2月10日（正月初一）至2月17日（正月初八）放假调休，共8天；2月4日（星期日）、2月18日（星期日）上班。

二、工作安排：

请各部门于2月9日前完成假期前工作梳理，重要事项需提前向分管领导汇报；

假期期间，行政部安排值班人员（值班表见附件1），值班人员需保持通讯畅通，遇突发情况及时向值班领导汇报；

各子公司请于2月8日前将假期值班表报行政部备案。

三、注意事项：

放假前各部门需关闭办公区域电源、门窗，做好防火、防盗安全检查；

员工假期出行注意安全，遵守交通规则，遇特殊情况及时向部门负责人报备。

特此通知。

公司行政部

2024年1月15日

（二）请示模板

公司关于申请举办2024年新员工入职培训的请示

尊敬的总经理：

为帮助2024年新入职员工快速熟悉公司文化、规章制度及业务流程，提升岗位适应能力，人力资源部拟于2024年3月11日至3月15日组织开展新员工入职培训，现将具体方案请示

一、培训目的：强化新员工对公司价值观、组织架构及岗位职责